Comment tester Zoom avant les réunions (et autres plateformes virtuelles)

• Kelly Gowanlock
• Service et soutien

Points clés

• Effectuer des vérifications préalables à la réunion sur des plateformes de vidéoconférence comme Zoom vous aide à tester la clarté audio et vidéo, la compatibilité avec les appareils et à éviter les retards techniques, assurant ainsi une expérience de collaboration virtuelle plus fluide.
• Mettez à jour régulièrement Zoom et utilisez sa fonction de réunion test pour ajuster les paramètres audio et vidéo au besoin. Assurez-vous de vérifier les niveaux des haut-parleurs et du microphone, de sélectionner la bonne caméra et de configurer les options de partage d’écran selon vos besoins de collaboration.
• Améliorez l’expérience utilisateur pendant les réunions en maintenant une connexion Internet fiable, en fermant les applications inutiles pour libérer de la bande passante, en utilisant des webcams et des casques de haute qualité, et en assurant une connexion réseau sécurisée.
• Envisagez d’utiliser des tests automatisés de salle de ET Group pour vous assurer que vos plateformes virtuelles sont prêtes avant les réunions, au lieu de passer constamment du temps et des efforts à les ajuster.

La vidéoconférence est un outil de communication essentiel pour les espaces de travail hybrides, de nombreuses organisations s’appuyant sur des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams et Google Meet pour une collaboration efficace. Effectuer des vérifications préalables à la réunion sur ce logiciel est la meilleure façon de s’assurer qu’il est prêt à être utilisé par les membres de votre équipe et d’éviter d’éventuelles interruptions ou retards.

Dans cet article, notre équipe de ET Group vous guide dans le processus de test de plateformes comme Zoom avant le début des réunions, et vous montre ce que vous pouvez faire pour garder vos outils de collaboration prêts à être utilisés entre les réunions avec moins d’efforts.

Pourquoi vous devez tester les plateformes de vidéoconférence avant les réunions

Tester les plateformes de vidéoconférence avant les réunions est impératif pour :

• Assurez-vous de la clarté : Pour vous assurer que l’audio et la vidéo sont clairs et qu’il n’y a pas de distorsions inattendues.
• Vérifiez la compatibilité : Pour vérifier que la plateforme est compatible avec votre appareil et les périphériques que vous souhaitez utiliser.
• Éviter les retards : Pour éviter tout retard dû à des problèmes techniques pendant la réunion elle-même.
• Assurer la sécurité : Pour s’assurer que toutes les fonctions de sécurité sont activées et fonctionnent correctement.
• Renforcer la confiance : Pour renforcer la confiance que tout est bien organisé, réduisant ainsi l’anxiété avant les appels importants.

Comment tester Zoom avant une réunion

Zoom est conçu pour être facile à utiliser, mais il a quand même beaucoup de fonctionnalités et il est facile de se perdre si on ne sait pas sur quoi se concentrer. Nous avons résumé les choses et fourni ce guide rapide étape par étape pour ajuster les réglages les plus importants — si vous avez des difficultés en réunion, cela devrait vous aider à reprendre le contrôle.

Étape 1 : Mettre à jour Zoom

Des problèmes de compatibilité peuvent survenir si vous utilisez une version obsolète de votre logiciel de réunion, il est donc important de savoir si vous avez la dernière version de Zoom installée sur votre appareil. Sinon, vous pouvez le télécharger sur le site officiel de Zoom ici.

Étape 2 : Se connecter ou participer à une réunion test

Se connecter à Zoom et ouvrir le menu Préférences fera apparaître plusieurs menus de réglages différents, notamment :

• Général
• Vidéo
• Audio
• Écran de partage
• Contexte et effets
• Enregistrement
• Statistiques
• Rétroaction
• Raccourcis clavier
• Accessibility

Vous pouvez aussi participer à une réunion test en visitant cette page et en cliquant sur le bouton « Rejoindre ». Vous serez ensuite guidé à travers une série de questions qui vous demandent ce que vous pouvez voir et entendre selon les différentes options que vous choisissez.

