Collaboration is an Investment that has a Compound Return

Accelerating Workflow in the Justice Collaborative Ecosystem

In two of my recent blogs, I wrote about how the ecosystems of Healthcare and Higher Ed are being transformed by technology. The Healthcare example was about applying technology tools to creatively transform the way a specific part of healthcare works. In the Higher Ed example, new technologies are being applied in bits and pieces throughout the ecosystem, which will eventually transform how the Higher Education model will work.

These are both examples of an ecosystem that has been transformed to be more collaborative where timeframes are compressed and the richness of communication is greatly increased. One is a purposeful restructuring of part of an ecosystem; the other is an erosion and reformation of an ecosystem.

Technology is changing how all industries and the ecosystems that they are a part of, work. An organization can choose the degree to which they will embrace the purposeful evolution of their ecosystem. The organizations with the strongest embrace will lead the innovation of their industry. Modern day innovation is the domain of teams of highly collaborative people versus the great insight of an individual innovator

To accelerate collaboration in your organization, to purposefully restructure the “how”, use the 5 Guiding Principles for Accelerated Collaboration:

  1. Shift to “real time” communication
  2. Build “rich” communication experiences between people
  3. Target high ROI collaboration benefits
  4. Compress process timeframes
  5. Small teams

See this blog for details on the 5 Guiding Principles

Technology tools enable these five principles. Let’s look at how applying them to the Justice ecosystem can help transform it.

The Justice Collaborative Ecosystem

The Justice ecosystem is a complex system that has evolved over hundreds of years hand-in-hand with the development of society itself. It is the “Law & Order” part of our society.  Is it possible to apply new communications tools to realize drastic economic benefits?

From the “5 Principles” blog, there are 3 broad categories for improving communication:

  1. Training
  2. Process improvement
  3. Technology – better communications tools

All three categories can make communication better, but only technology can transcend its category and affect the other two categories by enabling better processes and more cost effective training. This is especially true in more traditional organizations where the processes are hardened and training is already well ingrained into the culture of the organization

Depositphotos_52994355_mThe Justice system is a traditional ecosystem with hardened processes (laws are about as hardened a process as you can get) and well established training initiatives.

The Justice ecosystem, in a simplified view, has four different components to it: Judicial, Law enforcement, Legal and Corrections.

In this ecosystem of organizations, the opportunity to make communication better lies in the application of technology, precisely because the processes are hardened and the training is well ingrained into the current culture.

With this backdrop of concepts let’s see how the three categories of ROI – Operational Savings, Productivity Improvements, and Strategic Transformation – can be applied to the Justice Ecosystem, to transform it with collaborative technology and compound the initial ROI business case.

Remand Appearances

Remanded inmates are individuals who do not qualify for bail and who instead are being held in pre-detention facilities, waiting to have their trial. When they are required to appear in front of a judge it is called a Remand Appearance. Remand Appearances require a lot of people and activity to hold. Accused individuals typically need to spend a whole day being moved from the detention facility to the courtroom and then back. This requires accompanying guards (at least 2, sometimes up to 4), specialized vehicles for transport, all the costs of being away from the facility for the day – food, gas, etc, facilities at the courthouse to hold the prisoners until it is time for their hearing, and the risk of moving prisoners around is inherent in the undertaking.

Operational Savings

The lowest hanging fruit in any ecosystem are operational savings. Operational savings are when you either stop doing something you used to do, or do it differently in a way that allows you get the same result but with less cost.

This chart from Statistics Canada shows that Remand Custody has increased significantly in Canada since 2000:

remand custody

Applying video conferencing technology to facilitate Remand Appearances is a perfect example of how substantial cost can be taken out of the ecosystem, maintaining the same end result.

The Operational Savings = Cost avoided / Cost of video conferencing technology

I couldn’t find actual costs for all the components involved, but here is an estimate of the cost that could be avoided.

Costs Avoided
1)    Guards (avg of 3) for a day = 3 x 8 hours x Burdened hourly rate of Guards = 3 x 8 x $50 = $1,200 day
2)    Cost of transportation – specialized vehicle + expenses = $750 / day
3)    Facilities requirements to handle prisoners in courthouse = $300/day

So one Remand appearance is probably costing taxpayers about $2,000. Multiplied by the number of appearances in a year that could be delivered via technology ~ 14,000 x $2,000 = $28,000,000 / year. Over a 10-year period, that is $280,000,000. Even if my estimate for the cost of one Remand Appearance is high by 50% there is still significant opportunity to realize operational savings.

Estimating the cost of the technology is difficult to do in this blog, because there are a lot of variables, but investing in the infrastructure required to facilitate these hearings would be significantly less than the 10-year cost of doing it without technology. One of the key investments in this process is the technology in the courtroom that allows the Remand Appearances to be conducted remotely.

