Favoriser la Collaboration entre vos “Réunions les Plus Importantes”

52ème partie : Déplacer l’aiguille de collaboration au sein de votre organisation

Dans la première partie de ce billet, je vous ai parlé de votre ‘Réunion la plus Importante’ et comment vous pouvez :

  1. Améliorer peu à peu la réunion en faisant de petites avancées vers une meilleure collaboration – certaines choses graduelles sont sans danger et ne coûtent rien.
  2. Effectuer un changement plus radical en ajoutant quelque chose de nouveau. Ne soyez pas effrayé de faire de grandes avancées – les avantages en valent la dépense.
  3. Planifier un apprentissage avec chaque étape franchie.

Ces activités étaient de manière collective la première étape vers une meilleure collaboration au sein de votre département ou entreprise.

Si nous retournons vers le passé un peu, la majorité des ‘Réunions les Plus Importantes’ avec des participants à distance étaient des appels conférence.

Lorsque des outils de conférence tels que WebEx et GoToMeeting sont arrivés sur le marché, les participants de réunion connectés à différents endroits étaient en mesure de partager du contenu en parallèle avec la conférence audio. Ces outils de conférence ont continué leur évolution en ajoutant la voix (au lieu d’un appel parallèle) en plus de la vidéo et l’annotation interactive. Ils ont permis à la ‘Réunion la Plus Importante’ d’évoluer d’une simple conférence à voix vers une réunion ‘voix + contenu + vidéo + annotation’.

La capacité améliorée des technologies de conférence mène à une expérience plus riche pour tous les participants – lire ce billet pour plus d’information sur comment augmenter la richesse de cette expérience.

Mais j’ai aussi établi que, même s’il est important d’obtenir une meilleure collaboration durant votre ‘Réunion la Plus Importante’, vous pouvez faire progresser la collaboration de manière encore plus signifiante en améliorant la collaboration au sein des activités d’équipe entre les ‘Réunions les Plus Importantes’.

2ème Étape : Les Activités d’Équipe Entre les Réunions les Plus Importantes

Beaucoup plus de temps et d’effort sont déployés entre les ‘Réunions les Plus Importantes’ que durant ces réunions mêmes. Donc, il est évident que si vous êtes en mesure d’améliorer la collaboration de votre équipe entre les réunions, vous serez aussi en mesure d’accélérer la collaboration de votre entreprise de manière générale.

On se déplace d’une collaboration rampante vers la marche – on se rappelle ici l’analogie Rampe-Marche-Cours (R-M-C) du billet précédent.

Cependant, WebEx ou GoToMeeting, aussi efficace soient-ils pour les réunions, ne sont pas les outils idéaux pour la collaboration journalière entre les membres d’équipe.

Pourquoi cela?

Parce que ce sont des outils conçus pour les réunions. C’est la force de ces outils; faciliter les réunions. Plusieurs types de réunions, comme c’est le cas pour WebEx.

Les outils de réunions sont :

  • Orientés vers une réunion ‘un à plusieurs’, où le propriétaire de la réunion possède plus de contrôle.
  • Des évènements à l’horaire – il faut planifier la réunion pour ensuite l’avoir.

1Afin de déplacer la collaboration vers les opérations journalières de vos membres d’équipe, vous devez remplacer les outils conçus pour les réunions par des outils conçus pour la collaboration ad hoc. Par exemple des outils de Communication Unifiée (CU).

GoToMeeting et WebEx ne permettent pas la collaboration ad hoc. Ils ne possèdent pas Presence, IM (messagerie instantanée – hors de la fonction de bavardage permise en réunion) ou appel audio ou vidéo ad hoc. La technologie WebEx/GoToMeeting est conçue pour les réunions, et non comme une plateforme de communication pour supporter les opérations journalières.

Une bonne plateforme de CU comme Jabber ou Lync incorpore de la technologie afin de faciliter les réunions. Il s’agit d’une seule plateforme pouvant supporter la collaboration en temps réel au sein de l’organisation. CU est la pièce centrale de tout Cadre de Communication Corporative, mais si vous essayez de vous déplacer d’une collaboration Rampante vers la Marche, ne laissez pas l’architecture d’un cadre vous ralentir. Il est mieux de commencer la Marche par le fait même de marcher, plutôt que de simplement planifier de marcher.

