Comment tester Zoom avant les réunions (et autres plateformes virtuelles)

• Kelly Gowanlock
• Service et soutien

Points clés

• Effectuer des vérifications préalables aux réunions sur des plateformes de vidéoconférence comme Zoom vous permet de tester la clarté audio et vidéo, la compatibilité avec les appareils et d'éviter les retards techniques, garantissant ainsi une expérience de collaboration virtuelle plus fluide.
• Mettez Zoom à jour régulièrement et utilisez sa fonction de réunion test pour ajuster les paramètres audio et vidéo si nécessaire. Vérifiez les niveaux des haut-parleurs et du microphone, sélectionnez la caméra appropriée et configurez les options de partage d'écran selon vos besoins de collaboration.
• Améliorez l'expérience utilisateur lors des réunions en maintenant une connexion Internet fiable, en fermant les applications inutiles pour libérer de la bande passante, en utilisant des webcams et des casques de haute qualité et en assurant une connexion réseau sécurisée.
• Pensez à utiliser les tests automatisés de salles offerts par ET Group pour vous assurer que vos plateformes virtuelles sont prêtes avant les réunions, au lieu de constamment consacrer du temps et des efforts à les ajuster.

La vidéoconférence est un outil de communication essentiel pour les espaces de travail hybrides. De nombreuses organisations s'appuient sur des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams et Google Meet pour une collaboration efficace. Effectuer des vérifications préalables sur ces logiciels est la meilleure façon de s'assurer qu'ils sont prêts à l'emploi pour les membres de votre équipe et d'éviter d'éventuelles interruptions ou retards.

Dans cet article, notre équipe d'ET Group vous guide à travers le processus de test des plateformes comme Zoom avant le début des réunions et vous montre comment maintenir vos outils de collaboration opérationnels entre les réunions avec un minimum d'efforts.

Pourquoi tester les plateformes de vidéoconférence avant les réunions

Tester les plateformes de vidéoconférence avant les réunions est impératif pour :

• Assurer la clarté : s'assurer que l'audio et la vidéo sont clairs et qu'il n'y a pas de distorsions inattendues.
• Vérifier la compatibilité : pour vous assurer que la plateforme est compatible avec votre appareil et les périphériques que vous comptez utiliser.
• Éviter les retards : Afin d’éviter tout retard dû à des problèmes techniques durant la réunion.
• Assurer la sécurité : s’assurer que toutes les fonctions de sécurité sont activées et fonctionnent correctement.
• Établir la confiance : pour bâtir la confiance que tout est bien configuré, et ainsi réduire l’anxiété avant les appels importants.

Comment tester Zoom avant une réunion

Zoom est conçu pour être facile à utiliser, mais il possède de nombreuses fonctionnalités et il est facile de s'y perdre si l'on ne sait pas sur quoi se concentrer. Nous avons donc simplifié les choses et créé ce guide rapide, étape par étape, pour ajuster les paramètres les plus importants. Si vous éprouvez des difficultés lors d'une réunion, ce guide devrait vous aider à reprendre le contrôle.

Étape 1 : Mettre à jour le zoom

Des problèmes de compatibilité peuvent survenir si vous utilisez une version désuète de votre logiciel de visioconférence. Il est donc important de vérifier que vous avez bien la dernière version de Zoom installée sur votre appareil. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez la télécharger sur le site officiel de Zoom ici.

Étape 2 : Connectez-vous ou participez à une réunion de test

Se connecter à Zoom et ouvrir le menu Préférences affichera plusieurs menus de paramètres différents, notamment :

• Général
• Vidéo
• Audio
• Partager l'écran
• Contexte et effets
• Enregistrement
• Statistiques
• Rétroaction
• Raccourcis clavier
• Accessibilité

Vous pouvez également participer à une réunion d'essai en visitant cette page et en cliquant sur le bouton « Rejoindre ». Vous serez ensuite guidé à travers une série de questions vous demandant ce que vous voyez et entendez en fonction des différentes options que vous sélectionnez.

