De quel genre d’espace avez-vous besoin?

Votre voie connectée vers le futur

163984053Nous avons récemment complété un engagement de consultation pour aligner la technologie CU et les systèmes de salle pour une importante entreprise. De manière stratégique, nous avons délivré un schéma compréhensif afin d’aligner leur diverses technologies et les mettre sur le chemin d’un cadre C&UC plus cohésif. Ceci, leur offre plusieurs opportunités signifiantes pour capturer le RSI des sources opérationnelles, procédurales et stratégiques à long terme.

Une réorganisation a enfin été effectuée.

De nouveaux défis résultant d’une réorganisation

Tout d’un coup, le nouveau Dirigeant en charge de l’infrastructure IT avait beaucoup de travail et l’exécution du schéma de C&CU n’en était qu’une petite partie.

Le client n’avait pas le temps de :

  1. Absorber le matériel
  2. Réviser les recommandations ou
  3. Comprendre la carte routière et l’impact stratégique que celle-ci pourrait avoir sur son organisation.

Des décisions opérationnelles immédiates étaient de mises. Elles ont impacté la direction C&CU à long terme. Et il n’avait pas le temps de bâtir une relation de confiance avec les consultants qui avaient établi le schéma futur pour l’organisation.

Épargner vers le futur?

Comme chacun d’entre nous, lorsque vient le temps de prendre des décisions dans un temps limité et avec des dates de remise urgentes, il a dû se fier à son savoir.

Il a commencé par éliminer des éléments stratégiques de la technologie du Système de Salle parce qu’il ne comprenait pas pourquoi ceux-ci étaient essentiels ou nécessaires. Il croyait qu’il savait ce qui était important, étant donné qu’il avait travaillé dans le domaine de l’informatique pendant plus de 25 ans.

Faisant face à des défis, il planifiait ‘épargner’ vers le futur.

Au cours des douze dernières années, les entreprises ont souvent géré les changements en coupant les dépenses. Ceci est encore plus vrai lorsqu’on parle de grandes entreprises où un changement de direction est plus lent à se produire. Diminuer les dépenses, d’un autre côté, est une solution rapide.

Mais ceci est une route glissante qui peut être difficile à gérer. Ceci n’aidera certainement pas votre organisation à se diriger vers l’innovation et les ‘Océans Bleus’.

Tendances de Marché Macro

Selon moi, il y a deux tendances macro que les historiens utiliseront pour définir notre temps dans l’histoire.

  • La vitesse de changement est devenue exponentielle. Nous sommes dans un point d’inflexion dont le taux de changement et l’impact est profond. Vous devez innover pour suivre le rythme, sans parler de prévoir l’inévitable – le changement. Gary Hamel a fait un travail considérable pour nous démontrer pourquoi nous ne pouvons faire les choses de la même manière qu’au passé.
  • La fin de l’Âge Industriel et le début de l’Économie de Connexion. Seth Godin a écrit à ce sujet. Ce changement a un impact profond sur les entreprises alors que les choses changent.

ET Group aide les organisations à devenir plus connectées afin qu’elles collaborent et innovent davantage.

Pour faire ceci de manière efficace, il faut bien comprendre comment les différentes disciplines, ou offres entrepreneuriales, interagissent et se rassemblent, alors que la nature de notre travail change.

L’environnement de travail du futur

Blog-WorkspacesLe nouveau Dirigeant en charge de l’infrastructure IT avait beaucoup de travail et l’exécution du schéma C&CU n’en était qu’une petite partie.

Le client n’avait pas le temps de :

  1. Absorber le matériel
  2. Réviser les recommandations ou
  3. Comprendre la carte routière et l’impact stratégique que celle-ci pourrait avoir sur son organisation.

Des décisions opérationnelles immédiates étaient de mise qui ont impacté la direction C&CU à long terme. Et il n’avait pas le temps de bâtir une relation de confiance avec les consultants qui avaient établi la carte routière future pour l’organisation.

Repenser vos collaborations futures

ETG-Infographic-FINAL1Nous avons créé une infographie qui souligne des statistiques intéressantes au sujet du changement de la nature du travail et comment les entreprises s’y adaptent (en):

  • Ajoutant plus ‘d’espaces de groupe
  • Se déplaçant vers des espaces plus petits et efficaces
  • Supportant des stratégies de travail alternatives

Pour faire ceci efficacement et encourager les gens à collaborer à distance, votre technologie de système de salle doit s’aligner avec la technologie personnelle de vos employés, ou une stratégie C&UC. Notez que 72% des individus voyagent ENCORE vers le bureau chaque jour pour collaborer.

Ceci est vrai, que votre organisation ait 3 ou 3000 salles de conférence.

Les salles de réunions sont une ressource rare. Les salles de réunion sont une partie importante des capacités collaboratives de votre organisation. Est-ce que vos salles sont prêtes à travailler dans l’Économie de Connexion? Nous pouvons vous aider – contactez-nous.

Opérez-vous dans le monde VoiceCon ou Enterprise Connect?

J’ai récemment visité l’exposition Enterprise Connect à Orlando, Floride. J’ai quitté cette exposition avec une vision du futur infini de la technologie. Après plusieurs conversations, je suis aussi revenu avec une bien meilleure compréhension des difficultés que subissent les acheteurs lorsqu’ils tentent d’adopter et intégrer plusieurs de ces solutions.

Qu’est-ce qu’Enterprise Connect?

164569217Enterprise Connect est passé, d’une exposition de téléphonie nommé VoiceCon, à une exposition incluant plusieurs technologies de communication différentes – CU, téléphonie, vidéo, réseautage, etc. Enterprise Connect réussi bien à identifier les tendances technologiques et démontrer les options du marché. Le changement de nom s’est produit en 2010, pour montrer que l’industrie des ‘communications’ ne pouvait plus seulement se concentrer sur la voix pour demeurer pertinent. Des choses comme les liaisons SIP, interopérabilité, mobilité, vidéoconférence et plus encore, ont changé le monde de la ‘connexion’. Le nouveau focus inclut tous les types de technologies.

Est-ce que les organisations suivent et s’adaptent aux possibilités changeantes de la technologie de connexion?

Un des nombreux avantages à visiter une exposition sur la technologie est le mélange de vendeurs et d’acheteurs corporatifs qui examinent le futur tout en s’assurant que leur technologie actuelle conserve sa valeur.

Durant l’une des sessions, j’ai commencé à discuter avec mon voisin, Bob, chef de la technologie d’une compagnie américaine bien connue avec plus de 100 ans en affaires et au service du marché global. Il a remarqué que sa compagnie, avec plus de 50 000 employés et des acquisitions récentes, avait recensé plusieurs problèmes d’interopérabilité.

Les deux choses qui m’ont le plus marqué dans cette conversation informelle sont :

1 Son plus gros problème était de la technologie dont il n’avait pas besoin

2 Son titre

La technologie dont il n’avait pas besoin

Après avoir visité plusieurs kiosques de vendeurs de logiciels et équipement, il était évident qu’ils avaient tous le même message. Nous avons la solution de technologie idéale pour vous aider à croître votre clientèle de base. Il était assez intéressant pour moi de constater, avec plus de 25 ans d’expérience dans cette industrie, que ces compagnies de communication établissent un standard permanent avec leur propres logiciels et équipement. Ils essaient toujours d’établir des dépenses en capital et exploitation pour les clients, et essayent de savoir si les réseaux devraient être envoyés, ou simplement activés.

