Collaboration is an Investment that has a Compound Return

Accelerating Workflow in the Justice Collaborative Ecosystem

In two of my recent blogs, I wrote about how the ecosystems of Healthcare and Higher Ed are being transformed by technology. The Healthcare example was about applying technology tools to creatively transform the way a specific part of healthcare works. In the Higher Ed example, new technologies are being applied in bits and pieces throughout the ecosystem, which will eventually transform how the Higher Education model will work.

These are both examples of an ecosystem that has been transformed to be more collaborative where timeframes are compressed and the richness of communication is greatly increased. One is a purposeful restructuring of part of an ecosystem; the other is an erosion and reformation of an ecosystem.

Technology is changing how all industries and the ecosystems that they are a part of, work. An organization can choose the degree to which they will embrace the purposeful evolution of their ecosystem. The organizations with the strongest embrace will lead the innovation of their industry. Modern day innovation is the domain of teams of highly collaborative people versus the great insight of an individual innovator

To accelerate collaboration in your organization, to purposefully restructure the “how”, use the 5 Guiding Principles for Accelerated Collaboration:

  1. Shift to “real time” communication
  2. Build “rich” communication experiences between people
  3. Target high ROI collaboration benefits
  4. Compress process timeframes
  5. Small teams

See this blog for details on the 5 Guiding Principles

Technology tools enable these five principles. Let’s look at how applying them to the Justice ecosystem can help transform it.

The Justice Collaborative Ecosystem

The Justice ecosystem is a complex system that has evolved over hundreds of years hand-in-hand with the development of society itself. It is the “Law & Order” part of our society.  Is it possible to apply new communications tools to realize drastic economic benefits?

From the “5 Principles” blog, there are 3 broad categories for improving communication:

  1. Training
  2. Process improvement
  3. Technology – better communications tools

All three categories can make communication better, but only technology can transcend its category and affect the other two categories by enabling better processes and more cost effective training. This is especially true in more traditional organizations where the processes are hardened and training is already well ingrained into the culture of the organization

Depositphotos_52994355_mThe Justice system is a traditional ecosystem with hardened processes (laws are about as hardened a process as you can get) and well established training initiatives.

The Justice ecosystem, in a simplified view, has four different components to it: Judicial, Law enforcement, Legal and Corrections.

In this ecosystem of organizations, the opportunity to make communication better lies in the application of technology, precisely because the processes are hardened and the training is well ingrained into the current culture.

With this backdrop of concepts let’s see how the three categories of ROI – Operational Savings, Productivity Improvements, and Strategic Transformation – can be applied to the Justice Ecosystem, to transform it with collaborative technology and compound the initial ROI business case.

Remand Appearances

Remanded inmates are individuals who do not qualify for bail and who instead are being held in pre-detention facilities, waiting to have their trial. When they are required to appear in front of a judge it is called a Remand Appearance. Remand Appearances require a lot of people and activity to hold. Accused individuals typically need to spend a whole day being moved from the detention facility to the courtroom and then back. This requires accompanying guards (at least 2, sometimes up to 4), specialized vehicles for transport, all the costs of being away from the facility for the day – food, gas, etc, facilities at the courthouse to hold the prisoners until it is time for their hearing, and the risk of moving prisoners around is inherent in the undertaking.

Operational Savings

The lowest hanging fruit in any ecosystem are operational savings. Operational savings are when you either stop doing something you used to do, or do it differently in a way that allows you get the same result but with less cost.

This chart from Statistics Canada shows that Remand Custody has increased significantly in Canada since 2000:

remand custody

Applying video conferencing technology to facilitate Remand Appearances is a perfect example of how substantial cost can be taken out of the ecosystem, maintaining the same end result.

The Operational Savings = Cost avoided / Cost of video conferencing technology

I couldn’t find actual costs for all the components involved, but here is an estimate of the cost that could be avoided.

Costs Avoided
1)    Guards (avg of 3) for a day = 3 x 8 hours x Burdened hourly rate of Guards = 3 x 8 x $50 = $1,200 day
2)    Cost of transportation – specialized vehicle + expenses = $750 / day
3)    Facilities requirements to handle prisoners in courthouse = $300/day

So one Remand appearance is probably costing taxpayers about $2,000. Multiplied by the number of appearances in a year that could be delivered via technology ~ 14,000 x $2,000 = $28,000,000 / year. Over a 10-year period, that is $280,000,000. Even if my estimate for the cost of one Remand Appearance is high by 50% there is still significant opportunity to realize operational savings.

