• Robbie Ruuskanen
• Conception des pièces

Comment préparer son lieu de travail à une AV Installation

Résumé:

• Pour préparer votre lieu de travail à un AV Pour l'installation, élaborez une feuille de route technique pour le déploiement. Tenez compte d'éléments tels que la taille de la pièce, le son, l'éclairage et l'accès à l'alimentation électrique.
• Assurez-vous que votre réseau est prêt en testant sa vitesse, en corrigeant les points faibles et en ajustant les pare-feu. Une connexion Internet lente ou des paramètres de sécurité trop stricts peuvent bloquer la vidéo et l'audio.
• Minimisez les perturbations pendant l'installation en établissant des échéanciers clairs, en tenant les employés informés et en veillant à ce que les techniciens aient un accès facile aux zones d'installation.
• Préparez-vous à un succès à long terme en développant un partenariat durable avec votre AV fournisseur. ET Group peut vous fournir un soutien et des conseils essentiels, tant aujourd'hui que demain.

Avancé AV L'équipement facilite la collaboration et le travail d'équipe, mais leur déploiement exige une planification rigoureuse. Un manque de formation, une mauvaise qualité vidéo, des goulots d'étranglement sur le réseau et des interruptions constantes peuvent empêcher les équipes de percevoir immédiatement la valeur ajoutée de votre technologie, et ainsi freiner son adoption.

Une bonne préparation en amont assure un bon déroulement de l'installation et assure un soutien adéquat après la mise en service. Elle permet aussi de mieux comprendre vos besoins en infrastructure et votre niveau de préparation général. Autant d'éléments qui contribuent à optimiser le retour sur investissement de vos technologies d'entreprise.

ET Group conçoit, développe et déploie des solutions AV d'entreprise pour les activités critiques au Canada et aux États-Unis. Suivez les stratégies de ce guide pour planifier votre prochaine installation AV , puis découvrez comment nous pouvons vous accompagner .

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Évaluation de l'espace et de l'infrastructure

Même le système le plus avancé au monde peut s'avérer difficile à utiliser si vous essayez de le déployer dans un espace inadapté. C'est pourquoi votre première étape devrait toujours consister à évaluer l'environnement physique dans lequel vous prévoyez de déployer votre nouveau système. AV technologie.

Avant d'acheter quoi que ce soit à qui que ce soit, prenez le temps de considérer les facteurs suivants :

• La taille et la disposition de la salle sont essentiels. Les espaces de réunion doivent être adaptés aux besoins AV des utilisateurs : ni trop grands, ni trop petits. Les grands écrans et les systèmes de sonorisation multipoints conviennent parfaitement aux salles de conseil , mais peuvent s'avérer encombrants dans les petites salles de réunion ou les espaces de travail individuels exigus.
• L'acoustique . Les surfaces dures comme le verre, le carrelage et le béton réfléchissent le son de manière à rendre la parole difficile à comprendre. Les microphones, les haut-parleurs et autres équipements audio doivent être adaptés à la taille de la pièce et associés à une isolation phonique.
• L'éclairage. Un éclairage trop intense provoque des reflets sur l'écran, tandis qu'un éclairage insuffisant oblige à plisser les yeux pour distinguer les détails. Pour un confort visuel optimal, privilégiez un éclairage DEL à intensité variable et à température de couleur neutre (4 000 K à 5 000 K).
• Mobilier et équipements. Les sièges doivent offrir une vue dégagée sur les écrans, les haut-parleurs, les microphones et les commandes, ou être facilement déplaçables si votre espace de réunion est modulable. Une bonne gestion des câbles et des prises électriques ou un accès réseau discrets contribuent à donner une impression d'organisation, même aux espaces improvisés et aux salles de pause.

Imaginez par exemple une salle de conférence avec des fenêtres du sol au plafond donnant sur une rue passante. La lumière naturelle et une vue agréable peuvent sembler attrayantes, mais en pratique, le bruit de la circulation et la forte luminosité nuiront au confort des utilisateurs. Les consultants experts en technologies sont capables d'anticiper ces difficultés et de proposer des solutions pour éviter ces problèmes potentiels.

