• Ciara Williams
• Technologie de collaboration
• Travail hybride et à distance

Comment créer des salles de réunion informelles dans les équipes Microsoft : pratiques exemplaires et problèmes courants

Résumé:

• Les salles de sous-groupes sont une fonctionnalité de Microsoft Teams qui permet aux participants d'une réunion de se diviser en petits groupes pour collaborer. Les organisateurs peuvent déplacer les participants manuellement ou laisser Teams s'en charger.
• Pour que les salles de sous-groupes soient plus efficaces, les participants doivent se connecter à partir d'un appareil compatible et avoir la dernière version de Teams. Définissez des paramètres clairs, limitez la taille des groupes et utilisez des outils interactifs pour maintenir l'attention des participants.
• Les réunions en petits groupes sont plus efficaces lorsque les organisateurs les utilisent judicieusement pour répondre aux besoins des participants. L'utilisation de minuteries, la définition d'attentes claires et le respect des règles de bienséance en réunion virtuelle permettent à chacun de travailler plus efficacement.
• Si vous ne parvenez pas à utiliser les salles de sous-groupes, si vous avez de la difficulté à vous joindre à une session ou si un participant est absent d'une salle de sous-groupe, il se peut que votre équipement de réunion présente un problème. Vous pouvez essayer de résoudre le problème vous-même ; si cela ne fonctionne pas, contactez votre administrateur système ou le soutien d'ET Group.

Les progrès dans le domaine de la vidéoconférence permettent désormais aux individus de collaborer plus facilement que jamais, qu'ils soient sur place ou à distance. Grâce à des plateformes comme Microsoft Teams, les groupes peuvent lancer une réunion virtuelle et commencer à collaborer en quelques secondes.

La fonctionnalité des salles de réunion virtuelles permet aux participants d'interagir de manière plus ciblée et personnalisée. En optimisant intelligemment ces salles en tenant compte de l'expérience utilisateur, les organisateurs aident à réduire les problèmes courants et à améliorer l'efficacité du temps des équipes.

ET Group aide les entreprises à trouver de nouvelles façons de rendre leurs environnements de travail plus stimulants, plus autonomes et plus productifs. Optimisez l'utilisation de Teams grâce aux meilleures pratiques ci-dessous ou réservez un appel découverte pour savoir comment nous pouvons donner vie à votre expérience hybride.

Quelles sont les salles de réunion informelles dans Microsoft Teams ?

Les salles de sous-groupes permettent aux organisateurs de réunions de répartir les participants en petits groupes pendant les réunions d'équipes, afin que chacun puisse travailler dans son propre espace virtuel privé. Cela permet aux participants de s'isoler de la réunion principale pour se concentrer sur des sujets spécifiques, animer des groupes de travail dédiés, échanger des idées, collaborer sur des projets ou simplement profiter d'un moment de détente sans se déconnecter.

Seul l'organisateur de la réunion peut gérer les salles de sous-groupes dans MS Teams. Par défaut, il s'agit généralement de la personne qui lance ou planifie la réunion.

Les planificateurs de réunions n'ont pas à gérer seuls les salles de sous-groupes. Ils peuvent déléguer certaines responsabilités, avant ou pendant la réunion, en attribuant le rôle de présentateur à certains participants. Ces derniers bénéficient ainsi d'un accès aux principales fonctionnalités de gestion des salles de sous-groupes, notamment la possibilité d'ouvrir, de fermer et de rejoindre des salles.

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10 étapes pour configurer efficacement des salles de sous-groupes

Les salles de sous-groupes permettent aux grands groupes de se concentrer sur des tâches spécifiques lors de réunions virtuelles. Cependant, savoir démarrer une réunion ou ouvrir une nouvelle salle ne suffit pas. Pour optimiser l'efficacité des séances de collaboration, il est essentiel de savoir planifier et animer chaque salle de manière à favoriser le travail des participants et à les aider à atteindre leurs objectifs.

