Comment obtenir plus d’espace dans un espace réduit – les facteurs qui éliminent le manque d’espace

xxDans notre dernier billet, ‘’Manquez-vous d’espace de travail? Toutes les entreprises avec lesquelles je discute ont ce problème, sans exception’’, nous soulignons deux tendances qui nuisent à la disponibilité de l’espace de réunion :

  • Les entreprises réduisent leur empreinte immobilière (moins d’espace = moins de salles)
  • Les organisations n’utilisent pas efficacement les salles existantes

La bonne nouvelle est qu’il y a des façons de combattre ces deux tendances négatives reliées à un manque d’espace de réunion en obtenant plus d’espace dans un espace réduit, et promouvoir un usage plus efficace des salles de réunion. Ce billet explore 6 solutions pour augmenter la capacité d’espace de réunion, même si vous tentez de réduire votre empreinte immobilière.

Obtenir ‘plus d’espace’ dans un ‘espace réduit’ :

  1. Réduisez votre espace ‘personnel’ et augmentez votre espace ‘d’équipe’ – un espace plus flexible

Steel-caseVous avez sans doute observé de plus en plus de gens se rencontrer dans des espaces à ‘concept ouvert’ ou se mettre au travail dans un espace ‘café’. Ceci est une des tendances principales, où les vieilles fermes cubiques de l’ère Dilbert (l’espace ‘personnel’) sont remplacées par une balance appropriée d’espaces de rencontre (espaces ‘d’équipe’) et d’espaces de travail pour les gens qui travaillent toute la journée à leur bureau.

Cette transformation permet d’obtenir beaucoup plus d’espace et supporte le changement vers un environnement de travail plus flexible, où les employés passent plus de temps sur la route ou à travailler à la maison. La meilleure partie est que les gens aiment beaucoup plus travailler dans ces espaces que dans un environnement de bureau traditionnel.

Plus d’espace ‘d’équipe’ signifie plus d’espace de réunion formel et informel.

  1. Des réunions virtuelles, ou dans le Cloud

La plupart d’entre nous avons vécu notre première réunion virtuelle sous forme d’appel conférence durant lequel personne ne se trouvait dans une salle de réunion. Ce concept s’est maintenant étendu à la conférence web, la vidéoconférence et la conférence sur tableau interactif – des modalités de conférence différentes. Plus il y a de modalités de conférence incluant une réunion virtuelle, plus l’expérience sera riche. En fait, vous pouvez rendre le tout comme si vous y étiez vraiment, si vous savez le faire correctement.

Et un espace de réunion physique n’est pas nécessaire pour les réunions virtuelles. Les gens peuvent y participer de n’importe où, tant qu’ils ont une connexion.

4 façons d’utiliser vos salles de réunion plus efficacement

“Des compagnies progressives comme BT et Oracle ont prouvé qu’il existe des avantages entrepreneuriaux reliés à un environnement de travail flexible.BT, par exemple, note une réduction de l’absentéisme de 63% parmi les employés flexibles. Steelcase Solutions, qui supporte des heures de travail flexibles, indique un taux de rétention des employés de 35% – plus élevé que la moyenne du Royaume-Uni.” Steelcase, Recherche 360

  1. Systèmes de Planification de Salles

Les systèmes de planification aident à gérer l’espace de réunion avec un but principal de maximiser la disponibilité de l’espace pour les réunions. Plusieurs organisations sont passées d’un système sur papier ou en personne, à un système électronique pour réserver la salle sur Exchange, Notes, ou tout autre système. Ceci est la première étape importante pour rendre la salle disponible à toutes les personnes de votre organisation, afin de céduler et maximiser l’utilisation de l’espace.

Une planification automatisée peut même offrir plus d’avantages pour votre organisation, si vous suivez des étapes additionnelles aussi avantageuses les unes que les autres :

  • Des panneaux associés avec le calendrier de la salle pouvant afficher le statut de l’horaire de salle à tous ceux se trouvant hors de la salle
  • Permettre aux gens de réserver la salle à partir des panneaux mentionnés ci-dessus
  • Rendre la salle disponible automatiquement si les gens qui ont réservé ne se présentent pas pour la réunion
  • Relier le système de planification à des règles d’automatisation afin de maximiser l’utilisation de la salle, l’efficacité de l’utilisation du courant et faciliter un démarrage plus rapide. Ceci supporte les efforts de préservation de l’environnement et de productivité. Par exemple, si des gens décident d’annuler une réunion mais ont toujours la salle sous réservation, après 15 min d’inactivité, la salle sera mise à disposition et tous les systèmes sous tension seront éteints.
  • Relier la salle avec la restauration, si cela s’applique à votre organisation

Nous écrirons un billet futur sur les systèmes de planification afin de fournir plus d’information sur le sujet.

  1. Faciliter les réunions par un temps de démarrages plus rapide

Combien de minutes, en moyenne, sont perdues à essayer de démarrer une réunion au sein de votre organisation?

Sérieusement, pensez au temps nécessaire pour obtenir l’équipement approprié dans la salle pour la réunion? Combien de temps cela prend-il pour connecter les participants à distance? Combien de temps faut-il pour ouvrir les matériaux de support?

Tous ces points peuvent affecter le temps de démarrage nécessaire pour une réunion de quelques minutes. Cela peut prendre plus de 15 minutes. Si vous accumulez tout le temps passé sur une durée d’un an, vous pourriez être choqué de l’impact financier associé à ceci.