Estimating the cost of the technology is difficult to do in this blog, because there are a lot of variables, but investing in the infrastructure required to facilitate these hearings would be significantly less than the 10-year cost of doing it without technology. One of the key investments in this process is the technology in the courtroom that allows the Remand Appearances to be conducted remotely.

In any organizational ecosystem there are always rooms where people from different parts of the ecosystem come together to meet. In the judicial system, these are the courtrooms in the various courthouses across the country.

A courtroom is where the 4 different constituents (Judicial, Legal, Law Enforcement and Corrections) come together to conduct their trials and is the focal point for moving the judicial process forward. To enable new communications tools to change the processes, the courtrooms must be equipped with the technology required to conduct the electronic communication, which are rich experiences – just like being there. To get the maximum benefit from the courtroom technology investment the 5 Principles referenced above must be used as a guide.

Productivity Improvements

Courtrooms that have been enabled in this way can now be much more productive in processing the courtroom workflow – the proceedings.   A Judge in court can hold Remand Appearances sequentially, connecting with prisoners who appear, via video, from various correctional facilities – one after another. The physical scheduling and logistics that used to be a key component of the old way of doing it, suddenly becomes vastly simpler and less costly.

The simplified scheduling and logistics of Remand Appearances through the use of video conferencing technology would also increase the processing of Remand Appearances in the system. The beneficial results of doing this:

  • Less facilities required for Remand prisoners (see graph earlier) – less time required in Remand facilities
  • Greater use of Judge’s time, as well as other court personnel, and their ability to handle cases (therefore less Judges and court personnel are required)
  • Less backlog of cases to be heard

Clearly these productivity improvements, which were not planned for as part of the operational savings business case, would likely add even more financial benefits to the business case. Often, the productivity benefits that are realized in an ecosystem will quickly out weigh the operational savings provided.

Courtroom Technology

Law Flat IconsThe courtroom technology must be designed and deployed in a way that is both powerful in capability and is easy to use. People in the courtroom and remote participants must be able to see and hear as if they were all in the courtroom.

Communication technology in the courtroom, which provides a rich experience and is easy to use with no set up required, will greatly accelerate the velocity of workflow (collaboration) in the courtroom.

When the capabilities of the technology are not fully appreciated, people will try to cut corners to save money. But if cutbacks compromise the experience or slows down the velocity of workflow, you are simply transferring the cost saved up front, onto the users of the system for the lifetime of the use of the technology. And when the benefits are significant, up front cost savings, which compromise the velocity of workflow or the richness of experience, are a bad idea.

Why? Because they can inhibit you from realizing all the potential benefits. Saving money in implementation transfers the costs to ongoing operations, which will far outweigh any upfront saved dollars. This does not mean you should spend as much money as possible on your technology investment. A prudent courtroom design that meets the following criteria will work:

  1. Easily replicable: A standard technology platform that can be deployed at the Town, City, Province/State, or Country level. It must be able to be deployed en masse
  2. BYOD (bring your own device) Support: It must be ready to allow connection to any laptop or mobile device via analog or digital connection
  3. Digital Audio: It must support digital audio, have RF immune microphones, a Digital Signal Processor (DSP) with tuned audio signals for the purpose of clean, intelligible audio court recordings
  4. User Adoption: It is critical that the individual user, which could be a different person each day or each hour, have the ability to operate the court technology to its greatest potential.  The technology should be a part of the room and not require set up.

Once the initial building blocks of the technology are in place, there are a number of places it can expand to further accelerate the velocity of collaboration in the ecosystem.

The opportunity for greater productivity in the Justice Ecosystem can be found in many other processes. Many jurisdictions have learned that leveraging video can reduce — or eliminate — many of the hidden delays and costs of the Justice system associated with logistics such as travel time for a variety of participants including witnesses, interpreters, attorneys and inmates. In an ecosystem where everyone wants to talk to the inmate (prosecutors, probation officers, public defenders, Judges, etc.) easier access via video can accelerate workflow.