Étape 3 : Vérifier les paramètres audio

Lors du réglage des paramètres audio de Zoom, l'essentiel est de s'assurer que vous entendez tous les autres participants et que vous êtes également bien entendu. Voici la méthode la plus simple pour le vérifier :

• Test du haut-parleur : Cliquez sur « Tester le haut-parleur » pour vérifier que Zoom utilise le bon périphérique de sortie audio et que vous entendez clairement le son.
• Test du microphone : Cliquez sur ce bouton pour démarrer un court enregistrement à l’aide de votre périphérique d’entrée audio. Parlez dans le microphone (ou un autre appareil) et ajustez le volume jusqu’à ce que la barre sous « Niveau d’entrée » bouge : elle sera verte si le signal est clair et rouge si votre volume est trop élevé et que le son sature (ce qui affecte la qualité pour les autres participants à vos réunions).

Étape 4 : Vérifier les réglages vidéo

L'onglet des paramètres vidéo de Zoom est conçu pour être assez simple, mais il y a quelques points à prendre en compte. Voici les étapes à suivre pour vous assurer d'être visible et de voir les autres :

• Choisissez votre périphérique d'entrée : dans le menu déroulant « Caméra », sélectionnez la caméra qui vous permettra de vous filmer pendant la réunion.

• Sélectionnez la qualité de votre vidéo : choisissez « Format d’origine », « HD » (pour une meilleure qualité) ou « Refléter ma vidéo » (pour montrer aux autres participants exactement ce que votre caméra vous affiche).

• Améliorez votre vidéo : sélectionnez « Retoucher mon apparence » pour corriger les petites imperfections ou « Adapter à la faible luminosité » pour être plus visible lors d’une réunion depuis un environnement peu éclairé.

Étape 5 : Tester le partage d’écran et les autres fonctionnalités

En accédant au menu Partager l'écran, vous trouverez une liste d'options permettant de déterminer comment les autres participants voient le contenu que vous partagez lors des réunions. Choisir les bons paramètres est important si vous utilisez Zoom pour la collaboration en temps réel au travail. Voici quelques fonctionnalités clés à vérifier :

• Taille de la fenêtre pour le partage d'écran : choisissez si le contenu partagé doit s'adapter à la taille de la fenêtre Zoom ou activez le mode côte à côte pour le placer à côté des participants.

• Partage d'applications : choisissez de partager une fenêtre spécifique lors du partage à partir d'une application ou de partager toutes les fenêtres avec les autres participants.

• Partage d'écran pendant les réunions : choisissez si Zoom partage par défaut l'intégralité de votre bureau ou vous propose une liste d'options à chaque partage d'écran.

• Partage direct avec une salle Zoom : choisissez si Zoom doit partager par défaut l’intégralité de votre écran lorsque vous le partagez avec une salle de réunion ou s’il doit d’abord vous présenter différentes options.

Essais sur d'autres plateformes vidéo

La plupart des plateformes de réunion virtuelle ressemblent suffisamment à Zoom pour que vous puissiez suivre une procédure assez similaire afin de vérifier leurs paramètres essentiels. Voici une liste de vérification rapide pour procéder avec d'autres outils de réunion populaires :

Microsoft Teams

• Allez dans « Paramètres » > « Appareils » pour vérifier votre microphone, vos haut-parleurs et votre caméra.
• Dans la section « Périphériques audio » , choisissez le haut-parleur et le micro par défaut que vous voulez que Teams utilise.
• Sous « Caméra » , choisissez la caméra que Teams doit utiliser. Vous pourrez prévisualiser l'image afin de voir ce que les autres participants verront pendant les réunions.
• Utilisez la fonction « Passer un appel test » dans « Paramètres » > « Appareils ».

Google Meet

• Utilisez la fonction « auto-vérification de la salle verte » de Google Meet pour tester votre audio et votre vidéo avant les réunions.
• Sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez participer, mais avant de cliquer sur « Rejoindre », vérifiez la vignette d’aperçu qui apparaît.
• Vous verrez des symboles représentant votre haut-parleur, votre micro et votre caméra sous l'aperçu vidéo. Ajustez-les au besoin avant de cliquer sur « Rejoindre ».