In any organizational ecosystem there are always rooms where people from different parts of the ecosystem come together to meet. In the judicial system, these are the courtrooms in the various courthouses across the country.

A courtroom is where the 4 different constituents (Judicial, Legal, Law Enforcement and Corrections) come together to conduct their trials and is the focal point for moving the judicial process forward. To enable new communications tools to change the processes, the courtrooms must be equipped with the technology required to conduct the electronic communication, which are rich experiences – just like being there. To get the maximum benefit from the courtroom technology investment the 5 Principles referenced above must be used as a guide.

Productivity Improvements

Courtrooms that have been enabled in this way can now be much more productive in processing the courtroom workflow – the proceedings.   A Judge in court can hold Remand Appearances sequentially, connecting with prisoners who appear, via video, from various correctional facilities – one after another. The physical scheduling and logistics that used to be a key component of the old way of doing it, suddenly becomes vastly simpler and less costly.

The simplified scheduling and logistics of Remand Appearances through the use of video conferencing technology would also increase the processing of Remand Appearances in the system. The beneficial results of doing this:

  • Less facilities required for Remand prisoners (see graph earlier) – less time required in Remand facilities
  • Greater use of Judge’s time, as well as other court personnel, and their ability to handle cases (therefore less Judges and court personnel are required)
  • Less backlog of cases to be heard

Clearly these productivity improvements, which were not planned for as part of the operational savings business case, would likely add even more financial benefits to the business case. Often, the productivity benefits that are realized in an ecosystem will quickly out weigh the operational savings provided.

Courtroom Technology

Law Flat IconsThe courtroom technology must be designed and deployed in a way that is both powerful in capability and is easy to use. People in the courtroom and remote participants must be able to see and hear as if they were all in the courtroom.

Communication technology in the courtroom, which provides a rich experience and is easy to use with no set up required, will greatly accelerate the velocity of workflow (collaboration) in the courtroom.

When the capabilities of the technology are not fully appreciated, people will try to cut corners to save money. But if cutbacks compromise the experience or slows down the velocity of workflow, you are simply transferring the cost saved up front, onto the users of the system for the lifetime of the use of the technology. And when the benefits are significant, up front cost savings, which compromise the velocity of workflow or the richness of experience, are a bad idea.

Why? Because they can inhibit you from realizing all the potential benefits. Saving money in implementation transfers the costs to ongoing operations, which will far outweigh any upfront saved dollars. This does not mean you should spend as much money as possible on your technology investment. A prudent courtroom design that meets the following criteria will work:

  1. Easily replicable: A standard technology platform that can be deployed at the Town, City, Province/State, or Country level. It must be able to be deployed en masse
  2. BYOD (bring your own device) Support: It must be ready to allow connection to any laptop or mobile device via analog or digital connection
  3. Digital Audio: It must support digital audio, have RF immune microphones, a Digital Signal Processor (DSP) with tuned audio signals for the purpose of clean, intelligible audio court recordings
  4. User Adoption: It is critical that the individual user, which could be a different person each day or each hour, have the ability to operate the court technology to its greatest potential.  The technology should be a part of the room and not require set up.

Once the initial building blocks of the technology are in place, there are a number of places it can expand to further accelerate the velocity of collaboration in the ecosystem.

The opportunity for greater productivity in the Justice Ecosystem can be found in many other processes. Many jurisdictions have learned that leveraging video can reduce — or eliminate — many of the hidden delays and costs of the Justice system associated with logistics such as travel time for a variety of participants including witnesses, interpreters, attorneys and inmates. In an ecosystem where everyone wants to talk to the inmate (prosecutors, probation officers, public defenders, Judges, etc.) easier access via video can accelerate workflow.

  • Judges can hold sessions across a wide variety of locations one after the other all from the courtroom or chambers
  • Cases get processed faster – no delay waiting for critical mass of cases in remote locations
  • Bail hearings can be enabled by video
  • Plea bargains can be implemented much faster (don’t need a 2 hour process to get into the jail to see prisoner), which means less time in jail for visitors, which means less requirement for facilities
  • Video testimony – Expert witness (can greatly reduce cost),
  • Vulnerable witness – appearing in court is dangerous, disrupting and disturbing but their testimony can be critical, video makes it easier
  • Interpreters – can handle multiple sessions just minutes apart in different locations. Therefore overall need goes down because of the tremendous compression of time.
  • Telemedicine in prisons
  • Visitation

An example of what I am talking about is LA County, which has enabled video conversations with inmates. An average of 2,500 conversations per month has translated into savings of $3.7 million in time and cost per year.