Le besoin qui reste à combler est comment ces avancées incroyables travaillent-elles ensemble? Pour toutes ces améliorations soudaines et géniales en technologie, les clients ont toujours besoin d’aide considérable pour naviguer, choisir et accepter ces innovations.

Le dilemme des environnements à multi-vendeurs

Plusieurs organisations peuvent se retrouver dans la même situation que mon voisin. Tous les vendeurs peuvent présenter un tableau du futur avec leur technologie, mais Bob avait un environnement à multi-vendeurs. Bob avait besoin de quelqu’un qui prendrait le temps de comprendre sa compagnie et ses processus, lui dire ce dont il n’avait pas besoin et s’assurer que les technologies restantes étaient sensées et fonctionnent bien ensemble.

Il a besoin de quelqu’un pour l’aider à transformer ‘la mosaïque des technologies en une tapisserie des technologies’.

Qu’est-ce votre fonction dit de vous?

Se déplacer du monde de VoiceCon vers Enterprise Connect est un voyage que toutes les organisations doivent entreprendre à un certain point. Certaines y sont déjà, certaines sont en chemin et d’autres sont toujours dans le monde de la téléphonie.

Bob m’a demandé s’il était facile de savoir où se trouve une compagnie dans ce voyage. Je lui ai répondu qu’il y avait des indicateurs rapides et faciles, et il désirait que j’examine sa situation.

Premièrement, je lui ai demandé quel était son titre et sa réponse était ‘Vice-Président de la Téléphonie’. J’ai souri et il m’a souri à son tour – il savait que sa compagnie opérait toujours dans le paradigme de communication d’hier.

Se déplacer vers la tapisserie de connexion

Avec toutes les solutions de collaboration disponibles présentement, il y a un besoin encore plus grand pour les vendeurs de technologie de réviser et consulter avec les entreprises. Enterprise Connect a très bien établi que les organisations doivent identifier et établir un schéma avec une vision et perspective de ce que l’interopérabilité signifiera pour leur organisation dans le futur. En utilisant une approche cohésive pour le schéma de la technologie de votre organisation, vous pouvez transformer la mosaïque de technologie en tapisserie de technologie pour la plupart des organisations.

Si votre organisation a besoin d’assistance avec ce schéma, ET Group a une bonne réputation et peut vous aider. Veuillez nous contacter.

Un merci spécial à notre bloggeur invité, Colin Marcelline. Colin est un Officier du Développement Corporatif chez Merchant Banker Canada, et apporte du changement aux organisations qui en ont besoin. Son attention est portée sur le support des fournisseurs de solutions technologiques afin d’identifier et implémenter une solution partagée et des résultats mesurés pour : capturer de nouveaux marchés, réduire les coûts d’opération et augmenter la profitabilité.

Augmenter la vitesse de collaboration au sein de votre organisation

138108046Utiliser la technologie pour rassembler les gens, quel que soit la distance, est devenu une activité commune. Mais, le nombre d’options disponible pour ce faire est impressionnant. Et, plus important encore, obtenir de la clarification sur une solution peut être difficile.

La collaboration est une force puissante. Les organisations reconnaissent ceci et utilise les technologies collaboratives de manière stratégique.

Il y a des buts stratégiques qui peuvent aider votre organisation à couper les coûts et obtenir plus de revenu. Ces quatre buts sont :

  1. Améliorer la communication
  2. Accélérer la résolution de problème
  3. Accélérer l’innovation
  4. Transformer la manière dont vous travaillez

À un niveau plus haut, les organisations tentent de connecter les systèmes de salle et les individus à distance avec les combinaisons possibles suivantes :

  • Système de salle à Système(s) de salle
  • Système de salle à Individu(s)
  • Individu à Individu(s)

Dans notre billet précédent, nous avons discuté des 4 différents types de technologies de conférence :

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Créer la Balance Adéquate de Technologies

L’idée est de créer une balance adéquate de technologies pour les individus et les systèmes de salle qui répondent aux besoins de votre organisation. Les capabilités et les coûts de ces technologies sont différents et chacune de ces technologies apporte une dimension différente de richesse et d’expérience collaborative. Pensez-y en afin de créer la bonne balance de technologies. J’aime utiliser l’analogie d’une toupie, qui est faite de 4 technologies de conférence. Chaque technologie à un coût d’implémentation différent et apporte un avantage ou une richesse d’expérience.

TopL’analogie de la toupie

  1. Vous devez avoir l’audio afin d’obtenir une conférence efficace en temps réel. Comme l’audio est essentiel, c’est la pointe de la toupie. Sans l’audio, la toupie ne tourne pas. Sans audio, les autres technologies de conférence ne sont simplement pas efficaces.
  2. La portion du haut de chacune des 4 modalités est reliée à la richesse de chaque modalité. À quel point est-ce que le ‘haut’ doit être robuste?
  3. Il y a aussi un coût en dollars relié à chaque modalité de conférence et ces coûts sont calculés dans l’équation générale des coûts et bénéfices.

On revisite la vitesse de collaboration

Dans mon précédent blog, j’ai adapté les quatre modalités de conférence décrites ci-dessus, au modèle de vitesse de collaboration de Frost & Sullivan. La Vitesse de Collaboration de votre organisation sera déterminée par deux facteurs :

  • La richesse des capacités de conférence qui sont déployés
  • L’accès des employés aux technologies (Accès = Disponibilité + Capacité d’Utilisation)

La ‘Richesse’, en combinaison avec la ‘Capacité d’Utilisation’ et la ‘Disponibilité’ de la technologie détermineront la Vitesse de Collaboration que votre organisation peut atteindre.

Formule de Vitesse de Collaboration

 Formula

Une organisation doit décider quelles technologies de conférence sont nécessaires pour se connecter à distance. Avec ces avantages, vous pouvez déterminer le niveau de collaboration qui peut être atteint.

Le graphique ci-dessous démontre la richesse relative des modalités de conférence. La richesse, avec la façon dont vous avez déployé la technologie, votre Accès (= Disponibilité + Capacité d’Utilisation) détermine la manière dont votre capacité collaborative augmentera.

Velocity-graph

Créer un moteur de collaboration au sein de l’organisation

Une fois les exigences de capacité collaborative pour les utilisateurs sont déterminées, vous pouvez sélectionner les technologies pour les salles de réunion et pour les individus se connectant aux réunions. Ce processus est critique et élimine beaucoup d’efforts inutiles. Ceci apporte aussi une approche cohésive au schéma technologique, nécessaire pour votre organisation et aide à transformer la mosaïque commune dans plusieurs organisations en tapisserie.

Si nous retournons à la discussion de Demande d’Information de la Partie I de ce billet, le client désire la téléconférence et ajouter les webinaires lorsqu’une connexion Internet est disponible. La téléconférence, aussi appelée conférence audio, est la forme la plus basique de technologie de conférence. Elle offre l’expérience collaborative la moins ‘riche’. Notez que l’intérêt du client aux possibles webinaires avec la conférence web, indique un désire d’obtenir une expérience collaborative plus riche.

C’est pourquoi j’ai posé les questions suivantes :

  • Est-ce que la solution sélectionnée comblera leurs besoins?
  • Est-ce qu’ils savent vraiment ce qu’ils veulent?
  • Savent-ils ce qui est possible?

Je crois que la réponse à chacune de ces questions est ‘non’.

ET Group a aidé plusieurs organisations avec ce processus. Veuillez nous contacter si nous sommes en mesure d’aider votre organisation.

