La collaboration est un investissement qui offre un rendement composé

Accélérer le flux de travail dans l’écosystème collaboratif de Justice

Dans deux de mes récents blogs, j’ai parlé de la façon dont les écosystèmes du secteur de la Santé et de l’Enseignement Supérieur ont été transformés. L’exemple donné dans la Santé concernait l’application des outils de la technologie qui transforment de façon créative, une partie spécifique du domaine de la santé. Dans l’Enseignement Supérieur les nouvelles technologies sont appliquées petit à petit au travers de l’écosystème, ce qui finira par transformer la façon dont le modèle de l’enseignement va fonctionner.

Ce sont deux exemples d’un écosystème qui a été transformé pour être plus collaboratif, où les délais sont compressés et où la richesse de la communication a nettement augmenté. L’un est une restructuration ciblée d’une partie d’un écosystème, l’autre est une érosion et une réforme d’un écosystème.

La technologie est en train de changer la façon dont toutes les industries et les écosystèmes dont ils font partis travaillent. Une organisation peut choisir le degré auquel ils adopteront l’évolution délibérée de leur écosystème. Les organisations avec le plus fort taux d’adoption mèneront l’innovation de leur industrie. L’innovation moderne est du domaine d’équipes de personnes hautement collaboratives versus la grande connaissance d’un seul innovateur.

Pour accélérer la collaboration dans votre organisation, pour restructurer volontairement le «comment», utilisez les 5 Principes Directeurs pour la collaboration accélérée:

  1. Passer à la communication en “temps réelle”
  2. Construire des expériences de communications “Riches” entre les personnes.
  3. Cibler un important RSI de collaboration
  4. Comprimer les délais de traitement
  5. De petites équipes

Voir ce blog pour plus de détails sur les 5 Principes Directeurs

Les outils technologiques permettent d’appliquer ces cinq principes. Regardons maintenant comment les appliquer à l’écosystème de la Justice peut les aider à le transformer.

L’écosystème collaboratif de Justice

L’écosystème de la Justice est un système complexe qui a évolué pendant des centaines d’années conjointement avec le développement de la société. C’est la partie “Loi & L’Ordre” de notre société. Est-il possible d’appliquer de nouveaux outils de communication pour réaliser des avantages économiques drastiques ?

A partir du blog “les 5 principes”, il y a trois grandes catégories pour améliorer la communication:

  1. Formation
  2. Amélioration des processus
  3. La technologie – une meilleure communication

Les trois catégories peuvent améliorer la communication, mais seule la technologie peut transcender sa propre catégorie et affecter les deux autres catégories en permettant l’amélioration des processus et une formation plus rentable. Cela est particulièrement vrai dans les organisations dites plus traditionnelles où les processus sont rigides et la formation est déjà bien ancrée dans la culture de l’organisation.

Depositphotos_52994355_mLe système de justice est un écosystème traditionnel avec des processus rigides (les lois sont en soit sont basées sur un code des plus rigide) et des initiatives de formation bien établies.

L’écosystème de la Justice, dans une vue simplifiée, comporte quatre volets différents: Judiciaires, Application de la loi, Juridiques et Correctionnels.

Dans cet écosystème d’organisations, la possibilité d’améliorer la communication réside dans l’application de la technologie, précisément parce que les processus sont formels et la formation est bien ancrée dans la culture actuelle.

Avec cette toile de fond de concepts, nous allons voir comment les trois catégories de RSI – Economies Opérationnelles, Amélioration de la Productivité et de la Transformation Stratégique – peuvent être appliquées à l’écosystème de Justice pour le transformer par la technologie de collaboration afin de bonifier le RSI d’affaires initial.

