Comment j’ai navigué dans les eaux troubles de la vidéoconférence : Confessions d’un PDG de Petite Entreprise

ThinkstockPhotos-163136597Je suis le propriétaire d’une petite entreprise et, comme tous les propriétaires de petites entreprises, ma denrée rare est le manque temps.

Je n’ai pas de temps.

Je n’ai pas de temps pour faire des recherches sur les innovations technologies de collaboration. C’était donc avec réticence que je me suis lancé dans de la recherche pour comprendre le principe de la vidéoconférence et comment celle-ci pourrait aider mon entreprise et moi-même.

Voici quelques détails :

  • Je gère une compagnie de services professionnels (nous vendons notre temps!)
  • Notre modèle d’affaires est construit sur les opérations à distance. Nos équipes sont basées en Ontario et au Québec. Nous embauchons les meilleurs individus, peu importe leur location, et nous ne leur demandons pas de rentrer au bureau chaque jour.
  • Nous utilisons des outils de collaboration tels que Skype, GoToMeeting, Join.me, des outils de productivité tels que Basecamp, Freshbooks et des produits Google pour communiquer avec les clients.

La vidéoconférence est un outil très puissant pour notre entreprise. Elle nous permet de planifier des réunions face-à-face peu importe l’endroit. Voir le langage corporel d’un individu lorsque vous discutez ou regarder quelqu’un dans les yeux pour voir s’il écoute vraiment est la différence entre être entendu et être bien compris.

Lorsque j’ai introduits la vidéoconférence dans la trousse à outils de ma petite entreprise, j’ai dû penser à trois choses importantes.

Connexion Internet

Si vous n’avez pas de bonne connexion internet, vous aurez un problème. La réalité du travailleur à la maison n’est pas fausse, c’est bien une réalité. Les fournisseurs de service internet devraient réagir et faire quelque chose. Les mauvais services offerts pour les comptes personnels ne sont pas assez efficaces et la connectivité du ‘grand bureau au petit bureau’ doit être adressée. Se connecter au Cloud ne fonctionne que si vous avez un bon service.

Installation en salle

Il n’y a rien de plus dérangeant que d’être en appel vidéo avec quelqu’un et que la caméra soit mal placé ou qu’il y ait un tas de choses dérangeants dans l’arrière-plan. Il ne faut pas beaucoup de choses pour créer un arrière-plan propre et attirant, peu importe où vous effectuez l’appel vidéo. Il ne faut prendre que quelques minutes pour bien considérer ce qui se passe derrière vous et ce que votre interlocuteur pourra voir. Cela fait une grosse différence dans la productivité de votre réunion et vous permet d’avoir l’air plus professionnel. Dans l’ère de YouTube, personne ne s’attend à un plateau de tournage à gros budget, mais on portera attention à l’arrière-plan. Planifiez donc votre salle en conséquence et assurez-vous de trouver le placement idéal pour les caméras et micros.

Équipement

J’ai dû acheter et retourner une douzaine de casques d’écoute depuis les trois derniers mois. Je commence à me sentir comme Boucle d’Or qui n’arrive pas à trouver la perfection. Le marché du consommateur pour ce type d’équipement n’est pas génial et malheureusement la plupart des propriétaires de petites entreprises se retrouvent souvent chez Best Buy. Mes amis d’ET Group m’ont présenté plusieurs options et m’ont fait essayer le casque à mains libres ClearOne, qui se connecte directement à mon ordinateur portable avec une connexion USB afin de supporter la portion audio de la vidéoconférence. Cela n’a pas coûté bien cher et je n’ai plus l’air d’un employé du service au volant de McDonald lorsque j’effectue un appel de vidéoconférence.

La réalité est que la plupart des propriétaires de petites entreprises n’ont pas beaucoup de temps, d’argent et de ressources afin de bien naviguer dans les eaux troubles de la vidéoconférence. L’écart entre le marché du consommateur et le marché d’affaires pour ce genre de solutions est très grand et sans alternative immédiate pour adresser les besoins d’appel vidéo entre les bureaux à domicile et les bureaux corporatifs.

Ceci étant dit, en tant que petite entreprise virtuelle, nous nous sommes engagés à travailler à distance et à utiliser la vidéoconférence; c’est efficace et productive, et cela convient à notre style de travail. Étant donné que le voyagement et la perte de productivité sont devenus un problème de taille pour les propriétaires d’entreprises en général, il ne sera pas long avant que le marché se renverse et que tous considèrent une forme quelconque de communication vidéo. George Jetson avait raison!

Portez attention à ces petites choses…

  1. Consultez votre fournisseur internet et assurez-vous qu’il vous offre la connexion et ligne audio possible. J’ai eu des problèmes pendant des mois avec la qualité audio (d’où ma recherche concernant le casque d’écoute), jusqu’à ce qu’ET Group m’indique que la qualité audio ne devrait pas être affectée par la bande passante limitée. Ils ont suggéré que je fasse vérifier ma ligne pour l’interférence et ils avaient raison. Il y avait un problème avec ma ligne.
  2. Recherchez l’équipement idéal, comme le casque à mains libre Clear One et effectuez des plusieurs tests. Il n’y a rien de pire qu’un son qui grésille, ou une communication qui n’arrête pas de se déconnecter lorsque vous parlez avec quelqu’un à cause d’une mauvaise connexion ou de l’équipement qui ne fonctionne pas.
  3. Trouvez un expert, comme ET Group, et obtenez de l’aide. Les gens vont toujours essayer de vous vendre des choses inutiles. Détaillez vos exigences à votre partenaire en collaboration avant de vous arrêter sur une solution finale.

À la fin de la journée, il y aura toujours des entreprises qui opteront pour un investissement en immobilier et demanderont à leurs employés de se présenter au bureau chaque jour. Nous avons décidé de réduire notre empreinte environnementale en réduisant les déplacements au bureau et nous épargnons beaucoup de temps et d’argent en travaillant à distance. Une épargne que nous pouvons partager avec nos clients. Ceci n’est pas à tous, mais pour ceux qui croient que ‘se voir’ a de la valeur, sachez que la vidéoconférence offre une expérience de communication bien plus riche. Pour nous, ceci nous permet d’être plus productif et d’innover pour nos clients.

Si vous désirez trouver un raccourci pour comprendre la vidéoconférence et comment l’utiliser dans votre entreprise, je suggère de contacter les experts d’ET Group. Ils pourront vous informer des possibilités qui s’offrent à vous et vous sauver du temps.

Marie Wiese est la bloggeuse invitée de ce mois-ci. Elle gère une entreprise nommée Marketing CoPilot et aide les entreprises comme ET Group à exécuter leur stratégie de présence web.

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