Making the ecosystem more productive has tremendous benefits but the biggest payoff comes when the ecosystem takes the next step of capturing strategic ROI further compounding the collaborative investment.

Strategic Transformation

As the new communications infrastructure and endpoints are put in place, the Justice ecosystem is being unintentionally transformed with far greater capability than was initially envisioned. The people who are using the new communications tools will start to apply the same tools to situations that were never envisioned at the start of the ecosystem’s transformation.

Let’s look at three real life examples of strategic transformation in the Justice ecosystem:

1) International Trials

With the globalization of business, there are now occasions where the globalization of court communications could greatly help the operation and productivity of trials that happen where multiple countries are involved. Our company, ET Group, facilitated a trial like this where two courtrooms, in two different countries were in a single combined session, at exactly the same time. I will write a blog with the details in the near future, but the benefits were tremendous.

  • Air travel was substantially reduced
  • Unproductive lawyer’s time for all that travel was eliminated
  • The proceedings were able to progress faster because both courtrooms in both countries were connected to each other in real time.

One court session brought together two different jurisdictions simultaneously.

Very powerful!

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2) Using VMRs (Virtual Meeting Rooms)

I wrote a recent blog about “The Rise of the Virtual Meeting Room”. The use of VMRs in a collaborative ecosystem typically happens at a later stage in the development of the ecosystem. VMRs are very powerful because they can:

  1. Drastically reduce costs
  2. Drastically accelerate the workflow (the velocity of collaboration) of both existing processes and re-engineered processes

In the Justice ecosystem a perfect example of using VMRs would be to allow the general public to pay their traffic tickets with a hearing in a VMR. When you use a VMR you don’t need a courtroom (massive cost savings), and you allow a person who received the traffic ticket to call into the VMR for their trial. The judge, the officer, the lawyer (if required) and the defendant would all be participants in the VMR. The travel savings for all involved would be huge.

I know that if I get a ticket, I have to seriously consider whether I want to go to all the trouble of fighting it versus just paying the fine. It is easily a half-day of my time, during business hours to go to court. If not for the significant implications on my insurance, I would elect to just pay the ticket because it would be cheaper to do that than to take the time to make an appearance in court.

If I could just dial into a VMR from my browser instead of going to traffic court that would be a huge benefit for me.

The Healthcare system is probably the most evolved in terms of using the VMR to change its processes and do things in new ways. Here is a blog that provides an example of how Healthcare is doing that.

Using VMRs as described in the Traffic Ticket scenario above would also require some software to be written that would mimic the workflow of the traffic court. People would need to check in online, be held in a queue waiting to see the judge in the VMR with the other participants. But this extra expense is minimal compared to what could be saved through the strategic use of VMRs within the Justice collaborative ecosystem.

3) Collaborative Portals

With the technology infrastructure in place, new things can be implemented that were not possible before. With some additional software, recordings of the courtroom proceedings can now be captured in a way that was not previously possible. Video and audio streams can be recorded simultaneously from the different cameras and microphones in the courtroom and can be captured as the record of the court.   These court records can be:

  • Instantly archived in the courtroom, with two layers of back-up (courthouse and datacenter)
  • Instantly retrieved whenever required by authorized personnel
  • Tran scripted instantly
  • Distributed with different pieces redacted in the recording, depending on who needs to review the record
  • Used as evidence in a court of law and have the veracity to stand up to any challenges
  • Be used in an online secure portal for authorized personnel to collaborate by reviewing and commenting on the record

Extending the technology capabilities leverages the initial investment in technology already in place and further accelerates the velocity of collaboration in the Justice ecosystem – a compounding of the collaborative investment.

There are more than just these three strategic transformation examples which will have further impact on the business case for investment in a new collaborative technology platform. Being able to continue to conduct business in the face of a SARS like crisis using VMRs is another example.

Conclusion

The natural evolution of a collaborative ecosystem is to capture operational savings first, then to realize productivity gains as a by product through the extension of the technology to new processes; and finally, hit the home runs through the strategic transformation of the ecosystem.

It is a journey, and it is hard to envision the final destination other than to know that when the transformation is complete, your ecosystem will perform 2 to 6 times better than when the journey began.

It takes considerable fortitude by those steering the ecosystem to make the investment without truly understanding how the ecosystem will function when the collaborative technology is fully enabled. They must resist the temptation to cut corners and compromise on the building of the platform that will become the foundation for transformation.

The first steps you take in transforming your ecosystem will be the springboard to the future of becoming a highly enabled collaborative organization. Take strong, well thought out steps and don’t compromise.

 

Is Higher Education having a Kodak Moment?