  • Judges can hold sessions across a wide variety of locations one after the other all from the courtroom or chambers
  • Cases get processed faster – no delay waiting for critical mass of cases in remote locations
  • Bail hearings can be enabled by video
  • Plea bargains can be implemented much faster (don’t need a 2 hour process to get into the jail to see prisoner), which means less time in jail for visitors, which means less requirement for facilities
  • Video testimony – Expert witness (can greatly reduce cost),
  • Vulnerable witness – appearing in court is dangerous, disrupting and disturbing but their testimony can be critical, video makes it easier
  • Interpreters – can handle multiple sessions just minutes apart in different locations. Therefore overall need goes down because of the tremendous compression of time.
  • Telemedicine in prisons
  • Visitation

An example of what I am talking about is LA County, which has enabled video conversations with inmates. An average of 2,500 conversations per month has translated into savings of $3.7 million in time and cost per year.

Making the ecosystem more productive has tremendous benefits but the biggest payoff comes when the ecosystem takes the next step of capturing strategic ROI further compounding the collaborative investment.

Strategic Transformation

As the new communications infrastructure and endpoints are put in place, the Justice ecosystem is being unintentionally transformed with far greater capability than was initially envisioned. The people who are using the new communications tools will start to apply the same tools to situations that were never envisioned at the start of the ecosystem’s transformation.

Let’s look at three real life examples of strategic transformation in the Justice ecosystem:

1) International Trials

With the globalization of business, there are now occasions where the globalization of court communications could greatly help the operation and productivity of trials that happen where multiple countries are involved. Our company, ET Group, facilitated a trial like this where two courtrooms, in two different countries were in a single combined session, at exactly the same time. I will write a blog with the details in the near future, but the benefits were tremendous.

  • Air travel was substantially reduced
  • Unproductive lawyer’s time for all that travel was eliminated
  • The proceedings were able to progress faster because both courtrooms in both countries were connected to each other in real time.

One court session brought together two different jurisdictions simultaneously.

Very powerful!

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2) Using VMRs (Virtual Meeting Rooms)

I wrote a recent blog about “The Rise of the Virtual Meeting Room”. The use of VMRs in a collaborative ecosystem typically happens at a later stage in the development of the ecosystem. VMRs are very powerful because they can:

  1. Drastically reduce costs
  2. Drastically accelerate the workflow (the velocity of collaboration) of both existing processes and re-engineered processes

In the Justice ecosystem a perfect example of using VMRs would be to allow the general public to pay their traffic tickets with a hearing in a VMR. When you use a VMR you don’t need a courtroom (massive cost savings), and you allow a person who received the traffic ticket to call into the VMR for their trial. The judge, the officer, the lawyer (if required) and the defendant would all be participants in the VMR. The travel savings for all involved would be huge.

I know that if I get a ticket, I have to seriously consider whether I want to go to all the trouble of fighting it versus just paying the fine. It is easily a half-day of my time, during business hours to go to court. If not for the significant implications on my insurance, I would elect to just pay the ticket because it would be cheaper to do that than to take the time to make an appearance in court.

If I could just dial into a VMR from my browser instead of going to traffic court that would be a huge benefit for me.

The Healthcare system is probably the most evolved in terms of using the VMR to change its processes and do things in new ways. Here is a blog that provides an example of how Healthcare is doing that.

Using VMRs as described in the Traffic Ticket scenario above would also require some software to be written that would mimic the workflow of the traffic court. People would need to check in online, be held in a queue waiting to see the judge in the VMR with the other participants. But this extra expense is minimal compared to what could be saved through the strategic use of VMRs within the Justice collaborative ecosystem.

3) Collaborative Portals

With the technology infrastructure in place, new things can be implemented that were not possible before. With some additional software, recordings of the courtroom proceedings can now be captured in a way that was not previously possible. Video and audio streams can be recorded simultaneously from the different cameras and microphones in the courtroom and can be captured as the record of the court.   These court records can be:

  • Instantly archived in the courtroom, with two layers of back-up (courthouse and datacenter)
  • Instantly retrieved whenever required by authorized personnel
  • Tran scripted instantly
  • Distributed with different pieces redacted in the recording, depending on who needs to review the record
  • Used as evidence in a court of law and have the veracity to stand up to any challenges
  • Be used in an online secure portal for authorized personnel to collaborate by reviewing and commenting on the record

Extending the technology capabilities leverages the initial investment in technology already in place and further accelerates the velocity of collaboration in the Justice ecosystem – a compounding of the collaborative investment.