Audiences de détention provisoire (Comparution)

Les personnes en détention provisoire sont des individus qui ne sont pas admissibles au paiement d’une caution, et qui sont détenus dans des centres de détention provisoire dans l’attente de leur procès. Quand ils sont tenus de comparaître devant un juge pour une première fois, ceci est appelé ‘’La Comparution’’. Cette première comparution nécessite beaucoup de ressources. Les personnes inculpées ont généralement besoin de passer une journée entière à être transférés d’abord du centre de détention vers la salle d’audience, puis à nouveau dans le sens inverse. Cela requiert des gardiens (au moins 2, parfois 4), véhicules de transport spécialisés, autres couts associés à ces déplacements pour la journée – repas, essence, etc. De plus il faut ajouter des espaces de détention provisoires dans les locaux de courts de justice et en plus il faut ajouter les risques inhérents au transport des prisonniers tout au long de cette initiative.

Économies opérationnelles

Les économies les plus faciles à obtenir dans tout écosystème sont d’ordre opérationnel. Elles ont lieux soit quand vous arrêtez de faire quelque chose que vous faisiez, ou que vous le faites d’une manière différente de façon à obtenir le même résultat, mais avec un cout moindre.

Ce tableau de Statistique Canada démontre que la détention provisoire a augmenté considérablement au Canada depuis l’an 2000:

remand custody

Applying video conferencing technology to facilitate Remand Appearances is a perfect example of how substantial cost can be taken out of the ecosystem, maintaining the same end result.

The Operational Savings = Cost avoided / Cost of video conferencing technology

I couldn’t find actual costs for all the components involved, but here is an estimate of the cost that could be avoided.

Coûts évités

1) Gardes (moyenne de 3) pour une journée = 3 x 8 heures x taux horaire de garde = 3 x 8 x $50 = $1,200 jour

2) Coût du transport – véhicule spécialisé + 750 dépenses = $750/jour

3) Les exigences permettant de transporter les prisonniers au Palais de Justice = 300 $/jour

Une seule comparution coûte probablement aux contribuables environ 2000$. Multiplié par le nombre de comparutions dans une année, qui pourraient être utilisé pour la technologie ~ 14.000 x $ 2,000 = $ 28,000,000 / an. Sur une période de 10 ans, cela représente $ 280 000 000. Même si mon estimation pour le coût d’une comparution est surévaluée de 50%, il est encore possible de réaliser des économies opérationnelles significatives.

Estimer le coût de la technologie est difficile à faire dans ce blog car il y a beaucoup de variables, mais investir dans l’infrastructure requise pour faciliter ces audiences coûterait moins cher sur 10 ans que sans cette technologie. L’un des investissements clés de ce processus est la technologie dans la salle d’audience, qui permet aux comparutions d’être menées à distance.

Dans tout écosystème organisationnel, il y a toujours des salles où les personnes de différentes parties de l’écosystème se réunissent. Dans le système judiciaire, ce sont les salles d’audience des différents Palais de Justice à travers le pays.

Une salle d’audience est l’endroit où les 4 différents constituants (Judiciaires, Application de la loi, Juridiques et Correctionnels) se réunissent pour mener leurs essais et est le point central pour faire avancer le processus judiciaire. Pour permettre aux nouveaux outils de communication de changer les processus, les salles d’audience doivent être équipées de la technologie nécessaire pour pouvoir communiquer électroniquement, ce qui est une expérience riche – comme si on y était. Pour obtenir un maximum d’avantages provenant de l’investissement technologique de la salle d’audience, les 5 principes mentionnés plus haut doivent être utilisés comme un guide.

Amélioration de la productivité

Les salles d’audience qui ont été équipées de cette manière peuvent désormais être beaucoup plus productives dans le traitement du flux de travail de la salle d’audience – les poursuites judiciaires. Un juge de la Cour peut retenir les comparutions séquentiellement, se connectant avec les prisonniers par la vidéo, à partir de divers établissements correctionnels – l’un après l’autre. La planification physique et logistique qui a pour habitude d’être un élément clé de l’ancienne façon de faire, devient tout à coup beaucoup plus simple et moins coûteuse.