Étape 3 : Vérifiez les paramètres audio

Lorsque vous ajustez les paramètres audio de Zoom, la chose la plus importante est de vous assurer que vous pouvez entendre tout le monde et d’être entendu aussi. Voici la façon la plus simple de vérifier :

• Haut-parleur de test : Cliquez sur « Haut-parleur de test » pour vous assurer que Zoom utilise le bon appareil pour la sortie audio et que vous entendez clairement le son à travers celui-ci.
• Microphone de test : Cliquez sur ce bouton pour commencer un enregistrement court avec le périphérique audio sélectionné. Parlez dans le microphone (ou un autre appareil) et ajustez le volume jusqu’à ce que la barre sous « Niveau d’entrée » bouge — elle apparaîtra verte si le signal est clair et rouge si vous êtes si fort que le son est en pic (ce qui affecte la qualité pour les autres personnes dans vos réunions).

Étape 4 : Vérifier les paramètres vidéo

L’onglet des paramètres vidéo dans Zoom est conçu pour être assez simple, mais il y a quelques points dont vous voudrez être conscient. Voici les étapes que vous voudrez suivre pour vous assurer d’être vu et de voir les autres :

• Choisissez votre périphérique d’entrée : Dans le menu déroulant « Caméra », sélectionnez la caméra que vous souhaitez capturer pendant la réunion.

• Sélectionnez la qualité de votre vidéo : Choisissez soit « Ratio original », « HD » (pour une meilleure qualité) ou « Miroir ma vidéo » (pour montrer aux autres participants exactement ce que votre caméra vous affiche).

• Améliorez votre vidéo : sélectionnez « Retoucher mon apparence » pour corriger les petites imperfections ou « Ajuster pour la faible luminosité » afin de vous rendre plus visible lors d’une réunion dans des environnements plus sombres.

Étape 5 : Tester le partage d’écran et autres fonctionnalités

Naviguer vers le menu Écran de partage vous donne une liste d’options qui déterminent comment les autres participants perçoivent le contenu que vous choisissez de partager lors des réunions. Choisir les bons réglages ici est important si vous utilisez Zoom pour la collaboration en temps réel au travail. Voici quelques-unes des caractéristiques clés à vérifier :

• Taille de la fenêtre pour le partage d’écran : Choisissez si le contenu partagé s’adapte à la fenêtre Zoom dans différentes tailles, ou activez le mode côte à côte pour le placer à côté des participants.

• Partager des applications : Choisissez de partager une fenêtre spécifique lors du partage à partir d’une application ou de partager toutes les fenêtres avec d’autres participants.

• Partager votre écran pendant les réunions : Choisissez si Zoom partage par défaut tout votre bureau ou s’il vous offre une liste d’options à chaque fois que vous partagez votre écran.

• Partager directement dans une salle Zoom : Choisissez si Zoom partage tout votre écran par défaut lorsque vous partagez votre écran avec une salle de groupe, ou s’il vous présente d’abord différentes options.

Tests sur d’autres plateformes vidéo

La plupart des plateformes de réunions virtuelles sont suffisamment conçues comme Zoom pour que vous puissiez suivre un processus assez similaire afin de vérifier leurs paramètres essentiels. Voici une liste rapide pour le faire avec d’autres outils populaires de réunion :

Microsoft Teams

• Va dans « Paramètres » > « Appareils » pour vérifier ton micro, tes haut-parleurs et ta caméra.
• Dans la section Appareils audio, choisissez le haut-parleur et le micro par défaut que vous voulez que Teams utilise.
• Sous Caméra, choisissez la caméra que vous voulez que Teams utilise. Vous pourrez consulter un aperçu pour voir ce que les autres verront lors des réunions.
• Utilisez la fonction « Passer un appel de test » sous « Paramètres » > « Appareils ».

