Quelles technologies de conférence devraient être disponibles dans nos salles de réunion ?

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Nous avons récemment été témoins de l’effort honnête d’une organisation qui tentait de mieux comprendre les solutions de technologies de conférence disponibles dans le marché actuel via une Demande d’Informations (DI). Il était assez intéressant de noter qu’il s’agissait d’une toile relativement blanche qui demandait :

• Des solutions inventives afin de fournir des capacités de téléconférence de haute qualité pour les réunions et
• La capacité d’offrir des webinaires interactifs comme outil éducationnel.

C’était pour nous une opportunité parfaite de pouvoir éduquer et partager les solutions collaboratives auxquelles l’organisation a accès. Et dans ce cas-ci, la toile blanche nous permet d’offrir une multitude de solutions.

L’organisation et leur problème entrepreneurial

L’organisation a présentement des salles de réunion à travers la province pour environ 30 personnes. Chaque salle est équipée d’une solution audio de mauvaise qualité et ils ne sont pas en mesure de connecter les actionnaires internes et externes efficacement avec ces salles. Ils désirent aussi être en mesure d’effectuer de la formation à distance. De nos jours, ceci ne peut être fait qu’à l’aide de matériaux à étudier à la maison.

Les exigences de l’organisation :

• Effectuer de la formation à distance en utilisant les dernières technologies collaboratives
• La seule spécification de salle fournie est une table ronde pour 35 personnes
• Ils sont intéressés par la ‘téléconférence’ et les ‘webinaires’, il serait bien d’avoir une éducation à distance.

Cette approche pourrait résulter en une variété de réponses.

Est-ce que les solutions présentées comblent leurs besoins? Savent-ils vraiment ce qu’ils veulent et quelle est la technologie disponible? Je crois que la réponse à chacune de ces questions est ‘non’.

Il faudra se concentrer sur une approche à coût réduit afin de mettre à jour les téléphones audio dans les salles et offrir WebEx ou GoToMeeting. Mais est-ce que ces solutions fourniront vraiment l’expérience de haute qualité qu’ils désirent?

Le risque d’utiliser une DI pour éduquer

Cette organisation tente d’utiliser un véhicule d’achat afin de s’éduquer sur les produits disponibles. Cette méthode peu ‘passer ou casser’ parce qu’elle dépend de l’individu qui prendra le temps de les éduquer en répondant à leur DI. Généralement, le meilleur prix remporte dans une DI à moins que votre proposition se démarque pour une raison quelconque. Pour que votre proposition se démarque, il faut vraiment bien comprendre les besoins de votre acheteur.

Vous devez aussi avoir un acheteur ouvert aux suggestions et ayant une bonne compréhension de ses besoins.

Mais si l’organisation ne sait pas ce qu’ils désirent, comment reconnaitront-ils une bonne solution lorsque celle-ci sera offerte?

Trouver une solution pour connecter les gens

Utiliser la technologie pour rassembler les gens peu importe la distance est devenu une activité commune, mais le nombre d’options disponible pour ce faire est impressionnant. Et, plus important encore, obtenir de la clarification sur une solution peut être difficile.

À un niveau plus haut, les organisations tentent de connecter les systèmes de salle et les individus à distance avec les combinaisons possibles suivantes :

• Système de salle à Système(s) de salle
• Système de salle à Individu(s)
• Individu à Individu(s)

Il y a 4 types de technologies de conférence disponibles pour effectuer ces connexions :

Décider quelle technologie de conférence parmi celles-ci est nécessaire pour connecter à distance est critique afin de déterminer le niveau de collaboration pouvant être atteint.

La vitesse de collaboration

Chacune de ces technologies de collaboration apporte une nouvelle dimension de richesse à l’expérience collaborative. Frost & Sullivan ont écrit un livre blanc très intéressant sur la ‘Vitesse de Collaboration’ quelques années auparavant. Il s’agissait d’un livre blanc parrainé, donc impartial, mais le modèle conceptuel était très instructif. Il parle de 6 modalités de conférence en temps réel différentes (si on y pense vraiment, il n’y a que les 4 ci-dessus – sauf si vous ajoutez la collaboration du monde virtuel, ce qui n’est utilisé que marginalement).

Néanmoins, le modèle de Vitesse de Collaboration est très pratique et nous l’avons adopté afin de considérer les quatre modalités de conférence. La Partie II de ce billet discutera en détail du modèle adapté de Vitesse de Collaboration.

Une fois les exigences pour la collaboration entre utilisateurs sont déterminées, vous pouvez sélectionner les technologies de salle et les individus qui se connectent aux réunions. Ce processus est critique. Il aide à éviter les efforts inutiles et utilise une approche cohésive du schéma technologique nécessaire à votre organisation. En transformant la mosaïque de technologie en tapisserie, vous faciliterez la collaboration au sein de votre organisation.

ET Group a aidé plusieurs organisations avec ce processus. Veuillez nous contacter si nous sommes en mesure d’aider votre organisation.