Est-ce qu’il est critique d’être au même endroit pour améliorer la collaboration?

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La Première Partie de ce blog abordait le besoin de la conception d’un bureau optimisé pour offrir un environnement de travail propice à la concentration et à la collaboration. La collaboration est impérative pour l’évolution organisationnelle et la création d’environnements où les gens peuvent partager des expériences et des idées, C’est primordial pour l’innovation.

Les principes encourageant la collaboration

J’ai fait référence à un livre blanc de Steelcase, ‘Comment l’environnement de travail peut améliorer la collaboration’, en Juin 2010. Il parle d’un changement qui a lieu dans la nature du travail, passant de de quelque chose d’individuel à quelque chose de collaboratif.

“Parmi les résultats se trouve la validation d’un changement fondamental s’est produit : la plupart des journées de travail se passent en collaboration plutôt qu’individuellement. De plus, au lieu d’avoir une activité segmentée effectuée à un endroit désigné tel qu’une salle de conférence, la collaboration est maintenant presque constante et s’étire sur la journée. Elle se produit à un bureau, dans les corridors, dans les espaces d’équipe, sur les téléphones intelligents et via Internet. C’est souvent spontané et informel, plutôt que planifié à l’avance. Lorsque l’environnement de travail est conçu pour supporter entièrement les nouvelles réalités de la collaboration, un meilleur apprentissage, plus d’innovation et des décisions plus rapides peuvent se produire.”

J’ai aussi fait référence à un article de Malcolm Gladwell indiquant que “L’idée est que de pousser des collègues à rencontrer les collègues d’un autre département n’est pas aussi facile que ça en a l’air.”

Est-il plus facile d’effectuer un appel externe que de se déplacer d’une salle à une autre?

Gladwell fait ensuite le lien avec une étude de Thomas Allen, MIT, sur comment les ingénieurs communiquent dans les laboratoires R&D. Deux conclusions signifiantes :

1. “Allen a établi que la vraisemblance de la communication entre deux individus diminuait drastiquement lorsque la distance entre leur bureau s’agrandissait : nous sommes quatre fois plus porté à communiquer avec quelqu’un six pieds plus loin que soixante pieds plus loin. Et les gens assis à plus de soixante-quinze pieds de distance ne se parlent presque jamais.”
2. “La deuxième trouvaille d’Allen est encore plus inquiétante. Lorsque les ingénieurs ne parlaient pas à ceux qui étaient proche, la plupart d’entre eux passaient leur temps à parler aux personnes qui ne travaillaient même pas pour l’entreprise – leur ancien professeur de science informatique ou un ancien collègue de chez Apple. Il a conclu qu’il était plus facile d’effectuer un appel externe que d’aller de l’autre côté de la salle.”

Ceci suggère que d’être dans le même espace physique n’améliore pas forcement la rapidité de collaboration au sein d’une organisation. L’espace peut être réarrangé pour permettre aux gens de communiquer, mais, comme indiqué dans la première partie de ce billet, il ne faut pas négliger les autres modes de travail.

Et les travailleurs à distance?

Il est de plus en plus commun pour les individus de travailler sur la route ou à la maison.

Ma femme en est l’exemple parfait. Elle travaille pour une grande compagnie pharmaceutique en tant que représentante terrain (commerciale). Elle est sur le terrain toute la journée et travaille quelque fois à la maison pour se connecter et échanger avec ses collègues afin de compléter son travail administratif. Elle travaille donc sur la route et à la maison. Elle n’a pas du bureau auquel elle peut se rendre à tous les jours. Les réunions avec l’administration se passent sur la route, au Starbucks du coin ou dans son restaurant préféré.

Est-ce que cela veut dire qu’elle ne peut pas vraiment collaborer et faire part d’idées innovatrices à sa compagnie? Pas vraiment. Sa compagnie demande l’avis des représentants itinérants régulièrement et les font participer en tant que collaborateurs aux initiatives stratégiques et culturelles.

Yahoo! a demandé à ses travailleurs à distance de retourner au bureau

Plus tôt cette année, Marissa Mayer, la PDG de Yahoo! a demandé à tous ses travailleurs à distance de retourner au bureau – est-ce que cela signifie la fin du travail à distance?

• Certains considèrent cela comme étant un pas en l’arrière
• D’autres disent que c’était une situation unique et que Mayer n’avait pas d’autre choix

Il y aura toujours des situations uniques qui sembleront aller à l’inverse du progrès (qui utilise une main d’œuvre distribuée hors du bureau). Mais la porte reste ouverte et les avantages d’une main d’œuvre dispersée sont clairs.

94% des travailleurs à distance produisent un meilleur travail et travaillent 24 jours de plus par année

Les sondages nous démontrent que les travailleurs à distance ‘travaillent 24 jours de plus par an, si on compare ce qu’ils feraient s’ils devaient se rendre au bureau tous les jours’. 94% des travailleurs disent qu’ils produisent un meilleur travail de la maison que du bureau.

Donc, les travailleurs obtiennent plus de temps de qualité pour se concentrer – pour produire plus de travail et de meilleure qualité, mais ils peuvent toujours collaborer à distance, surtout s’ils possèdent un ensemble de technologies de collaboration qui offre une expérience enrichie.

Ceci semble être un scénario gagnant!

Le terme collaboration est répété de plusieurs façons, et cela peut être difficile à comprendre parfois. J’ai commencé à compiler certains des principes de collaboration : j’en ai maintenant sept que je vais partager avec vous :

7 Principes Collaboratifs

• La collaboration n’est pas seulement des gens qui discutent ensemble
• La collaboration se produit en temps réel et de manière itérative (sujet d’un prochain billet).
• La collaboration se produit dans les petits espaces et dans les espaces ouverts. Une bonne balance d’espace individuel et de groupe est nécessaire, ce qui prend aussi en considération le type de travailleur d’entreprise (classes d’utilisateurs).
• La collaboration véritable a quatre phases. Une seule de ces phases nécessite un groupe d’individu qui se rassemble.
• La façon dont vous collaborez dépend de votre métier – avocat, vendeur ou courtier d’assurance.
• La collaboration peut être tout aussi efficace si les gens sont physiquement présents ou connectés via la technologie.
• Les types de technologie utilisés affecteront la richesse de l’expérience collaborative.

Le changement est constant. Nous nous déplaçons vers une économie basée sur la connexion et comment la manière dont nous collaborons dans l’Économie de Connexion est très importante pour le succès de votre organisation.

Dans son livre “The Icarus Deception” (La Déception Icarus), Seth Godin décrit ceci comme suit :

“Alors que nous nous déplaçons d’une économie industrielle qui encourage la conditionnalité (un Réseau Solide) vers une économie connectée qui encourage les accomplissements (un Réseau Liquide), la question est la suivante : Est-ce que nous encourageant ce changement avec une culture qui nous encourage à rêver de choses importantes? Quels sont les défis que nous devons réussir? Quand devront nous les encourager ou leur demander à passer des tests standardisés et guides pour les débutants vers un travail qui importe?”

Si vous désirez obtenir plus d’information sur les 7 Principes Collaboratifs et comment les appliquer à votre entreprise, contactez-nous.