There are more than just these three strategic transformation examples which will have further impact on the business case for investment in a new collaborative technology platform. Being able to continue to conduct business in the face of a SARS like crisis using VMRs is another example.

Conclusion

The natural evolution of a collaborative ecosystem is to capture operational savings first, then to realize productivity gains as a by product through the extension of the technology to new processes; and finally, hit the home runs through the strategic transformation of the ecosystem.

It is a journey, and it is hard to envision the final destination other than to know that when the transformation is complete, your ecosystem will perform 2 to 6 times better than when the journey began.

It takes considerable fortitude by those steering the ecosystem to make the investment without truly understanding how the ecosystem will function when the collaborative technology is fully enabled. They must resist the temptation to cut corners and compromise on the building of the platform that will become the foundation for transformation.

The first steps you take in transforming your ecosystem will be the springboard to the future of becoming a highly enabled collaborative organization. Take strong, well thought out steps and don’t compromise.

 

La collaboration est un investissement qui offre un rendement composé

Accélérer le flux de travail dans l’écosystème collaboratif de Justice

Dans deux de mes récents blogs, j’ai parlé de la façon dont les écosystèmes du secteur de la Santé et de l’Enseignement Supérieur ont été transformés. L’exemple donné dans la Santé concernait l’application des outils de la technologie qui transforment de façon créative, une partie spécifique du domaine de la santé. Dans l’Enseignement Supérieur les nouvelles technologies sont appliquées petit à petit au travers de l’écosystème, ce qui finira par transformer la façon dont le modèle de l’enseignement va fonctionner.

Ce sont deux exemples d’un écosystème qui a été transformé pour être plus collaboratif, où les délais sont compressés et où la richesse de la communication a nettement augmenté. L’un est une restructuration ciblée d’une partie d’un écosystème, l’autre est une érosion et une réforme d’un écosystème.

La technologie est en train de changer la façon dont toutes les industries et les écosystèmes dont ils font partis travaillent. Une organisation peut choisir le degré auquel ils adopteront l’évolution délibérée de leur écosystème. Les organisations avec le plus fort taux d’adoption mèneront l’innovation de leur industrie. L’innovation moderne est du domaine d’équipes de personnes hautement collaboratives versus la grande connaissance d’un seul innovateur.

Pour accélérer la collaboration dans votre organisation, pour restructurer volontairement le «comment», utilisez les 5 Principes Directeurs pour la collaboration accélérée:

  1. Passer à la communication en “temps réelle”
  2. Construire des expériences de communications “Riches” entre les personnes.
  3. Cibler un important RSI de collaboration
  4. Comprimer les délais de traitement
  5. De petites équipes

Voir ce blog pour plus de détails sur les 5 Principes Directeurs

Les outils technologiques permettent d’appliquer ces cinq principes. Regardons maintenant comment les appliquer à l’écosystème de la Justice peut les aider à le transformer.

L’écosystème collaboratif de Justice

L’écosystème de la Justice est un système complexe qui a évolué pendant des centaines d’années conjointement avec le développement de la société. C’est la partie “Loi & L’Ordre” de notre société. Est-il possible d’appliquer de nouveaux outils de communication pour réaliser des avantages économiques drastiques ?

A partir du blog “les 5 principes”, il y a trois grandes catégories pour améliorer la communication:

  1. Formation
  2. Amélioration des processus
  3. La technologie – une meilleure communication

Les trois catégories peuvent améliorer la communication, mais seule la technologie peut transcender sa propre catégorie et affecter les deux autres catégories en permettant l’amélioration des processus et une formation plus rentable. Cela est particulièrement vrai dans les organisations dites plus traditionnelles où les processus sont rigides et la formation est déjà bien ancrée dans la culture de l’organisation.

Depositphotos_52994355_mLe système de justice est un écosystème traditionnel avec des processus rigides (les lois sont en soit sont basées sur un code des plus rigide) et des initiatives de formation bien établies.

L’écosystème de la Justice, dans une vue simplifiée, comporte quatre volets différents: Judiciaires, Application de la loi, Juridiques et Correctionnels.