Formule pour calculer le coût du temps perdu, à démarrer une réunion

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Un exemple : 10 salles x 5 réunions par jour et par salle x 225 jours par année x (4 individus x 100$ de l’heure) x (5 minutes/60 minutes) = 375 000$ par année. Et ceci ne représente que le coût par les individus ; la formule ne prend pas en considération le coût d’utilisation de la salle de réunion. Vous pouvez appliquer cette technologie pour vous aider à résoudre ce problème de plusieurs façons.

  • Démarrer la salle automatiquement afin qu’elle soit prête avant le début de la réunion à l’aide d’un système de planification avancé
  • Rendre la technologie dans la salle facile à utiliser (plus d’info ci-dessous)
  • Avoir tous les documents pertinents prêts à l’avance. Des systèmes de Collaboration et Communication Unifiée (C&CU), connectent la technologie ‘dans la salle’ à votre plateforme CU. Donc, la réunion peut démarrer avec tous les documents importants, disponibles. Un exemple de ceci est l’intégration des technologies SMART avec Microsoft Lync.
  1. Une fin de réunion plus rapide – automatisez les minutes de la réunion

Un des éléments les plus importants pouvant être résout avec la technologie est une fin de réunion plus rapide. L’impact de ceci peut être signifiant si vous additionnez les minutes perdues par jour et par tous vos employés.

Schulung eines Teams im BesprechungsraumCet élément résonne davantage lorsqu’un tableau à chevalet ou un tableau blanc est utilisé pour capturer les points importants de la discussion. Si vous prenez bien des notes, ce que la plupart d’entre nous – moi inclus – ne faisons pas, ceci pourrait ne pas être applicable. Mais, capturer la discussion et les idées d’innovation est très important.

Certains individus prennent une photo du tableau blanc et la font circuler autour de la table, mais même si cette solution a l’air bien, elle n’est pas très efficace.

Un tableau interactif (IWB, interactive whiteboard) facile à utiliser, qui fonctionne et avec des applications ordinaires, peut vous permettre d’aller loin. Les technologies SMART sont les chefs de file de cette technologie. Des notes illimitées (peu importe le nombre de pages) peuvent être envoyées instantanément à la fin de la réunion et tous les participants les recevront dès qu’ils auront quitté la salle. Ces notes peuvent être sauvegardées sous PowerPoint, Adobe PDF ou tout autre type de fichier afin d’être entreposées de manière appropriée pour une utilisation future.

Cette caractéristique de ‘fin de réunion’ peut justifier à elle seule, le coût d’un IWB pour certaines organisations. Cela permet aussi de libérer de l’espace sur un tableau blanc ordinaire avec le fameux PLO (Please Leave On), ou Veuillez ne Pas Effacer, afin d’utiliser les tableaux sans avoir peur de perdre de l’information lors de la prochaine réunion. Une fin de réunion plus rapide signifie aussi que la réunion précédente ne continuera pas au-delà de son temps alloué, empêchant la réunion suivante de commencer.

  1. La technologie facilite l’utilisation des systèmes de salle

Ceci est un sujet en soit, mais à un niveau très simple, les gens comparent le fait d’être capable d’utiliser un système de contrôle pour une salle de conférence, à une application sur leur iPad. Et ils s’attendent à ce que ce soit aussi facile à utiliser qu’une application provenant d’un iPad.

Cette attente n’est sans doute pas réaliste, mais elle est réelle.

Pourquoi n’est-ce pas réaliste?

Le système de contrôle pour une salle de réunion est connecté à tous les différents éléments de la salle – projecteurs, écrans, éléments AV, lumières, caméras, microphones, haut-parleurs, etc. Ces systèmes ne s’allument et ne s’éteignent pas aussi facilement et rapidement qu’une application iPad qui répond à votre toucher. L’interface d’utilisateur des écrans de contrôle a évolué de manière signifiante, tout comme d’autres technologies. Mais jusqu’à récemment, le mieux que l’on pouvait avoir était une grosse télécommande pour votre télévision avec bien plus de fonctions et capacité. Pour un utilisateur exposé à la ce type de ‘télécommande’, c’est beaucoup trop de devoir mémoriser rapidement tous ces boutons. Ceci mène à une frustration de l’utilisateur. Mais, l’attente demeure réelle, alors les concepteurs et programmeurs tentent de:

Alors que la nature du travaille change rapidement, les meilleures compagnies n’attendent plus. Elles réclament des opportunités gagnantes pour tous en encourageant le travail flexible au lieu d’attendre. En regardant vers le futur, elles réalisent que c’est la direction vers laquelle il faut diriger les affaires”. – Steelcase, Recherche 360

  • Simplifier l’interface et limiter certains contrôles fonctionnels disponibles pour l’utilisateur
  • Employer des principes de conception GUI autant que possible avec la technologie
  • Imiter le panneau de contrôle d’un iPad afin que l’utilisateur puisse se sentir familier avec l’appareil à utiliser
  • Utiliser les technologies de panneaux de contrôle les plus récentes pour des fonctions de ‘glisser-déposer’ (ceci est un bon pas vers l’avant mais vient tout juste d’entrer sur le marché)

 

Il va sans dire que plus les technologies de salle sont faciles à contrôler, plus le temps de réunion sera utilisé de manière efficace. Le contrôle de la technologie s’immisce dans l’arrière-plan, ce qui est l’objectif de la conception de ces technologies.

Plusieurs des solutions discutées ci-haut sont les pièces d’une stratégie générale nécessaire pour gérer vos solutions de technologies de collaboration en temps réel. Contactez-nous pour en apprendre plus ou pour obtenir de l’aide sur certains aspects.

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