Grâce à l’utilisation de la technologie de vidéoconférence La planification simplifiée et la logistique des comparutions augmenteraient également le traitement des comparutions en détention provisoire dans le système. Les résultats bénéfiques de cela sont:

  • Moins d’installations physiques nécessaires pour les prisonniers en détention provisoire (voir graphique plus haut) – moins de temps nécessaire dans les établissements de détention provisoire
  • Une meilleure utilisation du temps par le Juge, ainsi que d’autres membres du personnel judiciaire et leur capacité à gérer les cas (donc moins de juges et moins de personnel judiciaire requis)
  • Moins de retard sur les cas qui doivent être entendus

Il est clair que ces améliorations de la productivité, qui n’étaient pas prévues dans le cadre de la rentabilité opérationnelle, ajouteraient probablement plus d’avantages financiers à l’analyse de rentabilisation. Souvent, les gains de productivité qui sont réalisés dans un écosystème sauront rapidement l’emporter sur les économies opérationnelles prévues.

Technologie de la salle d’audience

Law Flat IconsLa technologie de la salle d’audience doit être conçue et déployée d’une manière qui est à la fois puissante en termes de capacité et est facile à utiliser. Les gens dans la salle d’audience et les participants distants doivent être en mesure de voir et d’entendre, comme si elles étaient présents physiquement dans la salle d’audience.

La technologie de communication dans la salle d’audience, offre une expérience riche et facile à utiliser, elle vous permettra d’accélérer grandement la vitesse de flux de travail (collaboration) dans la salle d’audience.

Lorsque les capacités de la technologie ne sont pas pleinement comprises et appréciées, les gens vont essayer de trouver des moyens d’économiser de l’argent en coupant dans les budgets Mais si ces coupures compromettent l’expérience ou ralentit la vitesse du flux de travail, vous allez simplement transférer le coût sauvé vers l’avant, sur les utilisateurs du système et ce pour la durée de vie utile de la technologie. Et quand les gains sont importants, les économies de coûts initiaux peuvent compromette la vitesse du flux de travail ou la richesse de l’expérience, ce qui peut être une mauvaise idée en soit.

Pourquoi? Parce qu’ils peuvent vous empêcher de réaliser tous les bénéfices potentiels. Économiser de l’argent dans la phase de mise en œuvre, transfère les coûts aux opérations en cours, ce qui dépassera largement tous les dollars initiaux sauvés. Cela ne signifie pas que vous devez dépenser autant d’argent que possible sur votre investissement technologique. Une conception de salle d’audience avisée qui répond aux critères suivants fonctionnera:

  1. Facilement réplicable: Une plate-forme de technologie standard qui peut être déployée à la Ville, Province / État, ou au niveau du pays. Elle doit être capable d’être déployée en masse
  2. ATPA (Apporte Ton Propre Appareil) Support: Il doit être prêt à permettre la connexion à n’importe quel ordinateur portable ou appareil mobile via une connexion analogique ou numérique
  3. Audio Numérique: Il doit supporter l’audio numérique, avoir des microphones immunisés aux RF, un processeur de signal numérique (DSP) avec des signaux audio calibrés pour permettre un enregistrement intelligible des procédures judiciaires.
  4. Adoption de l’utilisateur: Il est essentiel que l’utilisateur individuel, qui pourrait être une personne différente chaque jour ou chaque heure, ait la capacité d’utiliser facilement la technologie de la salle d’audience à son potentiel maximum. La technologie devrait faire partie de la salle et ne pas exiger de mise en place complexe.

Une fois que les différentes composantes de la technologie initiale sont en place, il y a un certain nombre d’endroits où ils peuvent s’étendre pour accélérer encore plus la vitesse de la collaboration dans l’écosystème.

L’opportunité pour augmenter la productivité de l’écosystème de justice peut être trouvée dans de nombreux autres processus. De nombreuses juridictions ont déjà appris que l’exploitation de vidéo peut réduire – ou éliminer- la plupart des retards et des coûts du système de justice associés à la logistique, tels que le temps de voyage pour des participants, notamment des témoins, des interprètes, des avocats et des détenus. Dans un écosystème où tout le monde veut parler au détenu (procureurs, agents de probation, défenseurs publics, juges, etc.), avoir un accès plus facile à la vidéo peut accélérer le flux de travail.