Quelles technologies de conférence devraient être disponibles dans nos salles de réunion ?

Nous avons récemment été témoins de l’effort honnête d’une organisation qui tentait de mieux comprendre les solutions de technologies de conférence disponibles dans le marché actuel via une Demande d’Informations (DI). Il était assez intéressant de noter qu’il s’agissait d’une toile relativement blanche qui demandait :

  • Des solutions inventives afin de fournir des capacités de téléconférence de haute qualité pour les réunions et
  • La capacité d’offrir des webinaires interactifs comme outil éducationnel.

C’était pour nous une opportunité parfaite de pouvoir éduquer et partager les solutions collaboratives auxquelles l’organisation a accès. Et dans ce cas-ci, la toile blanche nous permet d’offrir une multitude de solutions.

L’organisation et leur problème entrepreneurial

L’organisation a présentement des salles de réunion à travers la province pour environ 30 personnes. Chaque salle est équipée d’une solution audio de mauvaise qualité et ils ne sont pas en mesure de connecter les actionnaires internes et externes efficacement avec ces salles. Ils désirent aussi être en mesure d’effectuer de la formation à distance. De nos jours, ceci ne peut être fait qu’à l’aide de matériaux à étudier à la maison.

Les exigences de l’organisation :

  • Effectuer de la formation à distance en utilisant les dernières technologies collaboratives
  • La seule spécification de salle fournie est une table ronde pour 35 personnes
  • Ils sont intéressés par la ‘téléconférence’ et les ‘webinaires’, il serait bien d’avoir une éducation à distance.

ThinkstockPhotos-164375139Cette approche pourrait résulter en une variété de réponses.

Est-ce que les solutions présentées comblent leurs besoins? Savent-ils vraiment ce qu’ils veulent et quelle est la technologie disponible? Je crois que la réponse à chacune de ces questions est ‘non’.

Il faudra se concentrer sur une approche à coût réduit afin de mettre à jour les téléphones audio dans les salles et offrir WebEx ou GoToMeeting. Mais est-ce que ces solutions fourniront vraiment l’expérience de haute qualité qu’ils désirent?

Le risque d’utiliser une DI pour éduquer

Cette organisation tente d’utiliser un véhicule d’achat afin de s’éduquer sur les produits disponibles. Cette méthode peu ‘passer ou casser’ parce qu’elle dépend de l’individu qui prendra le temps de les éduquer en répondant à leur DI. Généralement, le meilleur prix remporte dans une DI à moins que votre proposition se démarque pour une raison quelconque. Pour que votre proposition se démarque, il faut vraiment bien comprendre les besoins de votre acheteur.

Vous devez aussi avoir un acheteur ouvert aux suggestions et ayant une bonne compréhension de ses besoins.

Mais si l’organisation ne sait pas ce qu’ils désirent, comment reconnaitront-ils une bonne solution lorsque celle-ci sera offerte?

Trouver une solution pour connecter les gens

Utiliser la technologie pour rassembler les gens peu importe la distance est devenu une activité commune, mais le nombre d’options disponible pour ce faire est impressionnant. Et, plus important encore, obtenir de la clarification sur une solution peut être difficile.

À un niveau plus haut, les organisations tentent de connecter les systèmes de salle et les individus à distance avec les combinaisons possibles suivantes :

  • Système de salle à Système(s) de salle
  • Système de salle à Individu(s)
  • Individu à Individu(s)

Il y a 4 types de technologies de conférence disponibles pour effectuer ces connexions :

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Décider quelle technologie de conférence parmi celles-ci est nécessaire pour connecter à distance est critique afin de déterminer le niveau de collaboration pouvant être atteint.

La vitesse de collaboration

Chacune de ces technologies de collaboration apporte une nouvelle dimension de richesse à l’expérience collaborative. Frost & Sullivan ont écrit un livre blanc très intéressant sur la ‘Vitesse de Collaboration’ quelques années auparavant. Il s’agissait d’un livre blanc parrainé, donc impartial, mais le modèle conceptuel était très instructif. Il parle de 6 modalités de conférence en temps réel différentes (si on y pense vraiment, il n’y a que les 4 ci-dessus – sauf si vous ajoutez la collaboration du monde virtuel, ce qui n’est utilisé que marginalement).

Néanmoins, le modèle de Vitesse de Collaboration est très pratique et nous l’avons adopté afin de considérer les quatre modalités de conférence. La Partie II de ce billet discutera en détail du modèle adapté de Vitesse de Collaboration.

Une fois les exigences pour la collaboration entre utilisateurs sont déterminées, vous pouvez sélectionner les technologies de salle et les individus qui se connectent aux réunions. Ce processus est critique. Il aide à éviter les efforts inutiles et utilise une approche cohésive du schéma technologique nécessaire à votre organisation. En transformant la mosaïque de technologie en tapisserie, vous faciliterez la collaboration au sein de votre organisation.

ET Group a aidé plusieurs organisations avec ce processus. Veuillez nous contacter si nous sommes en mesure d’aider votre organisation.

Cinq erreurs communes dans l’adoption par l’utilisateur de la technologie

Certaines organisations adoptent facilement de nouvelles technologies alors que d’autres les déploient simplement pour prendre la poussière au fil du temps. Quelle est la différence entre les deux déploiements?

Il y a cinq erreurs communes faites par les organisations lors de l’introduction de nouvelle technologie, bien les connaître vous aidera à éviter ces erreurs.

  1. Les organisations oublient de prendre l’utilisateur en considération

ThinkstockPhotos-105771716Les organisations investissent dans les plus récentes technologies en espérant que celles-ci combleront un écart identifié ou créera un avantage compétitif. Ce que les organisations oublient de prendre en considération sont les utilisateurs de cette technologie. Elles devraient se demander :

“Est-ce que mes employés et mes processus supportent cette nouvelle technologie?”

Souvent, la réponse est non. Pourquoi? Parce qu’une décision technologique a été prise sans évaluer les exigences des utilisateurs.

Les technologies IT & AV d’aujourd’hui sont une composante clé des écosystèmes collaboratifs, mais est-ce que les gens qui sont sensés utiliser ces technologies savent vraiment pourquoi ou comment elles supportent l’écosystème collaboratif?

Si la réponse est non, voilà où l’erreur se produit. Les besoins comblés par la technologie n’ont pas été alignés avec les besoins des utilisateurs, et j’ai vu ce phénomène bien des fois.

Une solution facile est une ‘Analyse de Besoins’ pour l’utilisateur. Cette approche aide les organisations à se concentrer sur les besoins des employés, ce qui leur procurera de l’information essentielle afin de déterminer une solution à adopter.

  1. Les dirigeants n’ont pas une bonne compréhension des capacités de la technologie

Les dirigeants organisationnels doivent avoir une connaissance directe de ce que la technologie peut accomplir et, plus important encore, ils doivent être en mesure d’utiliser la technologie confortablement. En étant présent lors des sessions de formation, les dirigeants démontrent qu’ils possèdent une bonne compréhension de l’utilisation de cette technologie.

J’ai enseigné moi-même des sessions de formation où aucun dirigeant ou gérant n’était présent. Non seulement ils manquent l’opportunité d’apprendre les avantages de la technologie, mais ils continuent ce qu’ils faisaient et n’adoptent pas les nouvelles pratiques. Ceci envoie le mauvais message à leur équipe.

Le changement se produit souvent de haut en bas, donc la direction doit être un modèle pour les employés. Si les employés voient la direction utiliser la technologie, l’adoption par l’utilisateur sera améliorée.