Google Meet

• Utilisez la fonction « auto-vérification en salle verte » de Google Meet pour tester votre audio et votre vidéo avant les réunions.
• Sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez participer — mais avant de cliquer sur « Rejoindre », vérifiez la tuile d’aperçu qui apparaît.
• Vous verrez des symboles représentant votre haut-parleur, micro et caméra sous votre aperçu vidéo. Ajustez-les au besoin avant de cliquer sur « Rejoindre ».

Meilleures pratiques pour le matériel et les réglages réseau

S’assurer que vos paramètres matériels et réseau sont correctement configurés est essentiel pour une expérience de vidéoconférence fluide. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :

• Assurez-vous que votre connexion Internet est fiable et assez rapide pour gérer la vidéoconférence.
• Fermez toutes les applications ou onglets de navigateur inutiles qui pourraient consommer de la bande passante.
• Assurez-vous que votre ordinateur, tablette ou téléphone intelligent respecte les exigences minimales du système pour la plateforme de vidéoconférence que vous utilisez.
• Utilisez une webcam de haute qualité pour une meilleure clarté vidéo.
• Utilisez un casque avec microphone pour un son plus clair, car les microphones intégrés peuvent parfois capter le bruit de fond.
• Placez votre caméra à hauteur des yeux et assurez-vous que votre visage est bien éclairé, mais évitez les éclairages violents.
• Choisissez un fond propre et dégagé ou utilisez un fond virtuel.
• Si vous utilisez des appareils externes comme une webcam, un microphone ou des haut-parleurs, assurez-vous qu’ils sont compatibles avec votre ordinateur et la plateforme de vidéoconférence.
• Si vous discutez d’informations confidentielles, assurez-vous que votre connexion réseau est sécurisée.
• Utilisez un réseau privé virtuel (VPN) si vous vous connectez à un réseau Wi-Fi public.

La valeur des tests automatisés de salle

Il est important de se rappeler que ce qui précède est un aperçu général de la façon de vérifier les paramètres les plus importants sur Zoom et d’autres plateformes de réunions virtuelles. Couvrir chaque option sur toutes ces plateformes prendrait plus de place que nous n’en avons le temps ici — mais même tester tout cela avant chaque réunion peut être chronophage et demander beaucoup de travail aux membres de votre équipe.

Le test automatisé des salles résout ces problèmes en vérifiant les paramètres de tous les appareils et plateformes de réunion dans votre environnement hybride et en les restaurant à vos options préférées entre les réunions. ET Group peut offrir ce service pour vous faire économiser du temps et des efforts à vous et à votre équipe, vous permettant d’assister à chaque réunion avec la confiance de pouvoir communiquer et collaborer clairement.

Utilisez les informations ci-dessus pour vous orienter avec votre logiciel de réunion préféré et ajuster les paramètres les plus importants — mais contactez notre équipe pour vous aider à mettre en place un environnement hybride toujours prêt à soutenir votre équipe lorsque vous en avez besoin. Pour plus d’informations, consultez la FAQ ci-dessous :

Foire aux questions sur les tests Zoom

Pourquoi les autres ne peuvent-ils pas me voir sur Zoom?

Assurez-vous que la case « Arrêter ma vidéo en rejoignant une réunion » n’est pas cochée.

Pourquoi je ne me vois pas sur Zoom?

Assurez-vous que la case « Masquer la vue de soi » est décochée.

Puis-je me débarrasser du bruit de fond pendant les réunions Zoom?

Oui — allez dans Préférences, cliquez sur Audio, et choisissez l’une des options suivantes sous « Suppression du bruit de fond » :

• Auto (ajuste intuitivement selon le bruit ambiant)
• Grave (pour les sons faibles ou lointains en arrière-plan)
• Medium (comme le ventilateur de votre ordinateur ou les stylos qui tapent sur les bureaux)
• Aiguë (comme le cross-talk ou la musique d’ambiance dans votre espace de travail)

Pourquoi les autres ne m’entendent-ils pas lors des réunions Zoom?

Cochez la case « Rejoindre automatiquement l’audio de l’ordinateur lors de l’entrée en réunion » et assurez-vous que la case « Couper mon micro en rejoignant une réunion » est décochée.

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