Kodak did not embrace the changing marketplace, and they became a “Dead Company Walking” until they ultimately went into bankruptcy. Higher Ed’s current industry state is similar to Kodak’s situation at the dawn of digital picture technology. Higher Ed is at the inflection point of radical change.

Est-ce que l’enseignement supérieur est en train de vivre un Moment Kodak?

Kodak n’a pas su s’adapter à l’évolution du marché, ils ont fait partie de ces entreprises dites “entreprises mortes mais qui fonctionnent” et ce, jusqu’à ce que finalement ils fassent faillite. L’industrie actuelle de l’enseignement supérieur est semblable à la situation de Kodak lorsque l’entreprise était à l’aube de la technologie de l’image numérique.

Les entreprises zombies? – Non vraiment, il y a des “entreprises mortes qui fonctionnent”

513r9F8DS+L._SY344_BO1,204,203,200_Scott Fearon a construit une carrière lucrative en devenant très bon dans la recherche et la découverte d’entreprises qui ne s’adaptent pas à l’évolution mondiale.

Il identifie les entreprises qui tirent de la patte ou qui font une mauvaise interprétation des changements du marché dans lequel elles évoluent, puis il dévalue les actions de ces entreprises. Il les catégorise comme étant des ‘’entreprises mortes mais qui fonctionnent’’. Les vendeurs à découvert comme Scott doivent faire très attention lorsqu’ils prennent leur décision parce que s’ils ont tort, il y a un risque de perte illimité. Donc ils font vraiment leurs devoirs.

J’ai récemment lu le livre de Scott et était intrigué par plusieurs histoires qu’il raconte sur les entreprises qu’il a analysé et repéré. Si son livre vous intéresse, alors cliquez sur l’image à droite pour le commander sur Amazon.

Scott y a résumé les raisons pour lesquelles les entreprises peuvent se retrouver sur une pente glissante.

“Malgré leurs différences, elles (entreprises) échouent toutes parce que leur leader ont fait une ou plusieurs de ces six erreurs communes :

  1. Ils n’ont appris qu’à partir d’un passé récent.
  2. Ils se fient, avec beaucoup trop d’importance à une formule de succès passée.
  3. Ils ont mal compris ou ont été en décalage avec leurs clients.
  4. Ils ont été victimes d’une manie.
  5. Ils ne se sont pas adaptés aux changements massifs au sein de leurs industries.
  6. Ils ont été physiquement ou émotionnellement retirés des opérations de leurs entreprises’’.

463115585En racontant ses histoires sur les entreprises, les personnes qui les dirigeaient et la triste fin qui les attendaient, Scott souligne rapidement que « ces personnes n’étaient pas incompétentes ou malhonnêtes. Elles ont fait de gros efforts pour sortir de ces situations difficiles, mais comme beaucoup avant elles et d’autres à venir, elles n’ont pas réussi. Il n’y a pas de honte à cela ».

En fait, Scott utilise une de mes citations favorites de Warren Buffet provenant de la lettre écrite par le Président de Warren en 1980, dans l’un de ses rapports annuels, Berkshire Hathaway. Il souligne le fait que même la personne la plus intelligente, ne peut pas reprendre en main un modèle managérial qui est fondamentalement mauvais. Warren a écrit cela « Même quand un gestionnaire dit « brillant » s’attaque à une entreprise ayant la réputation d’être fondamentalement mauvaise sur le plan économique, c’est la réputation de l’entreprise qui restera intacte.

Scott met en avant six éléments différents qui font qu’une entreprise réalise un mauvais calcul, mais à la base de ces éléments réside le fait que quelque chose qui a changé. Les choses ne sont plus ce qu’elles étaient ou la façon dont le management les perçoit. Certains appellent cela une perturbation et ils n’ont pas totalement tort, mais ces perturbations ne sont pas des éléments nouveaux.

Scott a écrit, ‘’ perturbation est un euphémisme qui est beaucoup utilisé dans le monde corporatif. Les nouvelles technologies ou services perturbent les technologies existantes et forcent les entreprises à s’adapter ou à périr. Bien que plusieurs penseront que c’est la naissance d’un phénomène nouveau qui a vu le jour dans un garage de la Silicone Vallée, c’est en réalité un processus vieux comme le monde. Pratiquement toutes les entreprises font faces à une sorte d’événement perturbateur au cours de leur existence. C’est à ses gestionnaires de s’assurer qu’elles continuent d’évoluer et de concurrencer.

“Le changement est devenu exponentiel’’ – Les vents du changement soufflent de plus en plus fort et à un rythme plus rapide que jamais.

