Qu’est-ce que le Cadre de Communications Corporatif?

Un cadre de communications corporatif est une façon structurée d’évaluer les outils de communication actuellement utilisé dans votre entreprise. Quels outils utilisez-vous? Sont-ils adéquats? Si non, de quels outils avez-vous besoin?

Un Cadre de Communications Corporatif (CCC) ne devrait pas être confondu avec la Stratégie de Communication Corporative de votre organisation. En effet, celle-ci s’occupe du contenu à communiquer et de la façon dont ce contenu est communiqué. La différence entre les deux est importante parce qu’ils ont des définitions différentes et sont gérés par des groupes différents au sein d’une même entreprise. Sachez que plus votre CCC est adéquat, plus les options pour la création du contenu et la façon dont il est partagé sont disponibles – la Stratégie de Communication Corporative. Prenons du recul afin de se concentrer sur les trois questions ci-haut.

Quels outils de communication utilisez-vous aujourd’hui?

Nous utilisons tous des outils de communication différents – téléphones, courriels, télécopieurs, texto et bien plus. Mais la plupart des organisations n’ont pas déterminé les outils qu’ils utilisent de façon structurée. Ils n’ont pas d’aperçu de l’état actuel des choses.

Mais chaque organisation a un état actuel, et c’est ce que j’appelle le Cadre de Communications Corporatif Informel. En transformant le CCC informel en image ou diagramme, vous obtiendrez un aperçu de l’était actuel de la situation. Discutons de cette démarche.

Dans un des billets précédent, j’ai expliqué un cadre relatif utile pour les différents types de communication facilités par les différents types de communication. Lorsque nous avons placé différents outils de communication sur le cadre newob-300x266relatif, nous avons découvert deux classes distinctes d’outils :

  1. Les outils de communication en temps réel, et
  2. Les outils de communication itérative

Voir la figure ci-contre.

Les catégories d’outils de communication en temps réel et itérative deviennent les deux catégories majeures pour le Cadre de Communications Corporatif.

Dans chacune de ces deux catégories, il y aura deux sous-catégories d’outils de communication :

  1. Les outils qui sont utilisés principalement par des individus (outils personnels) afin de recevoir ou d’envoyer;
  2. Les outils qui sont principalement utilisés pour faciliter la communication de groupe et la collaboration

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Parmi la catégorie interactive, les sous-catégories se divisent entre la Communication par les Pairs et la Conférence de Groupe. Parmi la catégorie itérative, nous trouvons les sous-catégories Messagerie et Espaces Sociaux & de Travail.

Afin de rendre le tout plus réel, j’ai ajouté les outils les plus signifiants et évidents pour chaque sous-catégorie. Voir la figure ci-dessous.

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Prenez note que j’ai étendu la couleur rouge de la catégorie ‘Interactive’ dans la trousse d’outils ‘Itérative’. Pourquoi? Parce que si vous itérez assez rapidement, c’est presque comme du temps réel. Ex : des messages textes rapides avec quelqu’un.

Les pièces finales sont les parties qui réunissent tous ces outils ensemble – l’Architecture de l’Annuaire et les Couches d’Intégration entre les outils. Ajoutez ceux-ci nous donne l’aperçu complet du CCC. L’architecture de l’Annuaire est le bottin téléphonique, que les outils utilisent afin de faire le suivi de tous les individus au sein de votre organisation qui communiquent ensemble. Un bottin téléphonique unique est mieux, mais avec tous les outils existants, il est commun d’avoir plus d’un bottin.

Faire fonctionner les bottins multiples requiert une intégration IT. L’intégration est aussi requise parfois afin de permettre aux quatre sous-catégories de communiquer les unes avec les autres. Finalement, l’intégration est aussi nécessaire afin de permettre aux outils de communication de fonctionner avec certaines applications.

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Avec le cadre ci-dessus, vous pouvez maintenant obtenir votre état actuel simplement en remplissant les outils utilisés au sein de votre organisation avec chaque sous-catégorie (les espaces gris ci-dessus). Par exemple, si votre organisation utilise un Avaya PBX et des téléphones de bureau, vous inscrirez ‘Avaya’ dans l’espace ‘Voix’ de la catégorie Communication par les pair-par-Pair ainsi que dans la catégorie de Messagerie, pour la ‘Boite Vocale’. Si votre organisation utilise Exchange pour les courriels, vous inscrirez ‘Exchange’ pour les ‘courriels’ de la catégorie Messagerie.

Il y a des technologies qui traversent plus d’une catégorie, tels que les outils de Communication Unifiée (Jabber, Lync, etc) avec lesquels la boîte vocale pourrait être une partie intégrale de l’implémentation, ou si Exchange est utilisé comme boîte vocale et pour les courriels. Dans ce cas, il faut indiquer ces produits plus d’une fois pour chaque catégorie.

Est-ce que votre organisation utilise les bons outils de communication?

Lorsque votre organisation possède une bonne compréhension des outils qui sont utilisés actuellement, il est temps de déterminer si l’état actuel est idéal ou si des changements sont nécessaires. Si vous êtes comme la plupart des organisations, vous rencontrerez un ou plus des problèmes suivants :

  • La trousse des outils de communication n’est pas complète
  • Il y a des outils en double à certains endroits
  • Il y a plusieurs annuaires
  • Les outils ne travaillent pas tous ensemble, ex. les outils par les pair-par-pair ne travaillent pas avec les outils de Conférence de Groupe
  • Il y a un mélange d’outils anciens et modernes effectuant les mêmes tâches mais utilisés par différents groupes
  • Les outils n’offrent pas une communication et expérience de collaboration enrichie
  • Il n’y a pas de stratégie autour de la sélection et du déploiement des bons outils de communication

Si les outils de communication utilisés actuellement ne sont pas les bons outils, comment déterminer quels sont les bons outils?

Les bons outils sont un ensemble d’outils qui fonctionnent bien ensemble. Il y a plusieurs réponses à cette question, mais il est important que les outils ‘fonctionnent bien ensemble’. Pour mieux comprendre ceci, lisez ce billet sur comment Transformer la Mosaïque des Outils de Communication en Tapisserie.

Pourquoi on se préoccupe-t-on de tout cela?

C’est le sujet de mon prochain billet…restez à l’écoute! Si vous ne pouvez pas attendre et désirez continuer cette conversation maintenant – Contactez-nous.

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