Dans cet écosystème d’organisations, la possibilité d’améliorer la communication réside dans l’application de la technologie, précisément parce que les processus sont formels et la formation est bien ancrée dans la culture actuelle.

Avec cette toile de fond de concepts, nous allons voir comment les trois catégories de RSI – Economies Opérationnelles, Amélioration de la Productivité et de la Transformation Stratégique – peuvent être appliquées à l’écosystème de Justice pour le transformer par la technologie de collaboration afin de bonifier le RSI d’affaires initial.

Audiences de détention provisoire (Comparution)

Les personnes en détention provisoire sont des individus qui ne sont pas admissibles au paiement d’une caution, et qui sont détenus dans des centres de détention provisoire dans l’attente de leur procès. Quand ils sont tenus de comparaître devant un juge pour une première fois, ceci est appelé ‘’La Comparution’’. Cette première comparution nécessite beaucoup de ressources. Les personnes inculpées ont généralement besoin de passer une journée entière à être transférés d’abord du centre de détention vers la salle d’audience, puis à nouveau dans le sens inverse. Cela requiert des gardiens (au moins 2, parfois 4), véhicules de transport spécialisés, autres couts associés à ces déplacements pour la journée – repas, essence, etc. De plus il faut ajouter des espaces de détention provisoires dans les locaux de courts de justice et en plus il faut ajouter les risques inhérents au transport des prisonniers tout au long de cette initiative.

Économies opérationnelles

Les économies les plus faciles à obtenir dans tout écosystème sont d’ordre opérationnel. Elles ont lieux soit quand vous arrêtez de faire quelque chose que vous faisiez, ou que vous le faites d’une manière différente de façon à obtenir le même résultat, mais avec un cout moindre.

Ce tableau de Statistique Canada démontre que la détention provisoire a augmenté considérablement au Canada depuis l’an 2000:

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Applying video conferencing technology to facilitate Remand Appearances is a perfect example of how substantial cost can be taken out of the ecosystem, maintaining the same end result.

The Operational Savings = Cost avoided / Cost of video conferencing technology

I couldn’t find actual costs for all the components involved, but here is an estimate of the cost that could be avoided.

Coûts évités

1) Gardes (moyenne de 3) pour une journée = 3 x 8 heures x taux horaire de garde = 3 x 8 x $50 = $1,200 jour

2) Coût du transport – véhicule spécialisé + 750 dépenses = $750/jour

3) Les exigences permettant de transporter les prisonniers au Palais de Justice = 300 $/jour

Une seule comparution coûte probablement aux contribuables environ 2000$. Multiplié par le nombre de comparutions dans une année, qui pourraient être utilisé pour la technologie ~ 14.000 x $ 2,000 = $ 28,000,000 / an. Sur une période de 10 ans, cela représente $ 280 000 000. Même si mon estimation pour le coût d’une comparution est surévaluée de 50%, il est encore possible de réaliser des économies opérationnelles significatives.

Estimer le coût de la technologie est difficile à faire dans ce blog car il y a beaucoup de variables, mais investir dans l’infrastructure requise pour faciliter ces audiences coûterait moins cher sur 10 ans que sans cette technologie. L’un des investissements clés de ce processus est la technologie dans la salle d’audience, qui permet aux comparutions d’être menées à distance.

Dans tout écosystème organisationnel, il y a toujours des salles où les personnes de différentes parties de l’écosystème se réunissent. Dans le système judiciaire, ce sont les salles d’audience des différents Palais de Justice à travers le pays.

Une salle d’audience est l’endroit où les 4 différents constituants (Judiciaires, Application de la loi, Juridiques et Correctionnels) se réunissent pour mener leurs essais et est le point central pour faire avancer le processus judiciaire. Pour permettre aux nouveaux outils de communication de changer les processus, les salles d’audience doivent être équipées de la technologie nécessaire pour pouvoir communiquer électroniquement, ce qui est une expérience riche – comme si on y était. Pour obtenir un maximum d’avantages provenant de l’investissement technologique de la salle d’audience, les 5 principes mentionnés plus haut doivent être utilisés comme un guide.