  1. Le mythe : ‘Une fois la technologie installée, tout le monde voudra l’utiliser’

“Si nous construisons, les gens viendront.’ Malheureusement, ceci n’est pas le cas. Après l’installation, les premiers utilisateurs seront souvent les seuls à l’essayer et le reste des individus demeureront où ils sont.

Ignorer la technologie est un symptôme que j’appelle le ‘Syndrome Qu’est-ce Que Ça M’apporte?’ (QQCM). Si les employés n’y voient pas de valeur, pourquoi devraient-ils apprendre à s’en servir et l’adopter? Les entreprises dépensent beaucoup de temps et d’argent dans la publicité afin d’attirer des clients. De la même manière, elles devraient prendre du temps et déployer des efforts nécessaires pour vendre et promouvoir la nouvelle technologie à leurs employés.

  1. Les organisations n’offrent pas de support adéquat

Les dirigeants croient qu’une fois les employés formés pour utiliser les technologies, ils les utiliseront automatiquement. La plupart des dirigeants oublient de considérer la courbe d’apprentissage des employés. Une session de formation ne les rendra pas experts; ils doivent être guidés et conseillés jusqu’à ce qu’ils soient confortables et confiants lors de l’utilisation.

Je vois ceci bien souvent, lorsque je forme des employés sur les tableaux SMART. Après avoir complété la formation, les employés ont hâte d’utiliser le tableau mais ceci est généralement de courte durée. Certains tenteront d’utiliser le tableau mais auront oublié comment l’utiliser. Ceci se produit souvent parce qu’en général, un individu ne retient que 30% de la session de formation. Certains tenteront d’utiliser une fonction en particulier, et le tableau n’agira pas comme lors de la formation, alors ils se décourageront. Les employés peuvent devenir frustrés et refuser d’utiliser le tableau. D’autres seront trop occupés et l’enthousiasme initial se dissipera rapidement.

C’est pour cela que les tableaux SMART deviennent sous-utilisés et ce n’est pas bien, car les tableaux SMART sont un des outils de collaboration les plus puissants disponibles aujourd’hui.

Il faut une utilisation concentrée et un bon support afin de transformer ces connaissances en trousse de compétences, et ceci peut être effectué de plusieurs façons.

Certains exemples de support de formation Internet :

– Un site web entrepreneurial où les employés peuvent poser des questions ou réviser le matériel couvert lors de la formation.

– Une formation de suivi qui fait réviser ce qui a déjà été appris et aide à maîtriser les compétences acquises.

– Des experts sur place afin de supporter et encourager les utilisateurs alors qu’ils commencent à utiliser la technologie.

Peu importe la forme de support nécessaire, il est important d’avoir un plan et de le communiquer avec vos employés. Ceci envoie aussi un signal que l’adoption est importante pour l’organisation et devrait être importante pour eux aussi.

  1. Les organisations ne créent pas de politiques ou de procédures conviviales

C’est dommage lorsque je vois des organisations investir dans une nouvelle technologie, pour après se rendre compte, que leur système actuel ne la supporte pas. Avec l’émergence continuelle de nouvelle technologie, il est normal d’assumer que l’infrastructure IT des organisations a aussi évolué. Souvent, ce n’est pas le cas. Lorsque l’infrastructure IT de l’organisation et la nouvelle technologie ne sont pas compatibles, des solutions de ‘rechange’ sont développées pour résoudre le problème. Ces solutions de rechanges peuvent devenir problématique, ce qui entraîne des :

  1. Procédures qui rendent l’utilisation de l’équipement difficile.
  2. Politiques qui découragent les employés à utiliser la technologie.

Ceci peut être évité si IT est engagé dans la création de schéma lorsque les nouvelles technologies sont adoptées par une organisation. Leurs connaissances peuvent être une ressource très valable.

Des procédés doivent être mis en place afin de supporter les utilisateurs des nouvelles technologies. Sans cela, les utilisateurs abandonneront les nouvelles technologies rapidement pour retourner à leurs vieilles façons de faire.

Construire un schéma technologique. Supporter vos employés à apprendre et les taux d’adoption des nouvelles technologies augmenteront.

L’adoption par l’utilisateur est une composante clé pour atteindre le RSI de la technologie collaborative.

Celles-ci ne sont que quelques suggestions pour vous aider à éviter les cinq erreurs les plus communes lors de l’adoption de nouvelle technologie. Contactez-nous pour plus d’information sur comment augmenter vos chances d’avoir un déploiement de technologie réussi.

5 mythes de la téléprésence et ce qu’ils signifient pour votre entreprise

Young successful woman looking at worldmap with profile photos oSi vous lisez ceci, il y a bien des chances que vous ayez plus qu’un simple intérêt pour la collaboration, la vidéoconférence ou la téléprésence. Vous êtes confus? Vous n’êtes pas seul. Il est impossible de taper un mot-clé comme collaboration, ou téléprésence, sans tomber sur des définitions, méthodologies ou des applications différentes. Vous terminerez toujours votre recherche en vous demandant qu’elle est la bonne définition.

C’est le problème avec les termes comme collaboration et téléprésence. Ils sont larges et inclusifs et vous aurez de la difficulté à trouver plusieurs personnes avec la même définition. Mais ce n’est pas nécessairement mauvais. Créer de la communication et collaboration authentique n’est pas une industrie à ‘taille unique’.

5 mythes de la téléprésence

Récemment, Cisco a publié un article sur leur blog qui visait à dissiper cinq mythes reliés à la téléprésence. Ces mythes sont des choses que nous, chez ET Group, avons rencontré à certains moments lorsque nous parlions avec des clients. Les mythes de Cisco sont :

Mythe #1. “Ça coûte cher et c’est seulement pour les entreprises”

Mythe #2. “Des services de consommateurs web suffisent”

Mythe #3. “Logiciel vs. Équipement”

Mythe #4. “La téléprésence est trop compliquée à installer et utiliser”

Mythe #5. “Le retour sur investissement se limite aux déplacements”

Dissiper les mythes

Best PracticeDissiper les mythes est important pour trois raisons :

  1. Cela donne aux utilisateurs de téléprésence une façon d’évaluer leur investissement.
  2. En observant de près les mythes, les lecteurs peuvent délaisser toute préconception.
  3. Cela aide les gens à prendre de bonnes décisions lorsqu’ils développent un schéma technologique pour les cinq prochaines années.

Mythe #1. “Ça coûte cher et c’est seulement pour les entreprises”

Je vais laisser la discussion du RSI de la téléprésence à mes collègues. Je vais me concentrer davantage sur les Mythes 2-4 parce qu’ils sont plus centrés sur la technologie nécessaire et l’expérience de l’utilisateur.

Mythe #2. “Des services de consommateurs web suffisent”

Dans un billet précédent, nous avons discuté des avantages et désavantages des services de niveau consommateur pour les besoins de vidéoconférence de votre entreprise. Récemment, Microsoft a commencé à tenter d’éliminer son application MSN Messenger et diriger ces utilisateurs vers la plateforme Skype. La seule annonce qui améliore la capacité entrepreneuriale de Skype suite à cette décision est une application mobile améliorée. La mobilité sans sécurité n’offrira pas de nouvelle expérience pour les entreprises utilisant Skype. En fait, mon avis est que la ribambelle de nouveaux utilisateurs Skype pourrait impacter la performance avec un nombre d’abonnés grandissant. Pourquoi? Skype et MSN ont tous deux subit des pannes de service dans le passé suite à de la congestion. Il vaut la peine de penser à ce qui se passera avec des utilisateurs combinés.