2. Préparation du réseau et des TI

Ton AV Un système ne fonctionne que si le réseau sur lequel il fonctionne est de qualité. Une connexion lente ou instable entraînera des latences, des mises en mémoire tampon, des coupures d'appel et des écrans gelés au pire moment. Avant l'installation, demandez conseil à votre technicien. AV fournisseur pour effectuer quelques tests.

Voici ce que vous devez viser :

• Débit et vitesse du réseau : un débit d'environ 3 à 4 Mbits/s peut suffire pour les appels Zoom ou Teams standard, mais ne permet pas le streaming HD ou 4K. Si vous n'avez pas déjà la fibre optique ou un fournisseur d'accès Internet de niveau 2, vous devrez peut-être passer à cette technologie.
• Stabilité de la connexion. La stabilité de votre connexion est tout aussi importante que sa vitesse. L'objectif est d'obtenir une latence inférieure à 50 ms et une gigue inférieure à 30 ms, avec une perte de paquets n'excédant pas 1 % à tout moment.
• Interopérabilité et compatibilité : les solutions AV doivent s’intégrer parfaitement à votre infrastructure et à vos plateformes de collaboration existantes (Microsoft Teams, Zoom, WebEx, etc.). Testez la segmentation VLAN et les paramètres QoS, et priorisez le trafic AV .
• Mesures de sécurité. Les pare-feu, les contrôles d'accès et les permissions sont essentiels dans les environnements d'entreprise et critiques. Il est nécessaire d'autoriser les services AV et de configurer les VPN pour l'accès à distance afin d'éviter de bloquer les connexions externes. Certains équipements AV nécessitent également une alimentation par Ethernet (PoE).

Si vous n'avez pas d'équipe informatique interne ou si vous avez besoin d'un soutien externe, ET Group peut vous aider. Découvrez nos services d'assistance sur place pour bénéficier d'un accompagnement personnalisé et préparer votre installation.

3. Besoins en électricité et en énergie

AV Les systèmes doivent évidemment être alimentés, mais il ne s'agit pas seulement d'avoir suffisamment de prises, même si cela a aussi son importance. Les fluctuations de tension, l'absence de mise à la terre et les surcharges de circuits perturbent les réunions et endommagent vos appareils électroniques.

• Vérifiez la capacité. Faites tester l'ensemble de votre installation électrique afin de vous assurer qu'elle peut supporter la puissance et l'intensité nécessaires. Dans certains bâtiments très anciens, il peut être nécessaire de remplacer au préalable votre panneau électrique ou d'autres équipements.
• Prévoyez des solutions d'alimentation de secours. Les systèmes d'alimentation sans coupure (UPS) assurent la continuité de vos activités en cas de panne de courant due aux intempéries ou à un accident. Envisagez une configuration redondante avec basculement automatique vers des groupes électrogènes de secours pour AV critiques.
• Assurez-vous de la mise à la terre et de la protection contre les surtensions . Les surcharges, les courts-circuits et les surtensions peuvent endommager irrémédiablement les composants AV sensibles. Utilisez des parasurtenseurs, des conditionneurs de puissance et des disjoncteurs pour protéger votre nouveau système.

N'oubliez pas que dans les espaces partagés comme les immeubles de bureaux et les centres d'affaires, vous ne serez peut-être pas le seul à avoir des besoins énergétiques importants. Consulter le service de gestion de l'immeuble vous permettra de trouver des solutions, par exemple en élaborant des alternatives ou en commandant un raccordement dédié.