  • Les juges peuvent tenir des sessions à différents d’endroits l’une après l’autre à partir de la salle d’audience ou de leur chambre
  • Les cas sont traités plus rapidement – pas de délai d’attente pour les cas situés dans les régions éloignées
  • Les interrogatoires sous caution peuvent être faits par vidéo
  • Les réunions de plaidoiries peuvent être mises en place beaucoup plus rapidement (il n’y a pas besoin d’un processus de 2 heures pour entrer dans la prison et voir le prisonnier). Cela signifie moins de temps à la prison pour les visiteurs, donc moins d’exigences pour les installations physiques.
  • Témoignage vidéo – Témoin expert (cela peut réduire considérablement les coûts).
  • Témoin vulnérable – la comparution de ce type de témoin peut s’avérer dangereux, perturbant et dérangeant. Mais leur témoignage peut être critique et changer la donne. La vidéo rend leur témoignage plus facile.
  • Les interprètes – ils peuvent gérer plusieurs sessions à quelques minutes d’intervalle dans des endroits différents. Par conséquent, le besoin global diminue en raison de l’important gain de temps.
  • La médecine à distance dans les prisons (télémédecine)
  • Le droit de visite

Un exemple de ce dont je parle est dans le LA County qui a permis d’effectuer des conversations vidéo avec des détenus. Une moyenne de 2.500 conversations par mois ont eu lieu, ce qui a fait économiser 3,7 millions $ en temps et coût par année.

Faire en sorte que l’écosystème soit le plus productif a d’énormes avantages, mais le bénéfice réel se concrétise lorsque l’écosystème arrive à l’étape suivante, celle de la capture du RSI stratégique qui augmente considérablement la valeur de l’investissement collaboratif.

Transformation Stratégique

Comme les nouvelles infrastructures et terminaux de communication sont en place, l’écosystème de la Justice a involontairement été transformé et offre beaucoup plus de capacité que ce qui était initialement prévu. Les personnes qui utilisent les nouveaux outils de communication vont commencer à utiliser et appliquer les mêmes outils à des situations qui n’ont jamais été envisagées au début de la transformation de l’écosystème.

Regardons trois exemples de transformation stratégique dans l’écosystème de Justice dans la vie réelle:

1) Procès Internationaux

Avec la mondialisation du monde des affaires, il y a maintenant des occasions où la mondialisation des moyens de communications dans le monde judiciaire puisse aider et améliorer le fonctionnement et la productivité des procès qui ont lieu lorsque plusieurs pays sont impliqués. Notre compagnie ET Group, a facilité un procès comme celui-ci où les deux salles d’audience étaient dans deux pays différents et en une seule session combinée. Je vais prochainement écrire un blog avec plus de détails vous présentant les avantages énormes que cela a apporté.

  • Le coût du voyage en avion a été substantiellement réduit
  • Toute l’improductivité liée au déplacement de l’avocat a été éliminé
  • La procédure a été en mesure de progresser plus vite parce que les deux salles d’audience dans les deux pays ont été connectées l’une à l’autre en temps réel.

Une séance en salle d’audience a réuni deux juridictions différentes simultanément.

Très puissant!

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2) Utiliser SRV (Salle de Réunion Virtuelle)

J’ai écrit récemment un blog sur ” L’élévation de la Salle de Réunion”. L’utilisation de SRV dans un écosystème collaboratif se produit généralement à un stade ultérieur dans le développement de l’écosystème. Les SRV sont très puissantes, car elles peuvent:

  1. Réduire drastiquement les coûts
  2. Accélérer drastiquement le flux de travail (la vitesse de collaboration) des deux processus existants et des processus de réingénierie

Dans l’écosystème de la Justice, le parfait exemple pour l’utilisation de SRV serait de permettre au grand public de payer leurs amendes de circulation à travers une audience qui aurait lieu dans une SRV. Lorsque vous utilisez une SRV vous n’avez pas besoin d’une salle d’audience (économies de coûts massives), et vous permettez à une personne qui a reçu une amende de circulation d’appeler dans une SRV pour leur procès. Le juge, le policier, l’avocat (si nécessaire) et le défendeur seraient tous les participants de la réunion virtuelle. Les économies de déplacements pour toutes ces personnes impliquées seraient très importantes.

