Déplacer l’Aiguille de Collaboration de votre Entreprise

Comment se déplacer du 72% vers le 28%

ThinkstockPhotos-179693829Les gens comprennent bien avec de l’expérience, qu’ils peuvent accomplir bien plus lorsqu’ils collaborent. Et les données nous indiquent que les entreprises ayant une meilleure collaboration sont de 2 à 6 fois plus productives que leurs semblables.

Néanmoins, la plupart de ces entreprises et de ces départements font parties des 72% des organisations ayant une maturité de collaboration ‘Non-Soutenue’ ou ‘Non-Intégrée’.

Que je discute avec une petite entreprise ou un département au sein d’une grande entreprise, une chose est sûre : ils désirent mieux collaborer, être en mesure d’accomplir une communication efficace et posséder un meilleur angle collaboratif. Même s’ils effectuent déjà certains aspects collaboratifs, ils savent qu’ils devraient faire plus, mais ils ne savent pas quoi faire afin d’améliorer cela. Même lorsque nous commençons à discuter des choses qu’ils pourraient faire, ils ont de la difficulté à imaginer que de nouveaux outils collaboratifs peuvent être utilisés au sein de l’entreprise. Certaines fois, ils ne peuvent pas s’imaginer devoir faire de nouvelles dépenses reliée à ces outils pour obtenir une meilleure collaboration.

Il y a plusieurs choses différentes que vous pouvez faire afin de renforcer le muscle collaboratif de votre organisation et accélérer votre performance collaborative.

Voici un tableau provenant de l’initiative ‘’Collaboration Inspirée’’ de SMART Technologies, démontrant plusieurs éléments à ajuster au sein de votre organisation.

collaboration-wheel1Ces éléments sont très bons pour une approche de ‘’haut en bas’’ à la collaboration de votre entreprise, mais ne sont pas très efficaces lorsque votre entreprise ne possède pas les ressources pour conduire une analyse de ‘’haut en bas’’.

La plupart des organisations optent pour une approche Rampe, Marche, Cours (R-M-C), ce qui est une bonne stratégie; par contre plusieurs ne franchissent jamais le stage rampant – ce sont les 72% dont nous parlions.

Donc, comment pouvez-vous utiliser la stratégie R-M-C et vous assurer de progresser?

1ère étape : La Réunion la Plus Importante

Peu importe la grosseur de votre entreprise, réduisons notre discussion à un niveau départemental afin de rendre le tout applicable à chaque individu. Posez-vous la question : quelle est la réunion la plus importante ayant lieu au moins chaque mois?

Les chances sont que peu importe la réunion choisie, il s’agit d’une réunion de mise à jour et/ou de suivi (une réunion ayant pour objectif de synchroniser les activités d’une équipe et de se mettre à jour sur les développements depuis la dernière réunion). Ceci pourrait être une réunion de ventes hebdomadaire, une réunion d’opérations, de projet, etc. – vous comprenez l’idée.

Durant la réunion, il est probable que l’équipe fasse des ajustements à un plan de projet ou à un tableau, afin de surveiller le progrès effectué depuis la dernière réunion et de déterminer quels efforts doivent être déployés. Une fois la réunion identifiée, vous devriez maintenant répondre à ces questions d’un point de vue de collaborateur :

Est-ce que les participants sont sur place ou sont à distance? S’il y a des participants à distance, sont-ils seul ou y a-t-il une autre salle de réunion avec plusieurs autres participants (ou bien les deux)?

Quelles technologies utilisez-vous? Comment les utilisez-vous?

Que manque-t-il? Comment désirez-vous engager les individus davantage?

Selon les réponses à ces questions, vous pouvez commencer à augmenter peu à peu votre ‘Réunion la Plus Importante’. Les premières améliorations ne coûtent généralement pas grand-chose. Pourquoi? Parce que la plupart des gens ne savent pas comment tirer le meilleur parti de la technologie qu’ils utilisent déjà. Parfois j’assiste à la ‘Réunion la Plus Importante’ d’un client et lorsque la réunion est terminée, je suis en mesure d’identifier 2 ou 3 choses qui pourrait améliorer la réunion pour tous les participants, simplement en ajustant quelques éléments.

La partie suivante de la collaboration rampante est d’ajouter quelques pièces technologiques afin d’améliorer la réunion. Celles-ci peuvent couter entre 100$ et 2000$. Ajouter ces pièces permet d’améliorer la qualité de la réunion et d’entendre tout le monde.

L’étape suivante est celle qui nous permettra d’être en mesure de passer de la collaboration rampante vers la marche. C’est ici que nous mettrons en place les moyens d’améliorer la réunion avec une meilleure technologie, rendant la collaboration en salle et à distance plus facile – comme si tous les participants étaient au même endroit.

C’est également à cette étape qu’il faudra dépenser un peu plus d’argent pour la technologie SI vous désirez vous rendre à ce point. Les types de technologie à ajouter seront :

  1. Partage de contenu en-salle
  2. Audio de haute qualité
  3. Affichage LED grand format & plusieurs afficheurs
  4. Vidéo-conférence
  5. Capacité de salle multifonctions
  6. Tableaux Blancs Électroniques Interactifs
  7. Et plus

Selon la grandeur de votre salle, ces technologies peuvent s’additionner rapidement. Chaque technologie en soi peut coûter quelque milliers dollars au départ et selon le format peut facilement coûter dans les dix milles dollars. Sachez que si vous avez des contraintes budgétaires, vous pouvez prioriser les technologies et les implémenter une à la fois, jusqu’à ce que vous obteniez l’expérience collaborative désirée pour votre ‘Réunion la Plus Importante’.

La ‘Réunion la Plus Importante’ est généralement la raison nécessitant la technologie de salle afin d’accélérer la collaboration et faciliter la communication. Selon mon expérience elle joue un rôle secondaire, mais qui reste important, au sein du développement collaboratif d’une entreprise. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous accélérez la collaboration de toutes les activités ayant lieu entre les ‘Réunions les Plus Importantes’. Si vous pouvez améliorer la collaboration entre les membres d’équipe lors des activités journalières, vous serez en pleine Marche. Mais comment faire cela?

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2ème étape: Activités d’Équipe Entre les Réunions Les Plus Importantes

Restez à l’écoute pour les étapes 2 à 4 sur l’amélioration de la collaboration au sein de votre entreprise ou département. Mais souvenez-vous que vous pouvez renforcer votre muscle collaboratif en :

  1. Améliorant peu à peu la réunion et en choisissant de réaliser de petites avancées vers une meilleure collaboration – certaines choses graduelles sont sans danger et ne coûte rien.
  2. Effectuant un changement plus radical, en ajoutant quelque chose de nouveau. Ne soyez pas effrayés de faire de grandes avancées – les avantages en valent la dépense.
  3. Planifiant un apprentissage avec chaque étape franchie.

Et souvenez-vous du but, vous pouvez rendre votre entreprise de 2 à 6 fois plus productive en augmentant la vélocité de votre collaboration.

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