Une des vidéos d’affaire les plus puissantes que j’ai vu au cours de ces 5 dernières années, est une conférence qui a été donnée par le Professeur Gary Hamel. Il a été classé comme étant l’un des penseurs d’affaires les plus influents, selon le journal de Wall Street.

Dans cette vidéo, Hamel souligne le fait que nous (le monde) sommes à un point d’inflexion ou la cadence du changement est passé du linéaire à l’exponentiel. Les ramifications de cette cadence effrénée sont perçues tout autour de nous comme étant des industries qui meurent et d’autres qui naissent. Les choses changent à un rythme sans précèdent. Les entreprises ont besoin d’être plus à l’écoute du marché dans lequel elles opèrent, ainsi qu’à la façon dont ils peuvent influer leur marché d’une façon qu’ils n’auraient peut-être pas cru possible.

Pour les vendeurs à découvert tel que Scott Fearon, les possibilités de trouver des ‘’entreprises mortes qui fonctionnent’’ ne vont qu’augmenter.

Pour éviter de devenir une compagnie zombie, Gary nous donne 3 conseils :

  1. Etre capable de se transformer aussi rapidement que possible
  2. Faire de l’innovation une priorité pour tout le monde, tout le temps et tous les jours
  3. Les employés doivent faire preuve de créativité, de passion et de détermination dans leur travail de chaque jour.

L’innovation n’est plus le propre d’une seule personne brillante ou d’un inventeur. L’innovation se crée lorsque les personnes collaborent efficacement. Une augmentation de la collaboration conduit à une augmentation de l’innovation.

Les entreprises qui ont optimisées leur environnement de collaboration sont plus performantes que leur pairs de 2 à 6 fois.

Plus de 70% des entreprises ont à peine commencée à faciliter un écosystème collaboratif efficace. Il y a beaucoup d’opportunités pour être le meneur dans votre marché et quitter le monde des entreprises zombies.

Jack Welch a dit que ‘’si le taux de changement à l’extérieur dépasse le taux de changement à l’intérieur, alors la fin est proche’’.

Comment est la cadence de changement de votre entreprise?

Zombie Companies? – No really, there are “Dead Companies Walking” out there

Scott Fearon has built a lucrative career on getting really good at finding companies that are not adapting to the changing world. There are six main reasons that companies go off the tracks.

Transforming the Healthcare Collaborative Ecosystem

The requirement for high quality, cost effective healthcare for all has been driving health care organizations to explore how technology can enable telehealth possibilities for many years. Video conferencing has always been a key technology enabler for telehealth

La Transformation de l’écosystème de collaboration dans le Système de la Santé

Le Catch 22 – focus sur la réduction des coûts

Chaque jour, nous voyons des milliers de publicités et ceci peut devenir épuisant. Mais cette publicité à tout de suite attirée mon attention parce qu’elle était différente.

lose wait

A première vue, j’ai dû m’arrêter et regarder ce qui se passait.

J’ai d’abord été stupéfait par le jeu de mot ‘’Lose Wait’’ – (Perdre du Temps) – très intelligent. Est-ce une nouvelle façon de ‘’perdre du poids’’ ? Ça ne l’était pas – mais ça l’était aussi !!!

Ce n’était qu’un jeu de mots.

Puis, j’ai été frappé par les statistiques énoncées … 82%, c’est assez convaincant. Ce qui l’est encore plus est de savoir combien de temps les personnes gagnent. Le temps passé à faire la queue est l’une des choses les plus détestées au monde.

Mais ce qui m’a encore plus frappé est ce que LiveHealth a fait. Ils ont transformé un élément clé du système de santé tel qu’on le connait. Ils n’ont pas simplement fait une petite modification en automatisant ou en ajoutant quelques petites choses par ci et par là, mais en changeant le système dans son intégralité.

Roy Schoenberg, Président et CEO de American Well Systems a déclaré: ‘’les systèmes de télésanté à la maison, ainsi que les consultations d’urgence sont en pleine expansion et American Well Systems est prêt à répondre aux demandes des patients dans le besoin.’’

Quand j’ai fait passer le test ‘’Les cinq principes directeurs pour l’Accélération de la Collaboration’’ à ce que American Well a fait, ils ont excellé :

  1. Mise en place de véritables outils de communication en temps réel  – ✔
  2. Construction d’une communication riche entre les personnes  – ✔
  3. Ciblage d’un important RSI en avantage collaboratif  – ✔
  4. Délais concentrés – ✔
  5. Possibilité d’avoir de petites équipes (de travailleurs de la santé)  – ✔

Les exigences en matière de qualité et de coût de santé pour tous a été le moteur des organisations médicales pour explorer comment la technologie peut permettre la possibilité de réaliser de la télé santé – santé à distance – depuis plusieurs années.

