5 conseils pour organiser efficacement de grandes vidéoconférences
Publié par Groupe ET sur 4 mai 2020
Si votre équipe organise de grandes réunions de vidéoconférence en groupe à cause de la COVID-19, voici quelques conseils clés pour maximiser le potentiel de votre réunion.
Par Tracy Smitten
Article basé sur notre webinaire : Organiser efficacement des vidéoconférences de grand groupe. Téléchargez le webinaire.
Au cœur de l’urgence sanitaire liée à la COVID-19 et pour la première fois de notre histoire, la société s’est engagée à maintenir la distanciation physique avec un fort besoin de travailler ensemble pour trouver de nouvelles façons de communiquer, de collaborer et de se connecter les uns aux autres.
Depuis 4 ans, ET Group s’est développé en tant qu’unité productive, autogérée et collaborative, tout en travaillant presque entièrement à distance. Nos équipes travaillent régulièrement lors de réunions vidéo de grand groupe. Nous accueillons des réunions d’équipe virtuelles d’une durée pouvant durer jusqu’à 5 heures, organisons des réunions publiques en grand groupe avec plus de 40 personnes, et collaborons quotidiennement dans des contextes virtuels de grands groupes. Nous continuons d’explorer de nouveaux outils et pratiques qui peuvent enrichir l’expérience virtuelle de notre équipe. La stratégie technologique et le design aident à augmenter la productivité, mais ce n’est pas tout ce dont vous avez besoin.
Voici 5 conseils clés que nous avons appris pour rendre votre prochaine réunion plus efficace.
1. Identifier la technologie dont vous aurez besoin
Quelles sont les plateformes, outils et équipements technologiques nécessaires? Assurez-vous de choisir une plateforme de vidéoconférence comme Zoom ou Webex qui peut profiter des grands groupes grâce à des paramètres comme la vue galerie. Équiper tous les participants de votre équipe du meilleur équipement audio et vidéo disponible maximisera l’expérience de tous. Cela garantira que tout le monde soit sur un pied d’égalité, limitant les enjeux technologiques et créant une expérience plus engageante pour tous.
2. Définissez vos rôles lors des réunions
Il est essentiel d’établir quelques rôles de base pour assurer la clarté et la capacité de mener une réunion sans encombre. Qui sera l’hôte de la réunion? Qui sera le facilitateur pour guider et donner de l’espace à la conversation? Qui va écrire et prendre des notes? Qui sera responsable de la gestion de la technologie?
Ça peut sembler beaucoup de rôles, mais c’est la clé de votre succès!
Animateur : Établit le contexte et les objectifs de la réunion
Facilitateur : Il guide la conversation, garde la réunion en ordre et ponctuelle, tout en permettant au groupe de se concentrer sur le contenu.
Scribe : Prend des notes et documente la réunion.
Gestionnaire technologique (optionnel) : S’assure que la réunion est organisée, gère les problèmes techniques et enregistre l’appel si nécessaire.
3. Préparez la structure de votre rencontre
Quel est le but de votre rencontre? Qu’est-ce que tu veux en retirer? Qu’aimeriez-vous que les gens vivent?
Établissez une structure pour votre réunion afin d’utiliser efficacement le temps et d’augmenter la clarté et les attentes pour les participants. Élaborez vos objectifs de réunion, atteignez les jalons, déterminez la durée de la réunion et choisissez votre style d’animation.
4. Choisir vos pratiques et processus de réunion
Déterminez le niveau d’engagement que vous prévoyez d’inviter vos participants.
Les check-ins sont une excellente façon d’établir la place de chacun dans la réunion. Vous posez une question comme : comment arrivez-vous et qu’attendez-vous de la réunion d’aujourd’hui. Cela aide les gens à se sentir engagés et non perdus dans un si grand groupe virtuel.
Cependant, dans un grand groupe, il peut être difficile de gérer cela rapidement. Demandez plutôt à vos participants d’écrire leur message via la fenêtre de discussion ou en utilisant une plateforme de collaboration comme Webex Teams ou Slack.
Adoptez des pratiques qui maintiennent l’implication et l’engagement de vos participants. Envoyez périodiquement des sondages de réunion ou posez des questions auxquelles les participants pourront répondre dans la fenêtre de discussion, plutôt qu’à voix haute. Cela peut aussi aider à gérer le temps en grand groupe tout en impliquant tout le monde.
Il est important d’utiliser des pratiques et des processus qui créent un environnement qui invite tout le monde à participer. Ainsi, ce n’est pas l’expérience du Un-à-Plusieurs qui affecte si souvent les grands groupes. C’est une seule personne qui s’adresse à un grand groupe.
5. Comprendre l’état d’esprit de vos participants
Comprendre l’état d’esprit de vos participants est essentiel pour une rencontre efficace. Avec quel état d’esprit les participants arrivent-ils potentiellement à la réunion?
Arrivent-ils confus autour de la réunion? Est-ce qu’ils ne comprennent pas pourquoi ils sont invités? Se sentent-ils excités ou déprimés?
En tant qu’hôte ou animateur, c’est votre rôle d’évaluer la salle et de vous assurer que vous pouvez gérer le groupe, changer de stratégie si nécessaire, et tirer le meilleur de chacun.
Nous aimerions beaucoup entendre votre expérience dans les commentaires
Nous avons cherché et trouvé des techniques de rencontres virtuelles qui améliorent la connexion humaine. Nous avons constaté que la vidéoconférence peut être extrêmement productive! Nous prospérons lorsque nous pouvons apporter l’harmonie à notre travail et à notre milieu de travail grâce à la technologie.
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