1. Vérifiez la compatibilité des appareils. Lorsque vous planifiez une réunion, rappelez aux participants de confirmer qu'ils se connectent à partir d'un appareil compatible et qu'ils ont la dernière version de Teams.
2. Fixez-vous des objectifs clairs et précis. Les ateliers en petits groupes fonctionnent mieux lorsque chaque participant comprend ce sur quoi il travaille et pourquoi.
3. Ajoutez des rappels à la conversation. Enregistrez les objectifs, les instructions ou l'ordre du jour dans un document ou un support visuel. Rendez-le accessible directement dans la conversation pour une consultation rapide.
4. Divisez les responsabilités. Dans toute salle de réunion accueillant un certain nombre de participants, il est recommandé de désigner au moins un animateur pour en assurer la gestion. Si nécessaire, vous pouvez déléguer cette tâche à un participant de confiance.
5. Utilisez les salles de réunion à bon escient, pas pour des tâches improductives. Évitez d'utiliser Teams pour toute tâche qui se prêterait mieux à un courriel ; privilégiez les discussions collaboratives et constructives.
6. Établissez des limites de temps. Les groupes doivent savoir combien de temps ils ont pour accomplir leurs tâches ou collaborer, mais n'imposez pas de contraintes excessives. Prévoyez du temps pour la réflexion et les fluctuations naturelles de la conversation.
7. Limitez la taille des groupes . L'objectif d'une séance en petits groupes est de favoriser une collaboration plus restreinte et plus personnalisée. Des groupes trop grands en compromettent l'efficacité.
8. Misez sur l'engagement. Sans participation active, les participants à une réunion risquent de se déconnecter, de rêvasser ou de manquer des informations importantes. Les outils interactifs tels que les tableaux blancs virtuels, la vidéo en direct et les sondages en temps réel aident à atténuer ce risque.
9. Prenez des nouvelles régulièrement , mais sans microgérer. Indiquez aux gens comment obtenir de l'aide au besoin et quand vous prévoyez de passer les voir.
10. Optimisez vos outils. Associez Microsoft Teams à d'autres outils d'efficacité des réunions, comme la transcription en temps réel, le partage de fichiers, la prise de notes par IA ou Power BI, pour aider vos employés à travailler plus efficacement.

Conseils pour des transitions fluides entre les salles de réunion

Ce qui se passe après le début d'une réunion est tout aussi important que sa planification et son exécution initiales. Savoir comment et quand faire passer les participants d'une salle de sous-groupes à une autre peut influencer considérablement le bon déroulement d'une session. 

• ÉVITER : Déplacer soudainement les personnes d’une pièce à l’autre sans les prévenir. Envoyez un message à l'avance afin de ne pas les interrompre en plein milieu d'une phrase.

• • À FAIRE : Utilisez la fonction de compte à rebours automatique lors de la fermeture d’une salle de réunion. Cela permet aux participants de prévoir le temps nécessaire pour terminer leur intervention et se préparer à revenir.
  • ÉVITER : Laisser les salles à l’abandon ou négliger toute surveillance. Intervenir pour dire bonjour permet de résoudre les problèmes, d'apporter son aide et de répondre aux questions plus rapidement.

• À FAIRE : Utilisez la fonction de diffusion de messages pour envoyer des rappels ou des instructions supplémentaires à toutes les salles de réunion simultanément. C'est beaucoup plus efficace.

• À NE PAS FAIRE : Fermer les salles sans prévenir. Utilisez le bouton « Fermer les salles » dans Teams ou envoyez une annonce avant de faire revenir les participants dans la salle principale.

Enfin, il est important de savoir qui contacter en cas de problèmes techniques lors du passage d'une salle de réunion à l'autre, problèmes que vous ne parvenez pas à résoudre. Il s'agira généralement de votre service informatique ou du service d'assistance de votre entreprise. Si votre équipe a besoin d'aide supplémentaire concernant votre salle de réunion et vos outils de collaboration, tels que les salles de sous-groupes avec Microsoft Teams, ET Group offre un service d'assistance technique performant .

Débriefing après les ateliers en petits groupes

Réunir les participants en séance principale ne sert pas seulement à conclure ou à dire au revoir ; c’est l’occasion de faire le point et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Prévoyez suffisamment de temps à la fin de chaque séance pour que les membres de chaque groupe puissent partager brièvement leurs idées.