La vidéo conférence a toujours été un facteur clé pour la technologie de la télé santé. Elle fait actuellement l’objet d’un changement vers des solutions logicielles pour la collaboration/vidéo, qui peut s’exécuter sur les équipements personnels des gens – PC’s, Macs, tablettes et appareils mobiles. Ce changement offre de nouvelles possibilités et panorama sur la façon dont les choses sont faites avec l’utilisation de la vidéo.

American Well n’est pas le seul, les systèmes collaboratifs de l’Industrie de la Santé sont en pleine transformation grâce à de nombreuses solutions réseaux intégrées pour ce marché particulier.

D’autres industries devraient prendre bonne note de ce qui peut être fait.

Approche de réduction des coûts

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Le type de transformation qui prend forme dans l’Industrie de la santé ne peut être atteint avec une simple approche de ‘’réduction des coûts’’. La plus grosse erreur que les organisations font lorsqu’elles essayent de mettre en place de meilleurs outils de collaboration est de ne se concentrer que sur la réduction des coûts.

Réaliser des changements en ne se concentrant que sur la réduction des couts – par exemple le coût direct de la technologie, serait comme de se concentrer sur les arbres (coûts) et ne pas réaliser que l’on est au milieu d’une forêt (le bénéfice à long terme). Les arbres (coûts) vous bloquent la vue et vous empêche d’avoir une vision globale.

Je ne dis pas que l’utilisation réfléchie de ses dollars n’est pas quelque chose d’important, au contraire. Mais si les cinq principes directeurs mentionnés plus haut sont utilisés pour influencer des changements, vous économiserez beaucoup en vous focalisant principalement sur ceux qui entrainent une économie de coût.

Une approche guidée par un souhait de réaliser des économies commence souvent par un mandat provenant de quelqu’un de haut placé dans l’organisation pour une réduction immédiate des coûts afin d’améliorer le résultat net.

Parfois, la réalisation d’économies opérationnelles peut permettre de bénéficier de gain de productivité. Par exemple, l’utilisation de la vidéoconférence pour éviter des frais de voyage pourra en plus permettre de réaliser des bénéfices de production et accélère l’exécution des tâches professionnelles. J’appelle souvent ces avantages comme étant des ‘’effets secondaires’’ ou avantages imprévus.

Est-ce que la réduction des coûts va avoir un impact négatif sur les Ecosystèmes de Collaboration?

Sauver de l’argent lors de la réalisation de projets résulte souvent en un simple transfert des coûts vers les opérations de l’écosystème.

Les dollars dépensés dans les opérations d’un écosystème sous-optimisé, vont largement dépasser les argents économisés lors de l’implantation du projet. 

Je n’ai pas de formule exacte mais chaque 1$ de réduction lors de l’implémentation vous coutera $3 à $6 pour les opérations en continues. Et certaines opérations en continues, comme les écosystèmes de collaboration sont censés être en place pour une longue durée.

Il y a certaines économies à réaliser par une approche opérationnelle, mais en restant focalisée sur la productivité et un retour sur investissement stratégique. Une organisation peut réaliser des performances de 3 à 6 fois meilleures.

Si je regarde ce qu’American Well fait, l’opérationnel, la productivité et les bénéfices stratégiques sont réunis de telle manière à atteindre une performance 3 à 6 fois plus importante qu’avant. Voici quelques bénéfices:

  • Gain de temps – 2 heures en moyenne, selon une enquête.
  • C’est très important.
  • Gain de temps et d’argent pour les patients car ils n’ont plus besoin de se déplacer plusieurs fois à cause des RDV – essence, usure du véhicule…etc.
  • Les médecins et spécialistes peuvent réaliser des appels de chez eux, sans avoir à se déplacer jusqu’à la clinique ou l’hôpital.
  • Les exigences liées aux bâtiments médicaux sont moins importants – De grandes économies en infrastructures sont réalisées.
  • Les patients peuvent être traités rapidement, ce qui augmente le rendement global – énormes bénéfices
  • S’il y a un besoin d’annuler un RDV, le patient ou le médecin peut le faire sans impact sur l’un ou l’autre.
  • Réduction des émissions de gaz à effet de serre.
  • Et encore beaucoup d’autres…

Essayer de réaliser des économies en coupant les coûts quand il y a une réelle opportunité de transformer tout un écosystème par une meilleure collaboration, va à l’encontre de ce qui serait possible de réaliser pour transformer une entreprise ou une industrie.

Ceci est le ‘’Catch 22’’ : le fait de se concentrer uniquement sur la réduction de coût. Utiliser les cinq principes directeurs pour l’Accélération de la Collaboration vous aidera à augmenter la vélocité de collaboration et à super-charger les performances de l’écosystème.