Mythe #3. “Logiciel vs. Équipement”

Cette question est au cœur de chaque schéma de vidéoconférence, et se divise en trois questions principales :

  1. Comment désirez-vous collaborer? Pour exemple, lisez 3 solutions concrètes qui assurent l’adoption de la vidéoconférence.
  2. Où désirez-vous que vos équipes travaillent? Lisez le billet précédent intitulé ‘’Manquez-vous d’espace de travail?’’ Toutes les entreprises, avec lesquelles je discute ont ce problème, sans exception.
  3. De quoi puis-je tirer parti aujourd’hui, pour demain? Ceci est discuté davantage dans le billet Les solutions audiovisuelles de la salle de conférence font parties intégrales d’une plateforme C&CU bien exécutée.

Les gens me demandent souvent comment s’assurer que l’investissement est en mesure d’affronter le futur. Devrait-on utiliser une technologie de bureau comme Jabber, Lync, ou Vidyo; ou investir dans une solution de salle de réunion intégrée? Une fois ces trois questions répondues, nous réalisons souvent que les clients désirent les deux.

Les raisons pour lesquelles les clients désirent les deux varient, mais à la fin du compte ça revient à la même chose : Dans plusieurs déploiements de téléprésence, il y a un chevauchement important entre les besoins pour les déploiements mobiles et ceux de bureau. Comprendre ceci permet aux clients d’éviter un début de conversation du genre ‘avec ceci ou cela’ et de discuter davantage du flux de travail et la façon dont les technologies collaboratives peuvent améliorer la productivité.

Mythe #4. “La téléprésence est trop compliquée à installer et utiliser”

Je crois qu’il est important de reconnaitre la différence entre complexe et flexible. Oui, il y a plusieurs façons de déployer la téléprésence. C’est vrai pour votre Système Téléphonique, ou PBX, mais également pour un environnement informatique que ce soit Windows, Mac ou Linux. Les options ne veulent pas nécessairement dire que c’est complexe. Quiconque vous dit le contraire tente d’éviter la question.

Les options signifient que vous devez avoir un regard sobre vers l’origine du déploiement de votre entreprise ainsi que là où vous désirez en être avec votre écosystème collaboratif dans les cinq prochaines années. Mais développer l’écosystème n’est que la moitié du travail.

L’autre moitié de ce mythe est d’utiliser la téléprésence : l’adoption par l’utilisateur de la technologie. L’adoption par l’utilisateur est un microcosme décrivant comment les entreprises adoptent la technologie. La plupart auront quelques premiers utilisateurs intéressés, qui seront gagnant pendant un certain temps par rapport aux autres. Certains adopteront la technologie mais la laisseront amasser de la poussière en attendant de trouver son application entrepreneuriale. Il est rare que tous les individus voient le besoin de changement et l’acceptent rapidement. Au cœur de cette adoption par l’utilisateur se trouve un conflit de perception. Développer l’adoption signifie les trois choses suivantes : dissiper les peurs et les doutes, vérifier la marchandise, et s’assurer que les utilisateurs y trouvent un avantage personnel.

Que signifie la téléprésence pour votre entreprise?

La majorité de ce que j’ai écrit, ainsi que le billet de Cisco, se résume en une seule question : Que signifie la téléprésence pour votre entreprise?

Ce billet vous a démontré qu’il n’y a pas de réponse simple à cette question afin de satisfaire tout le monde. La prochaine fois que vous effectuerez une recherche sur la collaboration ou la téléprésence, au lieu de vous demander ‘Quelle est la bonne définition?’, demandez-vous ‘Comment est-ce que mon entreprise la définira-t-elle?’.

Cisco a fait du bon travail pour essayer de dissiper les peurs et les doutes. Si vous êtes toujours dans l’incompréhension, ET Group peut vous aider à comprendre le reste.

Est-ce que Lync 2010 est compatible avec les autres systèmes vidéo?

Business interface buttonTout cela semble simple. Vous avez une caméra web sur votre ordinateur et un bouton vidéo dans votre application Lync. Effectuer un appel vidéo vers un système Cisco, Polycom, LifeSize ou Vidyo devrait fonctionner.

Même si Lync 2010 supporte la vidéo, cela ne fonctionne bien que lorsque vous appelez un collègue sur le même réseau Lync, ou une autre compagnie fédérée par votre entreprise, et qui utilise aussi Lync.

Mais ne devrait-il pas être simple d’effectuer un appel vidéo vers un autre système?

Est-ce que Lync 2010 supporte les appels vidéo vers les autres systèmes vidéo?

Microsoft utilise un codec vidéo : un algorithme pour la compression et décompression de la vidéo qui était adapté du VC-1 et est sorti premier avec OCS 2007 puis a continué avec Lync 2010. La réalité est que ce codec n’est pas compatible avec d’autres produits sur le marché. Tout comme Skype qui utilise un autre codec, VP7 ou VP8, et d’autres encore ne sont pas compatibles avec Lync ou tout autre système de salle.

Microsoft utilise SIP pour les communications, cela ne devrait-il pas être compatible avec les autres systèmes?

Et ici encore Microsoft a dévié du standard SIP et a ajouté ses propres extensions pour des choses comme l’authentification et la présence. Ceci signifie que Lync (anciennement OCS) n’est pas compatible avec les autres implémentations de SIP des autres systèmes de vidéo ou de téléphone.

Qu’est-ce que cela signifie pour moi, en tant qu’utilisateur? Est-ce que je peux rendre Lync compatible?

Bien, il n’y ait peut à faire pour un consommateur moyen ou une entreprise, sauf d’attendre que le marché technologique arrive à proposer une solution. Les experts technologiques doivent introduire une des deux choses suivantes:

  1. Construire une porte d’entrée, ou un pont, qui fera le travail de transcoder ou convertir le signal et l’information vidéo en quelque chose de plus standard.
  2. Connecter les Serveurs Lync à un système qui comprend et traite la vidéo et l’audio RT en plus de la saveur SIP de Microsoft. Par exemple, un Polycom HDX7000 possède un support interne pour le SIP de Microsoft.

Faire fonctionner Lync avec ce qui existe déjà

businessman hand pushing solution buttonMicrosoft Lync supporte un codec standard de rechange, nommé H.263. Il offre à l’utilisateur une fenêtre de vidéo de basse résolution (CIF 352 x 288) et fonctionne avec une grande variété de systèmes vidéo. Mais ceci nécessitera quand même d’une passerelle d’entrée ou un convertisseur de signal pour les systèmes présents dans l’appel, plus une médiation technologique – cela ne fonctionnera pas tout seul.

Et Lync 2013 dans tout ça?

Lync 2013, qui a été en beta il y a quelques temps déjà, est sorti officiellement le 29 janvier 2013. Il inclut un nouveau codec, appelé H.264 SVC, qui offre une meilleure compatibilité de codec avec les systèmes existants. Mais il possède toujours la version SIP de Microsoft, avec toutes ses extensions devant être converties à un certain point entre les gens ayant une conversation vidéo utilisant un autre système que Lync.

L’autre bonne nouvelle est que H.264 offre aux utilisateurs de Lync le potentiel d’un appel à qualité HD et résolution de 1080p. Ceci est un véritable pas vers l’avant.