Amélioration de la productivité

Les salles d’audience qui ont été équipées de cette manière peuvent désormais être beaucoup plus productives dans le traitement du flux de travail de la salle d’audience – les poursuites judiciaires. Un juge de la Cour peut retenir les comparutions séquentiellement, se connectant avec les prisonniers par la vidéo, à partir de divers établissements correctionnels – l’un après l’autre. La planification physique et logistique qui a pour habitude d’être un élément clé de l’ancienne façon de faire, devient tout à coup beaucoup plus simple et moins coûteuse.

Grâce à l’utilisation de la technologie de vidéoconférence La planification simplifiée et la logistique des comparutions augmenteraient également le traitement des comparutions en détention provisoire dans le système. Les résultats bénéfiques de cela sont:

  • Moins d’installations physiques nécessaires pour les prisonniers en détention provisoire (voir graphique plus haut) – moins de temps nécessaire dans les établissements de détention provisoire
  • Une meilleure utilisation du temps par le Juge, ainsi que d’autres membres du personnel judiciaire et leur capacité à gérer les cas (donc moins de juges et moins de personnel judiciaire requis)
  • Moins de retard sur les cas qui doivent être entendus

Il est clair que ces améliorations de la productivité, qui n’étaient pas prévues dans le cadre de la rentabilité opérationnelle, ajouteraient probablement plus d’avantages financiers à l’analyse de rentabilisation. Souvent, les gains de productivité qui sont réalisés dans un écosystème sauront rapidement l’emporter sur les économies opérationnelles prévues.

Technologie de la salle d’audience

Law Flat IconsLa technologie de la salle d’audience doit être conçue et déployée d’une manière qui est à la fois puissante en termes de capacité et est facile à utiliser. Les gens dans la salle d’audience et les participants distants doivent être en mesure de voir et d’entendre, comme si elles étaient présents physiquement dans la salle d’audience.

La technologie de communication dans la salle d’audience, offre une expérience riche et facile à utiliser, elle vous permettra d’accélérer grandement la vitesse de flux de travail (collaboration) dans la salle d’audience.

Lorsque les capacités de la technologie ne sont pas pleinement comprises et appréciées, les gens vont essayer de trouver des moyens d’économiser de l’argent en coupant dans les budgets Mais si ces coupures compromettent l’expérience ou ralentit la vitesse du flux de travail, vous allez simplement transférer le coût sauvé vers l’avant, sur les utilisateurs du système et ce pour la durée de vie utile de la technologie. Et quand les gains sont importants, les économies de coûts initiaux peuvent compromette la vitesse du flux de travail ou la richesse de l’expérience, ce qui peut être une mauvaise idée en soit.

Pourquoi? Parce qu’ils peuvent vous empêcher de réaliser tous les bénéfices potentiels. Économiser de l’argent dans la phase de mise en œuvre, transfère les coûts aux opérations en cours, ce qui dépassera largement tous les dollars initiaux sauvés. Cela ne signifie pas que vous devez dépenser autant d’argent que possible sur votre investissement technologique. Une conception de salle d’audience avisée qui répond aux critères suivants fonctionnera:

  1. Facilement réplicable: Une plate-forme de technologie standard qui peut être déployée à la Ville, Province / État, ou au niveau du pays. Elle doit être capable d’être déployée en masse
  2. ATPA (Apporte Ton Propre Appareil) Support: Il doit être prêt à permettre la connexion à n’importe quel ordinateur portable ou appareil mobile via une connexion analogique ou numérique
  3. Audio Numérique: Il doit supporter l’audio numérique, avoir des microphones immunisés aux RF, un processeur de signal numérique (DSP) avec des signaux audio calibrés pour permettre un enregistrement intelligible des procédures judiciaires.
  4. Adoption de l’utilisateur: Il est essentiel que l’utilisateur individuel, qui pourrait être une personne différente chaque jour ou chaque heure, ait la capacité d’utiliser facilement la technologie de la salle d’audience à son potentiel maximum. La technologie devrait faire partie de la salle et ne pas exiger de mise en place complexe.

Une fois que les différentes composantes de la technologie initiale sont en place, il y a un certain nombre d’endroits où ils peuvent s’étendre pour accélérer encore plus la vitesse de la collaboration dans l’écosystème.