Transformez l’écosystème d’une manière qui fonctionne bien et qui est adoptée de tous : mieux entendre, y voir clair, l’utilisation conviviale du système, enregistrement des interactions ainsi qu’une gestion de ces interactions en temps réel permettant de nouvelles façons de travailler.

Utilisez les cinq principes pour transformer votre écosystème collaboratif.

Investissez dans la transformation de votre Système Collaboratif + Technologie + Amélioration des processus + Formation.

Les avantages d’un véritable changement continueront à se répercuter à travers votre écosystème d’une manière dont vous ne pouvez même pas imaginer.

5 Collaborative Principles to Guide You on Your Collaborative Journey

Many of the biggest challenges in an organization boil down to ineffective communication. If an organization can communicate better, then it can perform better. Poor communication can be disastrous and effective communication can propel an organization forward.

Favoriser la Collaboration entre vos “Réunions les Plus Importantes”

52ème partie : Déplacer l’aiguille de collaboration au sein de votre organisation

Dans la première partie de ce billet, je vous ai parlé de votre ‘Réunion la plus Importante’ et comment vous pouvez :

  1. Améliorer peu à peu la réunion en faisant de petites avancées vers une meilleure collaboration – certaines choses graduelles sont sans danger et ne coûtent rien.
  2. Effectuer un changement plus radical en ajoutant quelque chose de nouveau. Ne soyez pas effrayé de faire de grandes avancées – les avantages en valent la dépense.
  3. Planifier un apprentissage avec chaque étape franchie.

Ces activités étaient de manière collective la première étape vers une meilleure collaboration au sein de votre département ou entreprise.

Si nous retournons vers le passé un peu, la majorité des ‘Réunions les Plus Importantes’ avec des participants à distance étaient des appels conférence.

Lorsque des outils de conférence tels que WebEx et GoToMeeting sont arrivés sur le marché, les participants de réunion connectés à différents endroits étaient en mesure de partager du contenu en parallèle avec la conférence audio. Ces outils de conférence ont continué leur évolution en ajoutant la voix (au lieu d’un appel parallèle) en plus de la vidéo et l’annotation interactive. Ils ont permis à la ‘Réunion la Plus Importante’ d’évoluer d’une simple conférence à voix vers une réunion ‘voix + contenu + vidéo + annotation’.

La capacité améliorée des technologies de conférence mène à une expérience plus riche pour tous les participants – lire ce billet pour plus d’information sur comment augmenter la richesse de cette expérience.

Mais j’ai aussi établi que, même s’il est important d’obtenir une meilleure collaboration durant votre ‘Réunion la Plus Importante’, vous pouvez faire progresser la collaboration de manière encore plus signifiante en améliorant la collaboration au sein des activités d’équipe entre les ‘Réunions les Plus Importantes’.

2ème Étape : Les Activités d’Équipe Entre les Réunions les Plus Importantes

Beaucoup plus de temps et d’effort sont déployés entre les ‘Réunions les Plus Importantes’ que durant ces réunions mêmes. Donc, il est évident que si vous êtes en mesure d’améliorer la collaboration de votre équipe entre les réunions, vous serez aussi en mesure d’accélérer la collaboration de votre entreprise de manière générale.

On se déplace d’une collaboration rampante vers la marche – on se rappelle ici l’analogie Rampe-Marche-Cours (R-M-C) du billet précédent.

Cependant, WebEx ou GoToMeeting, aussi efficace soient-ils pour les réunions, ne sont pas les outils idéaux pour la collaboration journalière entre les membres d’équipe.

Pourquoi cela?

Parce que ce sont des outils conçus pour les réunions. C’est la force de ces outils; faciliter les réunions. Plusieurs types de réunions, comme c’est le cas pour WebEx.

Les outils de réunions sont :

  • Orientés vers une réunion ‘un à plusieurs’, où le propriétaire de la réunion possède plus de contrôle.
  • Des évènements à l’horaire – il faut planifier la réunion pour ensuite l’avoir.

1Afin de déplacer la collaboration vers les opérations journalières de vos membres d’équipe, vous devez remplacer les outils conçus pour les réunions par des outils conçus pour la collaboration ad hoc. Par exemple des outils de Communication Unifiée (CU).

GoToMeeting et WebEx ne permettent pas la collaboration ad hoc. Ils ne possèdent pas Presence, IM (messagerie instantanée – hors de la fonction de bavardage permise en réunion) ou appel audio ou vidéo ad hoc. La technologie WebEx/GoToMeeting est conçue pour les réunions, et non comme une plateforme de communication pour supporter les opérations journalières.