Utilisez les fonctionnalités de Microsoft Teams pour gérer le débriefing et éviter le chaos. Désignez les intervenants manuellement ou demandez aux participants de lever la main lorsqu'ils veulent prendre la parole. Désignez une personne pour prendre des notes ou utilisez la fonctionnalité intégrée de prise de notes basée sur l'IA pour consigner les informations importantes.

Une fois la réunion terminée, envoyez un compte rendu détaillé à toutes les parties concernées. Cela permet de repérer les erreurs et d'identifier les occasions manquées.

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Cas d'utilisation courants des salles de réunion en petits groupes

Les réunions Microsoft Teams facilitent la communication et la collaboration, mais il y aura toujours des situations où réunir tous les participants dans la même pièce n'est pas la méthode de travail la plus efficace. Voici quelques bonnes idées pour utiliser les salles de sous-groupes :

1. Séances de formation

Les salles de travail en petits groupes permettent aux participants d'apprendre et de perfectionner leurs compétences à leur propre rythme, dans un espace plus restreint et plus confortable, souvent avec l'aide directe d'un animateur. Ce processus est ainsi plus ciblé, plus humain et plus efficace.

Exemple

Les employés d'une entreprise de technologie financière s'entraînent à utiliser un nouveau logiciel dans des salles de réunion animées par un formateur dédié. Chaque pièce est consacrée à une fonction spécifique.

2. Planification et collaboration de projet

Pour les gestionnaires de projet et les gestionnaires d'équipe, les salles de réunion virtuelles sont un outil précieux pour faciliter la collaboration. Répartir les participants en groupes permet aux équipes de se concentrer sur des tâches individuelles et d'être plus productives.

Exemple

Lors d'un hackathon interne, une entreprise internationale de développement logiciel organise des ateliers en petits groupes afin que les développeurs puissent travailler sur des fonctionnalités individuelles. Pendant ce temps, le service marketing réfléchit à des idées de campagne, tandis que les graphistes conçoivent des supports visuels.

3. Ateliers et remue-méninges

Que vous animiez un atelier ou une séance de remue-méninges, réunir trop de participants dans une même salle Teams peut vite créer du chaos. Les salles de sous-groupes favorisent des discussions plus approfondies et ciblées, gage de résultats concrets.

Exemple

Dans une université, les professeurs utilisent des salles de sous-groupes pour faciliter l'apprentissage en groupe pendant les cours en direct. Ils changent de salle pour superviser et apporter leur aide au besoin, tout en laissant aux étudiants le temps de trouver des solutions par eux-mêmes.

4. Constituer des équipes à distance

Les salles de réunion virtuelles facilitent la constitution d'équipes à distance et permettent à leurs membres de rester informés même lorsqu'ils ne peuvent pas être physiquement présents. Cela peut aider les personnes travaillant à distance à se sentir plus connectées à leurs collègues.

Exemple

Les agents de bord d'une compagnie aérienne internationale se réunissent pour jouer à des jeux de questions-réponses sur les destinations internationales. Cela leur permet de mieux connaître leurs collègues et d'en apprendre davantage sur les itinéraires qu'ils desservent.

5. Salle de classe ou environnement éducatif

Les enseignants peuvent utiliser les salles de sous-groupes pour créer des espaces virtuels permettant aux élèves de travailler à leur propre rythme ou d'étudier des sujets spécifiques. Les appels virtuels dotés de fonctionnalités telles que les salles de sous-groupes favorisent une meilleure expérience hybride pour les élèves qui ne peuvent pas assister aux cours en personne ou étudier à domicile.

Exemple

Un professeur de biologie universitaire divise ses étudiants en petits groupes pour analyser des études de cas individuelles sur la mortalité massive de saumons dans le Pacifique Nord-Ouest. Chaque groupe élabore une solution différente au fil de plusieurs séances. Après une séance de débriefing finale, ils consignent leurs idées dans un document et l'envoient à un organisme sans but lucratif qui étudie le problème.

Pour les organisateurs, l'avantage des salles de sous-groupes est de réduire la taille des groupes de réunion et de les rendre plus faciles à gérer. Elles permettent aussi de segmenter les participants selon leur niveau hiérarchique, leur expérience ou leurs compétences, afin que chaque groupe puisse mener des discussions plus ciblées et productives.

