L’élévation de la Salle de Réunion

HiResJ’ai été frappé par la puissance qu’une salle de réunion virtuelle (SRV) peut avoir, lorsque j’étais au travail avec deux autres collègues, et que nous avons voulu nous connecter avec une personne de notre bureau de Montréal pour discuter.

Au lieu de chercher une salle de réunion disponible en utilisant la technologie pour connecter notre collègue de Montréal à cette la salle, nous sommes tous resté assis à notre siège et l’avons appelé dans une salle de réunion virtuelle (SRV). Non pas parce qu’il n’y avait pas de salle disponible, mais parce que cela s’avérait être une meilleure expérience pour tout le monde. Nous pouvions :

  • Se voir mieux les uns les autres
  • S’écouter mieux
  • Partager facilement du contenu provenant de nos ordinateurs avec tout le monde

J’ai entendu des histoires similaires provenant d’autres entreprises. Assis à leurs bureaux, les personnes peuvent joindre les salles de réunions virtuelles au lieu d’aller dans de vraies salles – même si elles sont au même étage.

En surface cela peut ne pas sembler très significatif, mais l’impact de l’utilisation accrue de la SRV dans nos entreprises peut être spectaculaire.

Prenons un peu de recul et examinons les quatre types de réunions qui peuvent avoir lieu en utilisant des outils de collaboration en temps réel.

  1. Une salle de réunion reliée à une autre salle (ou d’autres salles) de réunion
  2. Une salle de réunion avec les participants distants connectés à celle-ci
  3. Des connexions de personne à personne
  4. Salles de réunions virtuelles (SRV)

Bien que les trois premiers types de réunions vous sont probablement familier, les SRV le sont peut-être moins, laissez-moi vous expliquer.

Une SRV est une salle dans le nuage (cloud). Elle remplace les exigences que requiert une salle de réunion physique. Cette technologie de connexion entre les personnes n’est créée que temporairement. Le participant appelle une adresse avec un nom simple comme par exemple : ‘’la salle de Paul’’. Lorsqu’il appelle ‘’la salle de Paul’’, les images de la camera provenant de son ordinateur sont combinées dans une seule image partagée par tous les participants. Donc, s’il y a quatre participants dans la SRV, l’image ressemblera à ceci.

vidyo4callers

Dans une SRV toutes les personnes de l’appel peuvent se voir clairement. Vous n’avez pas une vue des participants superposées les unes sur les autres à l’infini ‘’l’effet Allée de Quilles’’ sans finalement pouvoir voir leurs visages. Vous pouvez tous vous entendre parfaitement, en supposant que l’audio de votre ordinateur soit correctement configuré. De plus, il est facile pour les participants de partager du contenu les uns avec les autres à partir de l’ordinateur duquel ils effectuent l’appel.

La seule chose dont vous avez besoin pour un appel en SRV est juste devant vous, sur votre ordinateur (PC ou MAC). Vous pourrez effectuer un appel de n’importe où à partir du moment où vous avez votre ordinateur avec une connexion Internet. Une connexion haut débit est assez standard de nos jours et disposer d’une mauvaise connexion Internet serait la seule raison qui pourrait vous empêcher de participer à une expérience de collaboration riche. Une salle de réunion virtuelle qui incorpore de la vidéo améliore de beaucoup l’expérience en comparaison avec un simple appel Audio tel qu’expliqué ici, dans ce billet.

RSV – Meilleure que d’être dans une salle de réunion en personne?

Je préfère souvent avoir une réunion virtuelle plutôt qu’une réunion physique.