Utilisez-vous Lync actuellement ou pensez-vous à déployer Lync? Si vous avez besoin de Lync pour discuter avec d’autres systèmes vidéo, qu’ils soient personnels ou de salle, mais n’êtes pas sûr de la procédure à suivre, contactez-nous.

Skype pour les entreprises – un outil de communication unifiée?

Skype est devenu très ‘populaire’ suite à son apparition dans la série télévisée ‘’The Big Bang Theory’’, dans laquelle les personnages l’utilisent beaucoup pour ‘communiquer. Par exemple, les parents de Raj qui vivent en Inde ne sont connus du public que par les appels Skype entre eux et Raj, qui vit aux États-Unis.

J’utilise le mot ‘populaire’ entre guillemets parce que la télévision a offert à Skype un niveau de notoriété dont la plupart des technologies ne peuvent bénéficier. Cette série télé a en quelque sorte, normalisé l’utilisation de Skype. Et il faut noter que le mot Skype n’est pas mentionné dans l’émission, mais que nous assumons que le programme Skype est celui utilisé.

Skype – Le programme de communication web le plus populaire au monde pour la voix et la vidéo

Des millions de gens l’utilisent chaque jour pour les communications personnelles.

Screen-Shot-2013-02-21-at-2.53.38-AMSelon TeleGeography, ”Alors que la croissance du trafic téléphonique international ralenti, le trafic des applications de messagerie et voix tel que Skype continue de croitre à un rythme phénoménal. TeleGeography estime que le trafic de voix et vidéo Skype-à-Skype transfrontalier a augmenté de 44% en 2012 (167 billions de minutes). Cette augmentation de presque 51 billions de minutes représente le double de ce qui s’est produit pour les services internationaux combinés.”

Ces utilisateurs personnels utilisent aussi Skype pour les affaires.

Skype est utilisé pour bien plus que la simple vidéo. En fait, le programme est seulement à ses débuts, l’appel audio est encore beaucoup utilisé. Skype offre une technologie de Communication Unifiée (CU) assez puissante, mais pas aussi ‘industrielle’ que certaines offres entrepreneuriales comme Cisco ou Microsoft.

Les capacités de CU offertes par Skype le rendent beaucoup plus pratique que toute capacité de communication simple seule.

Quelles sont les capacités de CU nécessaires afin de qualifier un produit CU?

  1. PrésenceUC-Capabilities
  2. Messagerie Instantanée (MI)
  3. Voix
  4. Vidéo

Les capacités CU de Skype

Présence: La Présence signifie savoir le statut ou la disponibilité des gens qui font partie de votre liste de contacts Skype. Si vous avez 25 individus sur votre liste, avec un regard rapide vous êtes en mesure de savoir s’ils sont en ligne, disponibles, occupés, etc. La présence est un outil pratique pour voir de quelle manière vos contacts sont connectés dans le monde Skype.

MI (Messagerie Instantanée) : La MI n’est pas une découverte technologique, mais est très pratique au sein d’une suite CU. La MI vous permet d’envoyer des messages instantanés à vos contacts, ou créer des groupes de discussion. Ceci est pratique dans bien des situations; vos contacts apparaissent occupés mais peuvent répondre à un message MI tout en continuant leur appel vidéo ou audio; lorsque vous établissez un appel vidéo ou audio, il est possible qu’un des participants soit silencieux, dans ce cas vous pouvez utiliser la MI pour l’informer que vous ne pouvez l’entendre et envoyer des messages à un ou plusieurs participants de l’appel. De manière intéressante, Microsoft, qui possède Skype, a récemment annoncé qu’ils allaient retirer Windows Live Messenger et forcer les utilisateurs à n’user que Skype.

Fotolia_43728429_XS-300x250Voix: C’est ici que Skype se démarque vraiment des appels gratuits d’ordinateur-à-ordinateur partout au monde. C’est ce qui l’a rendu si populaire, lui a permis d’établir une énorme base de client et devenir une marque très connue. L’offre d’appels audio de Skype s’est considérablement améliorée depuis les premiers jours et inclut : Skype relié au téléphone fixe, sur le cellulaire et les appels de conférence reliant plusieurs utilisateurs (encore un peu fragile), et la boîte vocale.

Note : la plupart des services additionnels ne sont pas gratuits.

Vidéo: La vidéo Skype est très bonne pour les appels de personne à personne, mais la vidéo à utilisateurs multiples n’est pas gratuite. Il faut avoir un compte ‘premier’ et cela ne fonctionne pas si bien. J’ai utilisé d’autres produits me permettant d’effectuer un appel vidéo avec une bande passante limitée, alors que le même appel avec Skype résulterait en une alerte m’indiquant de fermer la vidéo car il n’y a pas assez de bande passante.

Skype continuera sans doute de développer cette partie de leur solution technologique. La preuve est qu’ils ont récemment annoncé un nouveau service de Messagerie Vidéo avec lequel les utilisateurs (en payant des frais) peuvent laisser des messages vidéo.

Au-delà de la Communication Unifiée

Skype offre aussi des services allant au-delà de la CU, tels que : le partage de contenu, le transfert de fichiers et messagerie texte. Ces services rendent le produit encore plus puissant et pratique.

Skype fonctionne aussi avec plusieurs appareils; PC, Mac, tablettes et téléphones cellulaires, ce qui n’est pas habituel d’une suite complète de CU.

Skype est une plateforme de communications puissante qui s’améliore de jour en jour, même si ce n’est pas toujours la meilleure plateforme pour les entreprises ou pour connecter des participants à des salles de réunions.

Alors que le produit continue de se développer, seul le temps nous dira si ceci changera. La croissance continue et les améliorations de Skype démontrent un futur prometteur pour le logiciel. Skype est une bonne technologie de départ pour les communications améliorées.

Mais, si vous commencez à payer pour les services Skype et souhaiter pousser les limites de la technologie, il y a d’autres options viables qui pourraient résoudre certaines limitations et offrir un prix comparable. Contactez-nous pour discuter d’options alternatives.

L’Entrepreneur Collaboratif

La collaboration change tout, incluant les modèles d’affaires entrepreneuriaux

Success graphAvez-nous remarqué que lorsque vous contemplez l’achat d’une nouvelle voiture et que vous avez une marque ou un modèle particulier en tête, vous commencez à voir cette voiture sur la route bien plus souvent?

Ceci n’est qu’un changement de perception. Votre cerveau se concentre sur quelque chose et cette chose commence à se manifester plus souvent.

Ma perception de la collaboration et l’importance du modèle collaboratif auprès des entreprises s’est aujourd’hui améliorée. En effet, je me concentre sur les Solutions Collaboratives, je vois de plus en plus que pour obtenir du succès dans le monde d’aujourd’hui, il y a un besoin grandissant de travailler en collaboration au sein d’un écosystème

L’évolution d’un entrepreneur en série

Récemment, j’ai participé à un diner où le présentateur principal était Greg Wolfond. Ce nom vous ne vous rappel probablement rien, mais si vous êtes dans ce milieu de technologies de collaboration depuis aussi longtemps que moi, vous le reconnaitrez parce qu’il est en lien avec deux start-ups fructueuses : Footprint Software et 724 Solutions.

Footprint était la première aventure de Greg, de 1983 à 1995. Footprint a développé un logiciel pour combler le besoin des branches bancaires. Leur succès dans le marché a finalement résulté à un rachat de la compagnie par IBM.

La deuxième compagnie de Greg était 724 Solutions, de 1997 à 2002, durant l’expansion et la récession d’Internet. 724 solutions était chef de file dans les solutions bancaires mobiles et était une action populaire dans les années allant de 1887 à 2000.