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Résolution des problèmes liés aux salles de réunion virtuelles dans les équipes Microsoft

Microsoft Teams est conçu pour être convivial et fiable ; les problèmes sont donc généralement rares et faciles à résoudre. Si toutefois vous rencontrez l’un des problèmes courants énumérés ci-dessous, nos solutions pratiques peuvent vous aider à le résoudre.

Pourquoi je ne peux pas utiliser les salles de sous-groupes ?

Des problèmes techniques ou des problèmes d'autorisation peuvent vous empêcher de voir ou d'accéder à la fonctionnalité des salles de réunion virtuelles.

Causes courantes :

1. Vous n'êtes ni l'organisateur de la réunion, ni le responsable des salles de sous-commission. 
2. La réunion s'est déroulée sur un canal privé ou partagé.
3. Vous vous êtes connecté en utilisant un appareil ou un client non pris en charge.
4. Vous faites partie d'une organisation différente de celle qui organise la réunion.
5. Les salles de réunion virtuelles sont désactivées par la politique de votre administrateur.

Solutions potentielles :

1. Commencez la rencontre en tant qu'organisateur. Ou bien, demandez à l'organisateur de vous nommer à nouveau responsable des salles de sous-groupes.
2. Vous ne pouvez accéder aux salles de sous-groupes que de l'extérieur d'un canal privé ou partagé. Veuillez reprogrammer la réunion dans un canal approprié.
3. Assurez-vous d'utiliser la dernière version de Teams. Ensuite, joignez-vous à la réunion à partir d'un appareil compatible.
4. Demandez à l'organisateur de vérifier les paramètres d'accès des invités ; il pourrait peut-être vous donner l'occasion de voir et de gérer les salles de réunion.
5. Contactez votre fournisseur informatique ou votre administrateur système pour confirmer que vos autorisations sont correctes. 

Pourquoi certains participants sont-ils absents des salles de réunion ?

Les problèmes liés à l'absence de participants proviennent généralement de problèmes du côté d'un utilisateur individuel ; vous devrez travailler directement avec lui pour diagnostiquer le problème et trouver une solution.

Causes courantes : 

1. Le participant s'est joint à la séance en retard ou ne l'a pas encore rejointe.
2. Le participant utilise un système d'interopérabilité vidéo en nuage (CVI) non pris en charge.
3. Le participant utilise une version désuète de Teams.

Solutions potentielles :

1. Rappelez aux absents de se joindre à la réunion. Vérifiez les présences et assurez-vous que personne ne reste assis sans place attitrée dans la salle principale.
2. Demandez aux participants de se connecter à partir d'un appareil entièrement compatible, comme un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou un smartphone.
3. Demandez aux utilisateurs de mettre à jour Teams, de redémarrer leurs appareils et de se reconnecter.

Pourquoi certains participants ne peuvent-ils pas se joindre aux salles de sous-groupes ?

Si les salles de réunion virtuelles ne fonctionnent pas pour certains participants, le problème peut venir du fait qu'ils se connectent à partir de systèmes anciens ou non natifs.

Causes courantes :

1. Les anciens systèmes CVI de Cisco ou Poly permettent d'accéder à Teams, mais offrent une prise en charge limitée des fonctionnalités. Les utilisateurs pourraient ne pas pouvoir voir ni accéder aux salles de réunion virtuelles.
2. Systèmes et équipements anciens, y compris les anciens téléphones intelligents, AV Les systèmes informatiques et les ordinateurs de bureau à domicile présentent des limites similaires.

Solutions potentielles :

1. Invitez l'utilisateur à se connecter à partir d'un autre appareil. Si les participants ont besoin d'un accès régulier aux salles de réunion virtuelles, la mise à niveau vers Microsoft Teams Rooms (MTR) et d'autres solutions d'interopérabilité, comme la conversion SIP vers le Web proposée par ET Group, peut permettre de résoudre le problème.  
2. Encouragez les participants à se connecter à la réunion à partir d'un appareil compatible, comme un ordinateur portable ou un smartphone.

ET Group offre également des services de surveillance à distance et d'assistance informatique aux entreprises ne disposant pas d'une équipe dédiée à l'interne. Si vous éprouvez des difficultés avec MS Teams ou tout autre équipement de vidéoconférence, n'hésitez pas à nous contacter ; on pourrait peut-être vous aider.