L’opportunité pour augmenter la productivité de l’écosystème de justice peut être trouvée dans de nombreux autres processus. De nombreuses juridictions ont déjà appris que l’exploitation de vidéo peut réduire – ou éliminer- la plupart des retards et des coûts du système de justice associés à la logistique, tels que le temps de voyage pour des participants, notamment des témoins, des interprètes, des avocats et des détenus. Dans un écosystème où tout le monde veut parler au détenu (procureurs, agents de probation, défenseurs publics, juges, etc.), avoir un accès plus facile à la vidéo peut accélérer le flux de travail.

  • Les juges peuvent tenir des sessions à différents d’endroits l’une après l’autre à partir de la salle d’audience ou de leur chambre
  • Les cas sont traités plus rapidement – pas de délai d’attente pour les cas situés dans les régions éloignées
  • Les interrogatoires sous caution peuvent être faits par vidéo
  • Les réunions de plaidoiries peuvent être mises en place beaucoup plus rapidement (il n’y a pas besoin d’un processus de 2 heures pour entrer dans la prison et voir le prisonnier). Cela signifie moins de temps à la prison pour les visiteurs, donc moins d’exigences pour les installations physiques.
  • Témoignage vidéo – Témoin expert (cela peut réduire considérablement les coûts).
  • Témoin vulnérable – la comparution de ce type de témoin peut s’avérer dangereux, perturbant et dérangeant. Mais leur témoignage peut être critique et changer la donne. La vidéo rend leur témoignage plus facile.
  • Les interprètes – ils peuvent gérer plusieurs sessions à quelques minutes d’intervalle dans des endroits différents. Par conséquent, le besoin global diminue en raison de l’important gain de temps.
  • La médecine à distance dans les prisons (télémédecine)
  • Le droit de visite

Un exemple de ce dont je parle est dans le LA County qui a permis d’effectuer des conversations vidéo avec des détenus. Une moyenne de 2.500 conversations par mois ont eu lieu, ce qui a fait économiser 3,7 millions $ en temps et coût par année.

Faire en sorte que l’écosystème soit le plus productif a d’énormes avantages, mais le bénéfice réel se concrétise lorsque l’écosystème arrive à l’étape suivante, celle de la capture du RSI stratégique qui augmente considérablement la valeur de l’investissement collaboratif.

Transformation Stratégique

Comme les nouvelles infrastructures et terminaux de communication sont en place, l’écosystème de la Justice a involontairement été transformé et offre beaucoup plus de capacité que ce qui était initialement prévu. Les personnes qui utilisent les nouveaux outils de communication vont commencer à utiliser et appliquer les mêmes outils à des situations qui n’ont jamais été envisagées au début de la transformation de l’écosystème.

Regardons trois exemples de transformation stratégique dans l’écosystème de Justice dans la vie réelle:

1) Procès Internationaux

Avec la mondialisation du monde des affaires, il y a maintenant des occasions où la mondialisation des moyens de communications dans le monde judiciaire puisse aider et améliorer le fonctionnement et la productivité des procès qui ont lieu lorsque plusieurs pays sont impliqués. Notre compagnie ET Group, a facilité un procès comme celui-ci où les deux salles d’audience étaient dans deux pays différents et en une seule session combinée. Je vais prochainement écrire un blog avec plus de détails vous présentant les avantages énormes que cela a apporté.

  • Le coût du voyage en avion a été substantiellement réduit
  • Toute l’improductivité liée au déplacement de l’avocat a été éliminé
  • La procédure a été en mesure de progresser plus vite parce que les deux salles d’audience dans les deux pays ont été connectées l’une à l’autre en temps réel.

Une séance en salle d’audience a réuni deux juridictions différentes simultanément.

Très puissant!

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2) Utiliser SRV (Salle de Réunion Virtuelle)

J’ai écrit récemment un blog sur ” L’élévation de la Salle de Réunion”. L’utilisation de SRV dans un écosystème collaboratif se produit généralement à un stade ultérieur dans le développement de l’écosystème. Les SRV sont très puissantes, car elles peuvent:

  1. Réduire drastiquement les coûts
  2. Accélérer drastiquement le flux de travail (la vitesse de collaboration) des deux processus existants et des processus de réingénierie

Dans l’écosystème de la Justice, le parfait exemple pour l’utilisation de SRV serait de permettre au grand public de payer leurs amendes de circulation à travers une audience qui aurait lieu dans une SRV. Lorsque vous utilisez une SRV vous n’avez pas besoin d’une salle d’audience (économies de coûts massives), et vous permettez à une personne qui a reçu une amende de circulation d’appeler dans une SRV pour leur procès. Le juge, le policier, l’avocat (si nécessaire) et le défendeur seraient tous les participants de la réunion virtuelle. Les économies de déplacements pour toutes ces personnes impliquées seraient très importantes.