Meilleures pratiques pour les paramètres matériels et réseau

Pour une expérience de vidéoconférence optimale, il est essentiel de s'assurer que votre matériel et vos paramètres réseau sont correctement configurés. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :

• Assurez-vous que votre connexion Internet est fiable et suffisamment rapide pour gérer la vidéoconférence.
• Fermez toutes les applications ou tous les onglets de navigateur inutiles qui pourraient consommer de la bande passante.
• Assurez-vous que votre ordinateur, tablette ou téléphone intelligent répond aux exigences minimales du système pour la plateforme de vidéoconférence que vous utilisez.
• Utilisez une webcam de haute qualité pour une meilleure netteté vidéo.
• Utilisez un casque avec microphone pour un son plus clair, car les microphones intégrés peuvent parfois capter les bruits de fond.
• Placez votre caméra à la hauteur des yeux et assurez-vous que votre visage est bien éclairé, mais évitez un éclairage trop fort.
• Choisissez un arrière-plan épuré et dégagé ou utilisez un arrière-plan virtuel.
• Si vous utilisez des périphériques externes comme une webcam, un microphone ou des haut-parleurs, assurez-vous qu'ils sont compatibles avec votre ordinateur et la plateforme de visioconférence.
• Si vous discutez d'informations confidentielles, assurez-vous que votre connexion réseau est sécurisée.
• Utilisez un réseau privé virtuel (VPN) si vous vous connectez à partir d'un réseau Wi-Fi public.

L'intérêt des tests automatisés des salles

Il est important de se rappeler que ce qui précède n'est qu'un aperçu général de la vérification des paramètres les plus importants dans Zoom et autres plateformes de réunions virtuelles. Détailler chaque option de toutes ces plateformes exigerait plus d'espace qu'on a le temps de le faire ici. Cependant, même tester tous les paramètres mentionnés avant chaque réunion peut s'avérer fastidieux et représenter une charge de travail importante pour votre équipe.

Les tests automatisés de salles résolvent ces problèmes en vérifiant les paramètres de tous les appareils et plateformes de réunion de votre environnement hybride et en les rétablissant selon vos préférences entre les réunions. ET Group offre ce service pour vous faire économiser du temps et de l'énergie, vous permettant ainsi de participer à chaque réunion en toute quiétude, avec la certitude de pouvoir communiquer et collaborer efficacement.

Utilisez les informations ci-dessus pour vous familiariser avec votre logiciel de réunion préféré et ajuster les paramètres les plus importants. N'hésitez pas à contacter notre équipe pour obtenir de l'aide concernant la mise en place d'un environnement hybride toujours prêt à soutenir votre équipe en cas de besoin. Pour plus d'informations, consultez la FAQ ci-dessous :

Foire aux questions sur les tests Zoom

Pourquoi les autres ne peuvent-ils pas me voir sur Zoom ?

Assurez-vous que la case « Arrêter ma vidéo quand je me joins à une réunion » n'est pas cochée.

Pourquoi est-ce que je ne peux pas me voir sur Zoom ?

Assurez-vous que la case « Masquer ma vue personnelle » est décochée.

Est-il possible de supprimer les bruits de fond pendant les réunions Zoom ?

Oui, allez dans Préférences , cliquez sur Audio et choisissez l'une des options suivantes sous « Suppression du bruit de fond » :

• Automatique (s'adapte intuitivement en fonction du bruit ambiant)
• Faible (pour les sons faibles ou lointains en arrière-plan)
• Moyen (comme le ventilateur de votre ordinateur ou le bruit des stylos qui tapent sur les bureaux)
• Élevée (comme les conversations croisées ou la musique d'ambiance dans votre espace de travail)

Pourquoi les autres ne m'entendent-ils pas aux réunions Zoom ?

Cochez la case « Rejoindre automatiquement l’audio de l’ordinateur lors de la participation à une réunion » et assurez-vous que la case « Couper le micro lors de la participation à une réunion » est décochée.

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