Une bonne plateforme de CU comme Jabber ou Lync incorpore de la technologie afin de faciliter les réunions. Il s’agit d’une seule plateforme pouvant supporter la collaboration en temps réel au sein de l’organisation. CU est la pièce centrale de tout Cadre de Communication Corporative, mais si vous essayez de vous déplacer d’une collaboration Rampante vers la Marche, ne laissez pas l’architecture d’un cadre vous ralentir. Il est mieux de commencer la Marche par le fait même de marcher, plutôt que de simplement planifier de marcher.

Si vous avez déjà un système téléphonique (un PBX), vous pouvez aller de l’avant en construisant sur ce même système téléphonique. Mais ceci signifie généralement une amélioration. Si votre système téléphonique date de quelques années, vous aurez à consulter plus d’individus pour pouvoir prendre une décision. Il est plus difficile de commencer à marcher de cette façon.

Un autre aspect important du PBX est qu’avec tous les autres outils disponibles pour la communication en temps réel, le PBX n’est plus aussi important, et vous n’aurez pas besoin d’investir dans ce dernier, sauf s’il est inclut dans votre cadre de communication général.

Dirigez-vous vers ce billet de blog par Marty Parker de UC Stratégies – ‘Comment Bâtir un PBX’.

Plusieurs individus utilisent Skype ou d’autres produits de consommation gratuits pour les interactions entre individus, et cela peut bien fonctionner – voir ce billet de blog. Néanmoins, Skype n’est pas assez fiable et/ou évolutif pour votre organisation. La plupart des gens réalisent ceci lorsqu’ils passent plus de temps à gérer la technologie plutôt qu’à se concentrer sur la tâche à accomplir. Ceci indique qu’ils épargnent finalement peu en utilisant un outil gratuit. Lorsque ceci se produit, vous devez commencer à utiliser des outils de CU de plus haute qualité pouvant vous offrir une meilleure expérience collaborative, comme Jabber de Cisco, Lync de Microsoft ou toute autre solution commerciale de Communication Unifiée.

La Clé de la Collaboration Personne-à-Personne

Que vous utilisiez Skype ou une solution de CU plus robuste, l’élément le plus important afin d’accélérer la collaboration personne-à-personne est la technologie personnelle à lier à l’appel.

Qu’est-ce que je veux dire par là? Une technologie personnelle qui améliore l’expérience audio et vidéo en :

  • Éliminant le retour audio ou l’interférence et en offrant une bonne qualité audio afin que les participants puissent s’entendre et entendre les autres. Comment cela fonctionne?
    • Utilisez les écouteurs de votre iPhone/iPad ou autre, afin de les brancher à votre ordinateur, tablette ou cellulaire.
    • Ajoutez un appareil audio USB si vous travaillez dans un endroit silencieux et ne souhaitez pas être attaché à un appareil. Coût : 100 $ à 150$.
  • Améliorant l’expérience visuelle en AGRANDISSANT le contenu et la vidéo.
    • Tout ce qu’il vous faut est un 2ème écran connecté, votre ordinateur portable ou de bureau. Coût environ 120$.
  • Maintenant une bonne connexion pour la qualité et la continuité de l’appel. Même si la bonne connexion n’est pas une ‘technologie personnelle’, rien n’est plus dérangeant qu’un appel déconnecté à plusieurs reprises, voire perdu. Il vous faut donc une connexion stable. Il est plus difficile d’établir un prix approximatif pour ceci, mais il y a plusieurs façons de résoudre le problème :
    • Assurez-vous d’avoir assez de bande passante pour que tous les participants puissent se connecter sans étrangler la connexion.
    • Utilisez une technologie appropriée pour la bande passante, par exemple un appareil utilisant moins de bande passante ou qui s’adapte aux fluctuations.

Un appareil audio personnel et un 2ème écran sont les meilleurs investissements possibles afin d’améliorer la communication de personne-à-personne au sein de votre organisation. Enrichissez l’expérience et les individus pourront mieux collaborer.

Si vous êtes en mesure de promouvoir la collaboration de personne-à-personne entre les ‘Réunions les Plus Importantes’, vous serez passé de la collaboration rampante vers une bonne marche. Et ceci est un progrès important! J’ai moi-même eu cette expérience avec notre organisation, et j’ai pu le voir chez les autres.

Les 2 prochaines étapes pour se déplacer vers la Course sont :

  • 3ème étape : Inviter les Partenaires à Collaborer
  • 4ème étape : Inviter les Clients à Collaborer

Je parlerai de ceci en détail dans mon prochain billet.

L’élévation de la Salle de Réunion

A VMR is a room in the cloud, which replaces the requirement for a physical meeting room and it only exists temporarily when technology creates a connection between people.