Manquez-vous d’espace de travail? Sans exception, toutes les entreprises avec lesquelles je discute ont ce problème.

Le problème inévitable du manque d’espace de réunion

Screen-Shot-2013-01-08-at-2.54.57-PM-150x150La nature du travail a changé, passant de moins de temps individuel vers plus de temps collaboratif en groupe. Résultat: le temps passé en réunion a augmenté de manière considérable.

Ceci ne signifie pas que toutes les réunions sont efficaces ou que le temps individuel n’est pas important. Mais, il y a une tendance vers une quantité de temps passé à travailler avec les autres à la hausse, afin de résoudre des problèmes, de collaborer et innover au travail.

“…La recherche a démontré que même si le travail individuel mène des fois à un travail plus rapide, la collaboration offre des idées plus riches et profondes de manière constante, grâce aux perspectives élargies et à la pollinisation des idées offertes par le travail d’équipe…” Recherche 350

Selon Recherche 360, “Une étude de recherche jointe entre Steelcase et Corent Global a démontré que deux-tiers des organisations collaborent en moyenne 60 à 80% du temps. Il y a une bonne raison pour cela – la collaboration fonctionne. La recherche a démontré que même si le travail individuel mène quelque fois à un travail plus rapide, la collaboration offre des idées plus riches et profondes de manière constante, grâce aux perspectives élargies et à la pollinisation des idées offertes par le travail d’équipe. Mais que ce soit seul ou en groupe, le désir d’innover demande plus de créativité.’’ 360 Research

La réalité est que la construction de solutions collaboratives signifie qu’il est nécessaire d’avoir plus d’espace de réunion.

Deux tendances qui impactent la disponibilité de l’espace de réunion

  1. Les entreprises réduisent leur empreinte immobilière (moins d’espace = moins de salles)

Souvent, le coût fixe le plus important pour une entreprise est son immobilier. Certains réduisent leur espace afin d’épargner, mais la plupart n’ont simplement pas besoin d’autant d’espace qu’auparavant.

Pourquoi?

Des politiques de travail plus flexibles, elles permettent aux employés de travailler hors du bureau, comme à la maison, chez les clients ou même sur la route. Deuxièmement, les entreprises rénovent leur espace de travail pour accommoder plus de gens dans un espace réduit tout en rendant l’espace de travail plus agréable pour y travailler. Finalement, les outils technologies personnels permettent aux employés d’avoir leur travail avec eux peu importe l’endroit.

J’ai entendu des clients dire que même si l’immeuble était en feu sur un étage, personne ne serait blessé. Les gens ne travaillent plus au bureau. Certains disent même qu’il est plus facile de travailler seul lorsqu’ils ne sont pas au bureau.

J’ai un ami dans le marché de l’immobilier qui rend visite à des clients et leur dit souvent qu’ils ont trop d’immobilier. En effet, ils n’utilisent plus autant d’espace qu’avant.

  1. Les organisations n’utilisent pas efficacement les salles existantes.

Comme il peut être très difficile d’obtenir une salle ou un espace pour avoir une réunion, vous pensez sans doute qu’il est sensé d’utiliser l’espace dont vous disposez déjà, pas vrai? Malheureusement, les salles sont souvent inoccupées car les systèmes qui permettent de gérer ces espaces ne sont pas en place.

Qu’arrive-t-il?

Les gens réservent une salle de réunion puis les plans changent et ils oublient de libérer la salle. Voilà comment on gaspille l’espace. Les bureaux sont vides lorsque les employés n’y sont pas – une autre opportunité gaspillée pour un espace de rencontre. Les réunions sont plus longues qu’elles ne devraient l’être pour bien des raisons, et aucune de ces raisons n’est reliée à la réunion en elle-même. Ce sont tous des exemples de gaspillage de temps et d’espace de réunion.

Un autre exemple de perte de temps est de devoir ‘trouver un lieu pour se rencontrer’. Comme l’indique le sondage de Steelcase :

  • 70% des employés rapportent perdre jusqu’à 15 minutes par jour à chercher un espace pour collaborer avec leurs collègues
  • 23% perdent jusqu’à 30 minutes par jour.

C’est couteux pour l’organisation et a un réel impact sur la productivité.

Le bon côté des choses est qu’il y a des façons de combattre ces deux tendances qui impactent la disponibilité de l’espace de réunion.

Ce tableau vous offre des solutions multiples pour résoudre le problème inévitable du manque d’espace.

Obtenir plus d’espace dans un espace réduit Comment utiliser les salles de réunion plus efficacement
Se déplacer d’un espace ‘individuel’ vers un espace ‘d’équipe’ – de l’espace plus flexible Systèmes de planification
Réunions virtuelles Faciliter le temps de démarrage
Automatiser les fins de réunion
Rendre la technologie plus facile d’utilisation

Je discuterai de ces solutions plus en détail dans mon prochain billet.

Identifier votre manque d’espace de rencontre n’est que la moitié de la bataille. La prochaine étape est de trouver la bonne solution pour votre organisation. Contactez-nous afin de discuter de la situation et restez à l’écoute pour notre prochain billet : Partie 2 : Comment obtenir plus d’espace dans un espace réduit – les facteurs qui élimine le manque d’espace. Dans ce billet, je m’intéresserai aux solutions du tableau précédent afin de vous aider à faciliter les réunions en ayant plus ‘d’espace de rencontre’ disponible.

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