En 2007, Greg a fondé sa troisième entreprise, SecureKey Technologies, qui permet de visualiser des cartes en plastique depuis des téléphones mobiles et des PC sans compromettre leur sécurité.

Les secrets d’un entrepreneur collaboratif

En premier lieu, Greg a déclaré que chaque fois qu’il a démarré une entreprise, il a passé beaucoup de temps à déterminer qu’elle problème il devait tenter de résoudre. S’il n’arrive pas à faire cela comme il faut, les chances de succès dans le futur sont minces.

Un autre ingrédient important, est l’équipe centrale et avoir les bons éléments. Greg s’est pris comme exemple. Il est bon pour faire démarrer une organisation, mais lorsque celle-ci prend son envol sur le marché, il préfère engager d’autres individus et choisir de bons dirigeants pour de permettre à l’organisation de proposer son produit sur le marché.

Greg a aussi décrit certains facteurs communs entre ses trois aventures entrepreneuriales. Mais une des questions du public durant le diner était, ‘C’est votre troisième start-up technologique, qu’est-ce qui est différent cette fois-ci?’.

 

Quelle est la différence de SecureKey?

GroupGreg construisait bien plus qu’un produit. Il construisait une offre de marché qui était améliorée et facilitées par les partenaires, qui sont devenus des pièces intégrales de la solution.

Il a résout des problèmes liés à la collaboration avec d’autres parties pour le bien général du consommateur, ses partenaires et SecureKey. Il a créé une solution ‘gagnant-gagnant’ en offrant une solution qui engage les actionnaires en tant que collaborateurs pour atteindre des buts communs.

Ceci est différent et a sans doute jouer un grand rôle dans le succès de SecureKey.

Les partenaires dans l’écosystème collaboratif de SecureKey

Greg a démarré SecureKey avec pour but de simplifier les mots de passe pour les utilisateurs et s’assurer que l’utilisation de l’Internet soit réellement sécuritaire pour les individus. Donc, il a commencé à construire un logiciel. Même si le logiciel de SecureKey est nouveau et différent, la sécurité web et, plus important encore, la sécurité des transactions, font partie d’un écosystème incluant les utilisateurs, vendeurs, institutions financières et gouvernements, pour n’en nommer que quelques-uns.

Greg a commencé à travailler en partenariat avec ces partis. Il les a rencontrés afin de bien comprendre leurs attentes, et ce qu’ils peuvent offrir en relation avec cette solution générale. Même si ceci a rendu le travail plus compliqué, à la fin du compte la solution s’est grandement simplifiée. Plus important encore, les résultats de la collaboration ont amélioré les chances de succès de SecureKey.

Comment est-ce que SecureKey collabore avec ses partenaires?

SecureKey n’allait pas démarrer son activité en travaillant sur des éléments qui nécessitent des autorisations de transactions. Les banques sont déjà très efficaces et rentables dans ce domaine. Non seulement SecureKey collabore avec les banques pour ceci, mais ils ont aussi étendu le modèle d’autorisation pour inclure les transactions gouvernementales. Ceci est un avantage pour les banques, car ils obtiennent un pourcentage de toutes les transactions. En utilisant les systèmes bancaires, le gouvernement profite car il n’a pas besoin de construire un système différent. C’est un avantage pour les utilisateurs car cela simplifie le nombre de comptes nécessaires et utilise un processus d’autorisation qu’ils connaissent déjà. Et SecureKey est la colle qui rassemble tous les systèmes ensemble.

La complexité augmente. Le changement accélère. Une meilleure collaboration est essentielle et la technologie est un élément important pour augmenter la collaboration.

Notre organisation peut aider la vôtre à comprendre et orchestrer une plateforme technologique efficace pour la Collaboration & Communication Unifiée et pour une architecture de communication de média digital.

Pour une assistance de l’utilisation des solutions collaboratives technologiques et pour la rendre plus efficace, contactez-nous.

Comment obtenir plus d’espace dans un espace réduit – les facteurs qui éliminent le manque d’espace

xxDans notre dernier billet, ‘’Manquez-vous d’espace de travail? Toutes les entreprises avec lesquelles je discute ont ce problème, sans exception’’, nous soulignons deux tendances qui nuisent à la disponibilité de l’espace de réunion :

  • Les entreprises réduisent leur empreinte immobilière (moins d’espace = moins de salles)
  • Les organisations n’utilisent pas efficacement les salles existantes

La bonne nouvelle est qu’il y a des façons de combattre ces deux tendances négatives reliées à un manque d’espace de réunion en obtenant plus d’espace dans un espace réduit, et promouvoir un usage plus efficace des salles de réunion. Ce billet explore 6 solutions pour augmenter la capacité d’espace de réunion, même si vous tentez de réduire votre empreinte immobilière.

Obtenir ‘plus d’espace’ dans un ‘espace réduit’ :

  1. Réduisez votre espace ‘personnel’ et augmentez votre espace ‘d’équipe’ – un espace plus flexible

Steel-caseVous avez sans doute observé de plus en plus de gens se rencontrer dans des espaces à ‘concept ouvert’ ou se mettre au travail dans un espace ‘café’. Ceci est une des tendances principales, où les vieilles fermes cubiques de l’ère Dilbert (l’espace ‘personnel’) sont remplacées par une balance appropriée d’espaces de rencontre (espaces ‘d’équipe’) et d’espaces de travail pour les gens qui travaillent toute la journée à leur bureau.

Cette transformation permet d’obtenir beaucoup plus d’espace et supporte le changement vers un environnement de travail plus flexible, où les employés passent plus de temps sur la route ou à travailler à la maison. La meilleure partie est que les gens aiment beaucoup plus travailler dans ces espaces que dans un environnement de bureau traditionnel.

Plus d’espace ‘d’équipe’ signifie plus d’espace de réunion formel et informel.

  1. Des réunions virtuelles, ou dans le Cloud

La plupart d’entre nous avons vécu notre première réunion virtuelle sous forme d’appel conférence durant lequel personne ne se trouvait dans une salle de réunion. Ce concept s’est maintenant étendu à la conférence web, la vidéoconférence et la conférence sur tableau interactif – des modalités de conférence différentes. Plus il y a de modalités de conférence incluant une réunion virtuelle, plus l’expérience sera riche. En fait, vous pouvez rendre le tout comme si vous y étiez vraiment, si vous savez le faire correctement.

Et un espace de réunion physique n’est pas nécessaire pour les réunions virtuelles. Les gens peuvent y participer de n’importe où, tant qu’ils ont une connexion.

4 façons d’utiliser vos salles de réunion plus efficacement

“Des compagnies progressives comme BT et Oracle ont prouvé qu’il existe des avantages entrepreneuriaux reliés à un environnement de travail flexible.BT, par exemple, note une réduction de l’absentéisme de 63% parmi les employés flexibles. Steelcase Solutions, qui supporte des heures de travail flexibles, indique un taux de rétention des employés de 35% – plus élevé que la moyenne du Royaume-Uni.” Steelcase, Recherche 360

  1. Systèmes de Planification de Salles

Les systèmes de planification aident à gérer l’espace de réunion avec un but principal de maximiser la disponibilité de l’espace pour les réunions. Plusieurs organisations sont passées d’un système sur papier ou en personne, à un système électronique pour réserver la salle sur Exchange, Notes, ou tout autre système. Ceci est la première étape importante pour rendre la salle disponible à toutes les personnes de votre organisation, afin de céduler et maximiser l’utilisation de l’espace.

