Est-ce que trop de collaboration au travail entrave la productivité?

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La plupart des travailleurs ont des difficultés à travailler efficacement.

Selon la compagnie d’architecture et conception globale Gensler, qui a récemment publié son Sondage de Travail É-U 2013, la plupart des travailleurs ont des difficultés à travailler efficacement. Un journal de Toronto a publié un article avec la mention “Trop de collaboration au travail entrave la productivité“. Est-ce que cela signifie que votre organisation ne devrait pas collaborer davantage?

Non, ceci signifie que si vous n’avez pas la bonne balance, cela peut mener à des résultats non-désirés et probablement négatifs.

Les Échecs mènent à la Réussite

Malcolm Gladwell illustre un exemple de l’agence de publicité TBWAChiatDay dans son article Designs for Working du New Yorker. Il cite, “La firme a été engagée dans expérience radicale, et d’une certaine manière, désastreuse, avec un bureau ‘non-territorial’ : personne n’avait de bureau ou d’équipement à soi. C’était une expérience qui encourageait l’échec en négligeant tous les aspects de voisinage d’un bureau.

À l’opposé, leur nouvel environnement de travail est presque un exemple parfait des principes communautaires. Cette agence est située dans un entrepôt gigantesque recyclé, trois étages de haut et la grandeur de trois terrains de football. Il est connu sous le nom informel de Advertising City, et c’est exactement ce que c’est : un genre de voisinage urbain construit artistiquement… Des salles de réunion et de projets ainsi que plusieurs coins fermés pour les employés qui doivent se concentrer, sont éparpillés à travers l’immeuble.”

Une balance efficace entre Ordre et Chaos est nécessaire.

Steve Johnson, auteur de “Where Good Ideas Come From” (D’où viennent les bonnes idées), commente sur le nouveau bureau TBWAChiatDay.

“Sur tous les fronts, c’était un échec monumental, surtout parce que ça remplaçait l’ordre excessif par le chaos excessif…travailler dans un bureau ouvert signifie travailler exclusivement en public, ce qui est tout aussi terrible que de travailler dans son propre laboratoire privé.”

Le Concept des Réseaux Liquides pour Obtenir la Balance Adéquate.

Le livre de Johnson introduit le concept des ‘Réseaux Liquides’ comme métaphore pour la balance adéquate. Liquide, à l’opposé de gazeux ou solide. Un réseau gazeux est trop volatile, comme le chaos discuté précédemment, et un réseau solide est trop rigide pour soutenir le flux d’idées.

Johnson cite le travail de Kevin Dunbar, psychologiste à McGill, en indiquant : ‘Même avec la technologie avancée d’un important laboratoire en biologie moléculaire, l’outil le plus productif pour générer de bonnes idées reste la réunion de personnes autour d’une table pour discuter. La réunion de laboratoire créé un environnement où de nouvelles combinaisons peuvent se produire, où l’information peut fuiter d’un projet à un autre. Lorsque vous travaillez seul à un bureau en regardant dans un microscope, vos idées restent, elles sont les vôtres. Le flux social de la conversation de groupe tourne ce solide privé en un réseau liquide.’

Les réunions de salle de conférence génératives de Dunbar nous rappellent que l’architecture physique de notre environnement de travail peut avoir un effet transformatif sur la qualité de nos idées.

“La façon la plus rapide de geler un réseau liquide est de mettre les gens dans des bureaux privés, ce qui est une des raisons principales pour lesquelles la plupart des entreprises de l’ère du Web ont conçu des environnements de travail autour d’espaces commun où la discussion informelle et entre les départements peut avoir lieu sans planification’’.

De retour à l’article de Gladwell…

“Mais lorsque les employés sont assis, cloitrés dans leur bureau en silence et travaillant de manière industrielle, ça ne fonctionnera pas de la bonne manière. En effet, l’innovation – le cœur de l’économie du savoir – fondamentalement sociale. Les idées viennent tout autant lors de conversations décontractées qu’au sein d’une réunion formelle. Plus précisément, comme les études l’ont démontré les unes après les autres, les meilleures idées sont découvertes lors de contacts décontractés, parmi différent groupes au sein d’une compagnie, dans n’importe quel environnement de travail. (Le Réseau Liquide de Johnson).

L’innovation se produit lors des interactions entre des gens se trouvant à une distance confortable les uns des autres, ni trop proche ou trop éloigné.

Faire en sorte que les gens d’un département rencontre par hasard des gens d’un autre département n’est pas aussi facile que ça en a l’air.”

Johnson nous dit que,

“… s’il y a une seule maxime dans les arguments de ce (son) livre, c’est que nous nous portons mieux en connectant nos idées plutôt qu’en les protégeant. Les bonnes idées ne veulent peut-être pas être libres, mais elles veulent se connecter, fusionner, se combiner. Elles désirent se réinventer en franchissant les limites conceptuelles. Elles veulent se compléter les unes et les autres tout autant qu’elles désirent être en compétition.”

Ou, tout simplement – pour être innovateur il faut collaborer. Vous devez vous mettre dans une position où vous percutez, heurtez et renversez les idées et perspectives des autres. Parce que faire cela, permettra de découvrir de nouvelles pensées et idées que vous n’exploreriez pas en isolation.

L’étude de Gensler dit aussi que ‘’ …le focus et la collaboration sont des modes de travail complémentaires…Nous savons que le focus et la collaboration sont tous deux des facteurs importants au succès de toute organisation dans l’économie d’aujourd’hui.”  Dans un environnement de travail balancé, les employés prospèrent.

4 différents modes de travail.

Un livre blanc de Steelcase, paru en juin 2010, intitulé ‘Comment l’environnement de travail peut améliorer la collaboration’ (How the workplace can improve collaboration) parle d’un changement, celui d’un travail individuel à une approche collaborative.

“Parmi les découvertes clés se trouvait la validation d’un changement fondamental qui s’est produit : la plupart du travail fait aujourd’hui est effectué en collaboration avec les autres, plutôt qu’individuellement. De plus, au lieu d’être une activité segmentée effectuée à un endroit désigné comme une salle de conférence, la collaboration est pratiquement constante et s’étire sur toute la journée. Elle se produit à des bureaux, dans des corridors, des espaces d’équipe, sur des téléphones intelligents et via Internet. C’est souvent spontané et informel, plutôt que prévu à l’avance.

Lorsque l’espace de travail est conçu pour supporter les nouvelles réalités de la collaboration, ceci résulte en un meilleur apprentissage, plus d’innovation et des prises de décisions plus rapides.

Le livre blanc indique aussi que son étude a révélé que les gens ont besoin de 4 modes de travail différents :

1. Temps de concentration
2. Temps de collaboration
3. Apprentissage
4. Relations Sociales

La combinaison dépendra de qui vous êtes et de ce que vous faites. La balance des 4 modes varie.

Comment est-ce que les travailleurs à distance peuvent se retrouver dans cette ‘Soupe de Collaboration’?

Dans la Partie 2, nous explorerons si se trouver dans le même espace physique est critique pour améliorer la collaboration.

Si vous désirez plus d’information sur comment obtenir la balance adéquate des modes de travail pour votre organisation, veuillez nous contacter.