Pourquoi j’ai choisi la vidéoconférence pour collaborer

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Au début de la création des systèmes de vidéoconférence, la plupart des vendeurs se concentraient sur le retour sur investissement relié au remplacement des coûts de déplacement. Il était facile de justifier la dépense pour un système de vidéoconférence si cela signifiait éliminer quelques voyages d’affaires. Mais en tant qu’utilisateur journalier de la vidéo, je crois vraiment que la valeur réelle de la vidéoconférence est reliée au remplacement du téléphone et des déplacements.

Un appel vidéo de personne-à-personne est plus proche d’une réunion en face-à-face que d’un appel téléphonique – c’est comme si vous y étiez. Afin de rendre l’expérience plus réaliste, il est important d’améliorer la richesse de l’appel avec un affichage important et une bonne qualité audio. J’utilise le CHAT 50 de ClearOne, un système USB avec l’élimination de l’écho et du bruit. Celui-ci élimine le besoin de porter des écouteurs, ce qui rend l’appel plus agréable.

Si vous vous concentrez seulement sur le retour sur investissement du remplacement des appels téléphoniques, il est plus difficile de vendre la valeur de la vidéoconférence. Mais, si vous mettez en avant les avantages subtiles, la vidéoconférence peut être un outil puissant d’améliorant les communications et la collaboration.

La Vidéo est plus susceptible d’être utilisé à la place d’un appel téléphonique, que comme une alternative aux voyages

Dans notre réunion de ventes bi-hebdomadaire, l’équipe se rencontre dans une de notre salle de conférence principale car l’un de nos participants la suit à distance via la vidéoconférence. Nous avons deux écrans de 80’’ et comme notre participant à distance utilise un ordinateur video de bureau (Vidyo). Il apparaît en grand sur un des écrans; l’autre écran est utilisé pour partager du contenu. Généralement, ceci fonctionne très bien et toutes les personnes dans la salle peuvent communiquer avec le participant à distance comme s’il était avec nous (nous faisons même des blagues sur le choix de sa chemise).

Récemment à cause d’un problème logistique, ce participant n’a pu joindre la conférence que par téléphone. Nous faisons souvent des tours de table où chacun d’entre nous partage ses expériences. Après avoir fait le tour de table, nous avions pratiquement terminé la réunion lorsque le participant à distance s’est mis à parler. Nous avions complètement oublié qu’il était présent – ceci ne se produit jamais avec la vidéoconférence.

La vidéoconférence ajoute de la richesse à l’expérience de la réunion

Dans ma vie professionnelle, j’ai passé plusieurs heures sur des appels de conférence audio : en tant que participant à distance mais également étant que membre présent dans la salle de réunion. La conférence audio permet la participation à distance, mais elle présente aussi plusieurs difficultés :

• Oublier les gens au téléphone arrive très souvent
• Parfois, en tant que participant à distance nous ne pouvons réellement parler sans couper la conversation ce qui est très frustrant
• Il y a des discussions bilatérales que nous ne pouvons entendre
• D’autre fois, en tant que participant à distance il y a une plus grande tentation à vouloir se cacher pour faire du ‘vrai travail’ durant les réunions

Il faut un animateur de réunion très efficace afin de s’assurer que tous les participants soient engagés et entendus lors d’une conférence audio.

Les outils de conférence web aident à résoudre ce problème, parce qu’ils affichent une liste de participants et peuvent aussi indiquer qui parle. Mais il est très facile d’ignorer ceci lorsque vous êtes concentrés sur le contenu partagé.

Mon expérience avec la vidéoconférence est bien différente. Avec une bonne vidéo, vous pouvez avoir un contact visuel et il est plus facile pour tous les participants de rester concentré. Il également plus difficile pour les participants à distance d’essayer de se cacher ou de lire leurs courriels, car il est maintenant apparent qu’ils n’écoutent pas la discussion. Ma perception est que la vidéoconférence signifie que les appels sont plus courts et plus engagés. Je n’ai pas trouvé d’études ou de recherche pour confirmer ceci, mais comme la vidéoconférence devient plus omniprésente, je suis sûr que nous verrons plus de recherches à ce sujet.

Nous avons tous vu les statistiques qui indiquent que selon une étude conduite par UCLA, 93% de l’efficacité de la communication est déterminée par des indices non-verbaux. Tous ceux ayant essayé les appels vidéo comprennent à quel point c’est une meilleure expérience que les appels audio.

Quelques semaines auparavant, j’avais planifié une réunion face-à-face dans notre bureau avec un de nos fournisseurs et deux autres collègues. Au dernier moment, nous avons dû repousser la réunion et avons décidé d’utiliser la vidéoconférence. Nous avions 5 participants, tous avec un ordinateur de vidéoconférence de bureau (type Vidyo). J’étais à la maison et je pouvais très bien voir les 4 autres participants dans une configuration de ‘Carrés d’Hollywood’ sur mon écran de 20’’. Le tout fonctionnait très bien; je ne pense pas que la réunion aurait été meilleure si nous étions tous dans la même salle. Nous aurions pu décider de conduire pour aller au bureau, mais au lieu de ça, nous nous sommes réunis via la vidéoconférence, ce qui nous a fait épargner un total de 10 heures de voyage collectif (sans compter les avantages environnementaux). Si nous avions fait la même réunion avec un appel audio et la conférence web, nous aurions perdu la richesse de la communication. Nous n’aurions pas eu l’impression d’y être en personne.

Quand est-il approprié d’utiliser la conférence audio et web?

Je ne dis pas que les conférences audio ne sont pas appropriées parce que parfois la vidéoconférence n’est pas pratique, ou parce que certains participants n’ont pas accès à cette technologie. Ce n’est pas une question de choix car, plus il y a d’éléments combinés, plus l’expérience sera enrichie.

J’utilise la vidéoconférence pour remplacer les appels téléphoniques avec mes collègues et je préfère faire cela, mais il y a certains moments où la conférence audio et web sont plus appropriées :

• Lorsque la vidéo n’est pas disponible (les participants sont en mouvement)
• Lorsqu’il y a beaucoup de participants (vous pouvez toujours utiliser la vidéo, mais seulement pour voir les participants actifs)
• Des appels de Un à Plusieurs (une vidéo de l’animateur enrichie tout de même l’expérience)

Plus tôt cette année, j’ai participé à une transmission web animée par un vendeur d’équipements de vidéoconférence. Ceci a eu lieu pour faire l’annonce du lancement d’un nouveau produit. A cet appel, il y avait plus de 200 individus connectés via la technologie de vidéoconférence du vendeur. La technologie fonctionnait bien, nous pouvions voir plusieurs des participants à distance, incluant celui qui conduisait sur l’autoroute en buvant son café. Comme vous pouvez l’imaginer, il est devenu assez distrayant de regarder les autres participants et dans ce cas-ci, la conférence audio et web auraient sans doute mieux fonctionné. Tout comme un appel audio, certains protocoles doivent être observés par les participants. Si vous allez effectuer un appel vidéo pour un scénario similaire de un à plusieurs, je suggère d’arranger le tout pour que les participants ne puissent voir que l’animateur.

Je choisis toujours la vidéo au lieu de l’audio

Il semble que nous vivons à une époque où les outils de communication sont illimités et de nouveaux choix semblent se présenter chaque jour. Selon mon expérience, et si j’ai le choix, je trouve que la vidéo offre une expérience plus riche et plus concentrée que la voix seule, je choisis toujours la vidéo lorsque c’est possible.

Si vous êtes intéressés et souhaitez en apprendre plus sur les avantages latents de la vidéoconférence, n’hésitez pas à nous contacter.