Si vous avez déjà un système téléphonique (un PBX), vous pouvez aller de l’avant en construisant sur ce même système téléphonique. Mais ceci signifie généralement une amélioration. Si votre système téléphonique date de quelques années, vous aurez à consulter plus d’individus pour pouvoir prendre une décision. Il est plus difficile de commencer à marcher de cette façon.

Un autre aspect important du PBX est qu’avec tous les autres outils disponibles pour la communication en temps réel, le PBX n’est plus aussi important, et vous n’aurez pas besoin d’investir dans ce dernier, sauf s’il est inclut dans votre cadre de communication général.

Dirigez-vous vers ce billet de blog par Marty Parker de UC Stratégies – ‘Comment Bâtir un PBX’.

Plusieurs individus utilisent Skype ou d’autres produits de consommation gratuits pour les interactions entre individus, et cela peut bien fonctionner – voir ce billet de blog. Néanmoins, Skype n’est pas assez fiable et/ou évolutif pour votre organisation. La plupart des gens réalisent ceci lorsqu’ils passent plus de temps à gérer la technologie plutôt qu’à se concentrer sur la tâche à accomplir. Ceci indique qu’ils épargnent finalement peu en utilisant un outil gratuit. Lorsque ceci se produit, vous devez commencer à utiliser des outils de CU de plus haute qualité pouvant vous offrir une meilleure expérience collaborative, comme Jabber de Cisco, Lync de Microsoft ou toute autre solution commerciale de Communication Unifiée.

La Clé de la Collaboration Personne-à-Personne

Que vous utilisiez Skype ou une solution de CU plus robuste, l’élément le plus important afin d’accélérer la collaboration personne-à-personne est la technologie personnelle à lier à l’appel.

Qu’est-ce que je veux dire par là? Une technologie personnelle qui améliore l’expérience audio et vidéo en :

  • Éliminant le retour audio ou l’interférence et en offrant une bonne qualité audio afin que les participants puissent s’entendre et entendre les autres. Comment cela fonctionne?
    • Utilisez les écouteurs de votre iPhone/iPad ou autre, afin de les brancher à votre ordinateur, tablette ou cellulaire.
    • Ajoutez un appareil audio USB si vous travaillez dans un endroit silencieux et ne souhaitez pas être attaché à un appareil. Coût : 100 $ à 150$.
  • Améliorant l’expérience visuelle en AGRANDISSANT le contenu et la vidéo.
    • Tout ce qu’il vous faut est un 2ème écran connecté, votre ordinateur portable ou de bureau. Coût environ 120$.
  • Maintenant une bonne connexion pour la qualité et la continuité de l’appel. Même si la bonne connexion n’est pas une ‘technologie personnelle’, rien n’est plus dérangeant qu’un appel déconnecté à plusieurs reprises, voire perdu. Il vous faut donc une connexion stable. Il est plus difficile d’établir un prix approximatif pour ceci, mais il y a plusieurs façons de résoudre le problème :
    • Assurez-vous d’avoir assez de bande passante pour que tous les participants puissent se connecter sans étrangler la connexion.
    • Utilisez une technologie appropriée pour la bande passante, par exemple un appareil utilisant moins de bande passante ou qui s’adapte aux fluctuations.

Un appareil audio personnel et un 2ème écran sont les meilleurs investissements possibles afin d’améliorer la communication de personne-à-personne au sein de votre organisation. Enrichissez l’expérience et les individus pourront mieux collaborer.

Si vous êtes en mesure de promouvoir la collaboration de personne-à-personne entre les ‘Réunions les Plus Importantes’, vous serez passé de la collaboration rampante vers une bonne marche. Et ceci est un progrès important! J’ai moi-même eu cette expérience avec notre organisation, et j’ai pu le voir chez les autres.

Les 2 prochaines étapes pour se déplacer vers la Course sont :

  • 3ème étape : Inviter les Partenaires à Collaborer
  • 4ème étape : Inviter les Clients à Collaborer

Je parlerai de ceci en détail dans mon prochain billet.

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