Je sais que si je reçois une contravention, je dois sérieusement réfléchir et voir si ça vaut la peine d’entamer des démarches pour la contester au tribunal ou simplement la payer. Cela représente facilement une demi-journée de travail pour aller au tribunal. Pour l’implication significative que cela a sur mon assurance j’aurai tendance à choisir de simplement payer l’amende parce que ça soit moins cher que de faire une apparition au tribunal.

Si je pouvais seulement composer un numéro dans la SRV de mon navigateur au lieu d’aller au Tribunal de la Circulation, ce serait un énorme avantage pour moi.

Le Système de Santé est probablement le plus évolué en termes d’utilisation de la SRV pour faire évoluer ses processus et faire de nouvelles choses avec de nouveaux moyens. Voici un blog qui fournit un exemple sur la façon dont les secteurs de la Santé font cela.

Utiliser la SRV comme décrit dans le scénario ci-dessous pour les Amendes liées à la Circulation, exigerait un logiciel qui pourrait imiter le flux de travail du Tribunal de la Circulation. Les gens auraient besoin de s’inscrire en ligne, s’insérer dans la file d’attente pour voir un juge dans une SRV avec les autres participants. Mais cette dépense supplémentaire est minime par rapport à ce qui pourrait être épargné grâce à l’utilisation stratégique de SRV au sein de l’écosystème collaboratif de Justice.

3) Les Portails Collaboratifs

Avec l’infrastructure technologique en place, de nouvelles façons de faire, qui n’auraient pas été possible avant, peuvent être mises en œuvre. Avec des logiciels supplémentaires, les enregistrements de procédures d’audiences peuvent désormais être capturés d’une manière qui était impossible auparavant. Les flux vidéo et audio peuvent être enregistrés simultanément par les différentes caméras et micros dans la salle d’audience, et peuvent faire parties du dossier de la Cour. Ces dossiers judiciaires peuvent être:

  • Instantanément archivés dans la salle d’audience, avec deux versions de sauvegarde (Palais de Justice et Datacenter)
  • Récupérés instantanément dès que nécessaire par le personnel autorisé
  • Transcription instantanée
  • Distribués avec différentes pièces rédigées dans l’enregistrement, pour la personne qui doit examiner le dossier
  • Utilisés comme preuve de droit irrévocable devant un tribunal
  • Être utilisés dans un portail en ligne sécurisé par le personnel autorisé pour y apporter sa collaboration en examinant et en commentant l’enregistrement.

Étendre les capacités de la technologie donne un apport additionnel à l’investissement initial de la technologie déjà en place et accélère la vitesse de collaboration dans l’écosystème de Justice – une valorisation réelle de l’investissement collaboratif.

Naturellement, il y a plus que ces trois exemples de transformation stratégique qui auront d’autres impacts sur la rentabilité de l’investissement dans une nouvelle plate-forme de technologie collaborative.

Conclusion

L’évolution naturelle d’un écosystème de collaboration est de réaliser des économies opérationnelles d’abord, puis de réaliser des gains de productivité par effets secondaires avec l’extension de cette technologie via de nouveaux processus; et enfin, frapper le coup de circuit par la transformation stratégique de l’écosystème.

C’est un long voyage et il est difficile d’imaginer la destination finale autrement qu’en sachant que lorsque la transformation est complète, votre écosystème va avoir une performance de 2 à 6 fois meilleure que lorsque le voyage a commencé.

Il faut un courage considérable à ceux qui pilotent l’écosystème pour réaliser un investissement sans vraiment comprendre comment l’écosystème va fonctionner lorsque la technologie collaborative est entièrement activée. Ils doivent résister à la tentation de tourner les coins ronds et risquer de compromettre la construction de la plate-forme qui va devenir la pierre angulaire pour la transformation.

Les premières étapes de la transformation de votre écosystème seront un tremplin pour l’avenir afin de devenir une organisation hautement collaborative et efficace. Planifiez les étapes décisives de façon réfléchie et ne faites aucuns compromis.