Une planification automatisée peut même offrir plus d’avantages pour votre organisation, si vous suivez des étapes additionnelles aussi avantageuses les unes que les autres :

  • Des panneaux associés avec le calendrier de la salle pouvant afficher le statut de l’horaire de salle à tous ceux se trouvant hors de la salle
  • Permettre aux gens de réserver la salle à partir des panneaux mentionnés ci-dessus
  • Rendre la salle disponible automatiquement si les gens qui ont réservé ne se présentent pas pour la réunion
  • Relier le système de planification à des règles d’automatisation afin de maximiser l’utilisation de la salle, l’efficacité de l’utilisation du courant et faciliter un démarrage plus rapide. Ceci supporte les efforts de préservation de l’environnement et de productivité. Par exemple, si des gens décident d’annuler une réunion mais ont toujours la salle sous réservation, après 15 min d’inactivité, la salle sera mise à disposition et tous les systèmes sous tension seront éteints.
  • Relier la salle avec la restauration, si cela s’applique à votre organisation

Nous écrirons un billet futur sur les systèmes de planification afin de fournir plus d’information sur le sujet.

  1. Faciliter les réunions par un temps de démarrages plus rapide

Combien de minutes, en moyenne, sont perdues à essayer de démarrer une réunion au sein de votre organisation?

Sérieusement, pensez au temps nécessaire pour obtenir l’équipement approprié dans la salle pour la réunion? Combien de temps cela prend-il pour connecter les participants à distance? Combien de temps faut-il pour ouvrir les matériaux de support?

Tous ces points peuvent affecter le temps de démarrage nécessaire pour une réunion de quelques minutes. Cela peut prendre plus de 15 minutes. Si vous accumulez tout le temps passé sur une durée d’un an, vous pourriez être choqué de l’impact financier associé à ceci.

Formule pour calculer le coût du temps perdu, à démarrer une réunion

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Un exemple : 10 salles x 5 réunions par jour et par salle x 225 jours par année x (4 individus x 100$ de l’heure) x (5 minutes/60 minutes) = 375 000$ par année. Et ceci ne représente que le coût par les individus ; la formule ne prend pas en considération le coût d’utilisation de la salle de réunion. Vous pouvez appliquer cette technologie pour vous aider à résoudre ce problème de plusieurs façons.

  • Démarrer la salle automatiquement afin qu’elle soit prête avant le début de la réunion à l’aide d’un système de planification avancé
  • Rendre la technologie dans la salle facile à utiliser (plus d’info ci-dessous)
  • Avoir tous les documents pertinents prêts à l’avance. Des systèmes de Collaboration et Communication Unifiée (C&CU), connectent la technologie ‘dans la salle’ à votre plateforme CU. Donc, la réunion peut démarrer avec tous les documents importants, disponibles. Un exemple de ceci est l’intégration des technologies SMART avec Microsoft Lync.
  1. Une fin de réunion plus rapide – automatisez les minutes de la réunion

Un des éléments les plus importants pouvant être résout avec la technologie est une fin de réunion plus rapide. L’impact de ceci peut être signifiant si vous additionnez les minutes perdues par jour et par tous vos employés.

Schulung eines Teams im BesprechungsraumCet élément résonne davantage lorsqu’un tableau à chevalet ou un tableau blanc est utilisé pour capturer les points importants de la discussion. Si vous prenez bien des notes, ce que la plupart d’entre nous – moi inclus – ne faisons pas, ceci pourrait ne pas être applicable. Mais, capturer la discussion et les idées d’innovation est très important.

Certains individus prennent une photo du tableau blanc et la font circuler autour de la table, mais même si cette solution a l’air bien, elle n’est pas très efficace.

Un tableau interactif (IWB, interactive whiteboard) facile à utiliser, qui fonctionne et avec des applications ordinaires, peut vous permettre d’aller loin. Les technologies SMART sont les chefs de file de cette technologie. Des notes illimitées (peu importe le nombre de pages) peuvent être envoyées instantanément à la fin de la réunion et tous les participants les recevront dès qu’ils auront quitté la salle. Ces notes peuvent être sauvegardées sous PowerPoint, Adobe PDF ou tout autre type de fichier afin d’être entreposées de manière appropriée pour une utilisation future.

Cette caractéristique de ‘fin de réunion’ peut justifier à elle seule, le coût d’un IWB pour certaines organisations. Cela permet aussi de libérer de l’espace sur un tableau blanc ordinaire avec le fameux PLO (Please Leave On), ou Veuillez ne Pas Effacer, afin d’utiliser les tableaux sans avoir peur de perdre de l’information lors de la prochaine réunion. Une fin de réunion plus rapide signifie aussi que la réunion précédente ne continuera pas au-delà de son temps alloué, empêchant la réunion suivante de commencer.

  1. La technologie facilite l’utilisation des systèmes de salle

Ceci est un sujet en soit, mais à un niveau très simple, les gens comparent le fait d’être capable d’utiliser un système de contrôle pour une salle de conférence, à une application sur leur iPad. Et ils s’attendent à ce que ce soit aussi facile à utiliser qu’une application provenant d’un iPad.

Cette attente n’est sans doute pas réaliste, mais elle est réelle.

Pourquoi n’est-ce pas réaliste?

Le système de contrôle pour une salle de réunion est connecté à tous les différents éléments de la salle – projecteurs, écrans, éléments AV, lumières, caméras, microphones, haut-parleurs, etc. Ces systèmes ne s’allument et ne s’éteignent pas aussi facilement et rapidement qu’une application iPad qui répond à votre toucher. L’interface d’utilisateur des écrans de contrôle a évolué de manière signifiante, tout comme d’autres technologies. Mais jusqu’à récemment, le mieux que l’on pouvait avoir était une grosse télécommande pour votre télévision avec bien plus de fonctions et capacité. Pour un utilisateur exposé à la ce type de ‘télécommande’, c’est beaucoup trop de devoir mémoriser rapidement tous ces boutons. Ceci mène à une frustration de l’utilisateur. Mais, l’attente demeure réelle, alors les concepteurs et programmeurs tentent de:

Alors que la nature du travaille change rapidement, les meilleures compagnies n’attendent plus. Elles réclament des opportunités gagnantes pour tous en encourageant le travail flexible au lieu d’attendre. En regardant vers le futur, elles réalisent que c’est la direction vers laquelle il faut diriger les affaires”. – Steelcase, Recherche 360

  • Simplifier l’interface et limiter certains contrôles fonctionnels disponibles pour l’utilisateur
  • Employer des principes de conception GUI autant que possible avec la technologie
  • Imiter le panneau de contrôle d’un iPad afin que l’utilisateur puisse se sentir familier avec l’appareil à utiliser
  • Utiliser les technologies de panneaux de contrôle les plus récentes pour des fonctions de ‘glisser-déposer’ (ceci est un bon pas vers l’avant mais vient tout juste d’entrer sur le marché)

 

Il va sans dire que plus les technologies de salle sont faciles à contrôler, plus le temps de réunion sera utilisé de manière efficace. Le contrôle de la technologie s’immisce dans l’arrière-plan, ce qui est l’objectif de la conception de ces technologies.

Plusieurs des solutions discutées ci-haut sont les pièces d’une stratégie générale nécessaire pour gérer vos solutions de technologies de collaboration en temps réel. Contactez-nous pour en apprendre plus ou pour obtenir de l’aide sur certains aspects.