Comment minimiser les perturbations au travail

AV L'installation peut être bruyante et perturbatrice, surtout lors du déploiement de systèmes multi-pièces de grande envergure ou dispersés. Afin de limiter les interruptions et de s'assurer que tout le monde sait à quoi s'attendre :

• Communiquez régulièrement et en amont. Informez vos employés des dates de travaux et des interruptions de service. Prévoyez ces interruptions pour permettre aux équipes de s'organiser ou de prévoir une pause bien méritée.
• Établissez des attentes et des échéances claires . Alignez-vous sur les étapes clés et coordonnez les échéances avec votre fournisseur AV . Cela vous permettra d'identifier et de résoudre plus facilement tout conflit d'horaire potentiel.
• Définissez les rôles et les responsabilités. Assurez-vous que tout le monde sait qui est responsable de chaque aspect du travail : configuration du réseau, installation du matériel, dépannage, formation et réponses aux questions générales. Diffusez une liste de contacts à tous ceux qui pourraient en avoir besoin.
• Tenez compte des besoins d'accès. Si votre fournisseur AV a besoin d'une carte magnétique pour accéder à votre édifice ou à vos bureaux, assurez-vous qu'il la possède quand il en a besoin. Les techniciens doivent aussi savoir qui contacter en cas de panne soudaine, mais ce point est souvent négligé.

Commencez par planifier une réunion de pré-installation avec les principaux intervenants, votre fournisseur AV et les gestionnaires des TI ou d'exploitation. Nous accordons une grande importance à cette étape dès le début de notre processus de conception et de développement afin de tenir tout le monde informé.

Les prochaines étapes après l'installation

Ce qui se passe après l'installation dépend de vous. Certaines entreprises préfèrent s'occuper de tout. AV Nous proposons d'assurer le soutien et la maintenance à l'interne, mais cela peut s'avérer très chronophage. De plus, ce type de service dépasse le cadre de la plupart des fournisseurs de TI généralistes.

En établissant un partenariat à long terme avec votre fournisseur AV , vous pouvez déléguer ces tâches à des experts. L'assistance et le conseil en audiovisuel offrent aux entreprises le soutien nécessaire pour utiliser efficacement AV et l'adapter à leurs besoins futurs.

Nos services chez ET Group comprennent : 

• • Intégration – Nous intégrerons votre nouvel AV à votre infrastructure existante afin de créer un système unifié, fluide et intuitif. Cette étape peut également inclure le déploiement de fonctionnalités telles que la connexion en un clic ou des outils de collaboration virtuelle.
  • Tests – Nos techniciens expérimentés vérifieront minutieusement votre système vidéo, audio, votre connectivité et son fonctionnement général afin de garantir leur parfait état. Nous pouvons également vous aider à organiser des réunions de test ou à simuler des scénarios d'utilisation réels avec des utilisateurs distants et sur site.
  • Entretien et assistance régulières : les mises à jour logicielles, micrologicielles et d’intégration assurent le bon fonctionnement de votre infrastructure AV en arrière-plan. Nous pouvons intervenir à distance ou envoyer un technicien sur le site.
  • Organisez des formations ou des ateliers : une formation claire et efficace est la meilleure façon d’apprendre aux utilisateurs à maîtriser AV . Consultez nos ateliers pour découvrir les types d'expériences d'apprentissage que nous proposons.
  • Développez et agrandissez vos locaux – Que vous souhaitiez étendre vos activités ou simplement créer des espaces favorisant la collaboration, nous pouvons vous aider à optimiser votre conception initiale. Cette solution est souvent beaucoup plus économique que de repartir de zéro.

Bien que nous recommandions fortement les partenariats à long terme, il n'est pas nécessairement nécessaire de choisir entre votre équipe informatique interne et des experts externes. Un bon fournisseur saura collaborer avec vous pour définir son rôle au sein de votre organisation, sans empiéter sur les prérogatives de chacun.

Faites appel à un expert AV Planification, installation et assistance

Les humains sont des êtres d'habitudes — c'est pourquoi se préparer à de nouvelles situations est important. AV L'installation préalable est essentielle. Sans un accompagnement adéquat, le déploiement de nouvelles technologies peut devenir une source de conflits plutôt qu'un outil favorisant une collaboration plus efficace. Des mesures simples comme celles-ci améliorent l'adoption par les utilisateurs et simplifient le déploiement.

ET Group se spécialise dans la conception de solutions AV d'entreprise pour les environnements critiques. Laissez-nous vous aider à concevoir et à développer un système AV que vos équipes seront fières d'utiliser et de prendre en charge. Réservez dès aujourd'hui un appel découverte gratuit pour en savoir plus.

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