Meilleures pratiques pour éviter les problèmes techniques

Les problèmes techniques peuvent faire dérailler même les réunions les mieux préparées. Ces pratiques exemplaires vous aideront à éviter ce genre de problèmes et à les reléguer au passé.

• • Utilisez du matériel AV de haute qualité. Testez tous les appareils régulièrement et mettez-les à niveau en fonction des besoins changeants de votre organisation.

• Faites évoluer votre réseau. Évaluez régulièrement la bande passante, la latence et la stabilité du réseau afin d'éviter les problèmes de connectivité tels que les déconnexions.

• Tirez profit des solutions d'interopérabilité. Si certains utilisateurs ont de la difficulté à se connecter à Teams à partir de systèmes plus anciens, il est possible que vous deviez adapter votre système. Les solutions d'interopérabilité d'ET Group , comme la conversion SIP vers le Web, peuvent vous aider.

Enfin, il est bon de se rappeler le conseil le plus précieux et intemporel du soutien technique : en dernier recours, redémarrez l’appareil ou le système. Cela peut résoudre des problèmes mineurs et intermittents comme les déconnexions, une mauvaise qualité audio ou des flux vidéo instables.

À lire aussi : 5 problèmes courants résolus grâce à l’utilisation du bon équipement de réunion hybride

ET Group peut vous aider à tirer le meilleur parti des réunions virtuelles.

Chez ET Group, nous sommes convaincus que le monde du travail en constante évolution présente de nombreux défis, mais que nos interactions ne devraient pas en faire partie. L'intégration de la technologie de manière à créer des liens harmonieux entre les personnes, les espaces, les outils et les modes de travail est au cœur de notre entreprise – et c'est aussi pourquoi nous croyons que le modèle hybride représente l'avenir.

Ne laissez pas des technologies désuètes ou des problèmes avec Teams freiner vos équipes. Réservez un appel découverte dès aujourd'hui pour voir comment ET Group peut vous aider à créer des réunions fluides et centrées sur l'humain.

Questions fréquentes sur les salles de réunion

Est-ce que le Groupe ET soutient les organisations de mon secteur d'activité ?

ET Group aide les organisations de nombreux secteurs à concevoir, mettre en œuvre et assurer le soutien de solutions d'interopérabilité. Des systèmes de réunion bien conçus permettent aux employés des administrations, des écoles, des universités, des hôpitaux, des cliniques médicales et des entreprises technologiques de travailler et de collaborer plus efficacement.

L'intégration technologique est au cœur de notre entreprise, mais nous possédons également une solide expérience dans la gestion de besoins très spécifiques. Découvrez nos solutions pour le secteur de la justice ou consultez nos réalisations dans d'autres secteurs.

ET Group peut-il former nos employés à l'utilisation des technologies de réunion ?

ET Group offre des ateliers destinés à des publics ou à des personnes spécifiques, notamment des équipes. Ces séances visent généralement à aider les participants à mieux comprendre l'utilité de la technologie dans leur travail et à trouver de nouvelles façons de l'intégrer à leurs processus existants.

Si vous avez besoin d'aide pour un autre type de formation, prenez rendez-vous avec l'un de nos spécialistes en technologies du travail. Nous ferons de notre mieux pour comprendre vos besoins et trouver une solution, ou du moins vous orienter vers des ressources adaptées.

Qu'est-ce que ET Group recommande aux organisations utilisant des CVI héritées ?

ET Group recommande fortement d'évaluer votre système actuel afin d'en déterminer les limites. Les CVI hérités et les systèmes plus anciens AV Le matériel aura du mal à prendre en charge les nouvelles fonctionnalités, comme les salles de réunion virtuelles dans Microsoft Teams ou les réunions hybrides, et n'est pas adapté aux évolutions futures.

Dans un environnement de travail en constante évolution, une intervention précoce et des mises à jour régulières sont indispensables. Les entreprises qui tardent à faire des changements prendront du retard, obligeant leurs employés à trouver des solutions de contournement complexes et peu sécurisées, inadaptées à leurs besoins.

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