Je sais que si je reçois une contravention, je dois sérieusement réfléchir et voir si ça vaut la peine d’entamer des démarches pour la contester au tribunal ou simplement la payer. Cela représente facilement une demi-journée de travail pour aller au tribunal. Pour l’implication significative que cela a sur mon assurance j’aurai tendance à choisir de simplement payer l’amende parce que ça soit moins cher que de faire une apparition au tribunal.

Si je pouvais seulement composer un numéro dans la SRV de mon navigateur au lieu d’aller au Tribunal de la Circulation, ce serait un énorme avantage pour moi.

Le Système de Santé est probablement le plus évolué en termes d’utilisation de la SRV pour faire évoluer ses processus et faire de nouvelles choses avec de nouveaux moyens. Voici un blog qui fournit un exemple sur la façon dont les secteurs de la Santé font cela.

Utiliser la SRV comme décrit dans le scénario ci-dessous pour les Amendes liées à la Circulation, exigerait un logiciel qui pourrait imiter le flux de travail du Tribunal de la Circulation. Les gens auraient besoin de s’inscrire en ligne, s’insérer dans la file d’attente pour voir un juge dans une SRV avec les autres participants. Mais cette dépense supplémentaire est minime par rapport à ce qui pourrait être épargné grâce à l’utilisation stratégique de SRV au sein de l’écosystème collaboratif de Justice.

3) Les Portails Collaboratifs

Avec l’infrastructure technologique en place, de nouvelles façons de faire, qui n’auraient pas été possible avant, peuvent être mises en œuvre. Avec des logiciels supplémentaires, les enregistrements de procédures d’audiences peuvent désormais être capturés d’une manière qui était impossible auparavant. Les flux vidéo et audio peuvent être enregistrés simultanément par les différentes caméras et micros dans la salle d’audience, et peuvent faire parties du dossier de la Cour. Ces dossiers judiciaires peuvent être:

  • Instantanément archivés dans la salle d’audience, avec deux versions de sauvegarde (Palais de Justice et Datacenter)
  • Récupérés instantanément dès que nécessaire par le personnel autorisé
  • Transcription instantanée
  • Distribués avec différentes pièces rédigées dans l’enregistrement, pour la personne qui doit examiner le dossier
  • Utilisés comme preuve de droit irrévocable devant un tribunal
  • Être utilisés dans un portail en ligne sécurisé par le personnel autorisé pour y apporter sa collaboration en examinant et en commentant l’enregistrement.

Étendre les capacités de la technologie donne un apport additionnel à l’investissement initial de la technologie déjà en place et accélère la vitesse de collaboration dans l’écosystème de Justice – une valorisation réelle de l’investissement collaboratif.

Naturellement, il y a plus que ces trois exemples de transformation stratégique qui auront d’autres impacts sur la rentabilité de l’investissement dans une nouvelle plate-forme de technologie collaborative.

Conclusion

L’évolution naturelle d’un écosystème de collaboration est de réaliser des économies opérationnelles d’abord, puis de réaliser des gains de productivité par effets secondaires avec l’extension de cette technologie via de nouveaux processus; et enfin, frapper le coup de circuit par la transformation stratégique de l’écosystème.

C’est un long voyage et il est difficile d’imaginer la destination finale autrement qu’en sachant que lorsque la transformation est complète, votre écosystème va avoir une performance de 2 à 6 fois meilleure que lorsque le voyage a commencé.

Il faut un courage considérable à ceux qui pilotent l’écosystème pour réaliser un investissement sans vraiment comprendre comment l’écosystème va fonctionner lorsque la technologie collaborative est entièrement activée. Ils doivent résister à la tentation de tourner les coins ronds et risquer de compromettre la construction de la plate-forme qui va devenir la pierre angulaire pour la transformation.

Les premières étapes de la transformation de votre écosystème seront un tremplin pour l’avenir afin de devenir une organisation hautement collaborative et efficace. Planifiez les étapes décisives de façon réfléchie et ne faites aucuns compromis.

 

 

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