Cela peut paraitre étrange, mais les réunions virtuelles offrent  des avantages qui permettent une collaboration facile et procurent une meilleure expérience pour tout le monde. Voici quelques avantages dont bénéficient les participants lorsqu’ils utilisent une SRV pour se réunir :

  1. Vous pouvez organiser une réunion à tout moment, tant que tout le monde est disponible. Il n’y a pas besoin de chercher une salle de réunion disponible. Tout le monde peut se connecter de son bureau, de son domicile, sur la route, où qu’ils soient.
  2. Tout le monde peut partager le contenu de son ordinateur (PC ou MAC). La réunion n’est pas limitée au contenu de celui qui est connecté au système de la salle. Les problèmes de partage de contenu dans une salle sont éliminés grâce à de nouvelles technologies de partage de contenu, que j’ai couvert dans ce billet.
  3. Chaque participant peut manipuler la vue qu’il a du contenu partagé. Par exemple, ils peuvent l’agrandir pour le rendre plus lisible et répondre à leurs besoins.
  4. Chaque personne peut décider de se concentrer soit sur les participants présents dans la salle soit sur le document qui est partagé. Tout comme dans une réunion réelle.
  5. Il semblerait qu’il y ait moins de distraction durant une réunion virtuelle parce que les participants utilisent leur technologie pour participer à la réunion au lieu d’utiliser cette même technologie pour d’autres choses durant une réunion en salle.

*Certains outils de collaboration permettent à plusieurs participants de partager du contenu alors que d’autres non.

SRV permet de conduire un bon cas d’affaire

Non seulement la SRV peut devenir un des moyens privilégié pour réaliser des réunions, mais aussi parce qu’il y a de très bonnes raisons économiques pour l’utiliser.

  1. Epargner sur l’immobilier: Plus votre organisation utilise la SRV, moins il y a besoins pour des salles de réunion physique. Pour une organisation, les coûts immobiliers sont toujours des plus élevés. Voir ce billet pour connaitre comment Personne-Lieu-Technologie fonctionnent ensemble. Les salles de réunions sont encore peux utilisées dans la plupart des organisations. Permettre à chaque membre d’une organisation d’avoir accès à son ou sa propre salle virtuelle réduirait considérablement la demande pour des salles de réunion physique.
  2. Permettre plus de réunion: Parce que les personnes peuvent réaliser des réunions à la demande de n’ importe où, vous pouvez augmenter la productivité de vos employés.
  3. Accélération d’exécution: Faire des économies sur des salles de réunions est une économie opérationnelle, elle permet de réaliser des rendements plus importants lorsqu’une organisation décide de passer à une optimisation de collaboration. Eliminer les contraintes liées au flux de travail accélèrera l’exécution dans votre organisation. L’organisation collaborera mieux, ce qui veut dire qu’elle réalisera de meilleures performances que ses pairs. De plus, une organisation qui collabore mieux, performe mieux ; elle surpassera ses pairs de 2 à 6 fois.

La technologie personnelle requise

Pour être en mesure d’utiliser une SRV, vos accessoires de technologie personnelle doivent être faciles à utiliser et apporter de la qualité et une expérience cohérente. Vous aurez besoin de :

  • De bons outils de communication de collaboration unifiée (CU&C), comme Jaber ou Skype pour le travail ; ou un bon logiciel d’assistance comme WebEx
  • Une bonne qualité audio
  • Un deuxième écran d’affichage pour la visualisation de contenu
  • Une caméra sur votre ordinateur qui fournit une bonne image ainsi qu’un bon éclairage.

Je parlerai de ces différents aspects avec un peu plus de détails dans la seconde partie de ce billet. Cette deuxième partie sera dans un billet à part ou je m’intéresserai aux accessoires de technologie personnels pour une meilleure communication dans le futur.

Vous devriez commencer à utiliser les SRV lors de vos réunions. Elles peuvent être une très puissante technologie de collaboration pour votre organisation. Le moyen le plus facile de commencer, est d’acheter de la capacité à travers un fournisseur de nuage/cloud (cliquez ici pour regarder lire un billet sur la Vidéo dans le nuage/cloud), ou en vous inscrivant sur WebEx pour créer votre propre compte.

Si vous avez une expérience à partager sur l’utilisation de SRV, nous aimerions la connaitre. Partagez-la avec nous dans la section commentaire ci-dessous.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *