Comment faciliter les réunions multiplateformes avec interopérabilité (et autres défis liés aux technologies modernes)

• Accélérateurs de collaboration
• Technologie de collaboration
• David Kerr
• Travail hybride et à distance
• Communications et collaboration unifiées

Résumé: 

• Aujourd'hui, 80 % des entreprises utilisent au moins deux plateformes de collaboration par jour.

• La réduction des cycles de vie des produits complique la planification proactive des technologies en milieu de travail.

• Les solutions qui assurent l'interopérabilité constituent un moyen simple mais efficace de permettre des flux de travail multiplateformes et de lutter contre les conflits. AV défis 

• ET Group peut vous aider à déterminer la meilleure approche d'interopérabilité pour votre entreprise.

Les problèmes modernes exigent des solutions modernes. 

Avec l'évolution constante des technologies et des plateformes de réunion, il n'est pas rare d'avoir l'impression d'avoir la tête qui tourne en essayant de se tenir au courant des dernières nouveautés, non seulement pour soi-même, mais aussi pour maintenir la compétitivité de son entreprise. 

Avec la multitude de solutions disponibles sur le marché, les équipes informatiques sont confrontées à un risque accru d'incompatibilité entre les systèmes, de risques pour la confidentialité et la sécurité, et à la difficulté de saisir les occasions d'offrir une meilleure expérience utilisateur, noyées sous un flot d'informations. 

Heureusement, il existe des solutions pour relever ces défis, et un partenariat avec le bon intégrateur AV peut vous y aider.

Quels sont les défis communs auxquels les entreprises font face aujourd'hui ? 

Exigences multiplateformes
Le principal défi auquel font face la plupart des organisations aujourd'hui est que, pour s'assurer qu'elles fonctionnent bien, leurs salles de réunion doivent pouvoir participer à des réunions sur plusieurs plateformes, voire en organiser. En effet, plus de 80 % d'entre elles utilisent quotidiennement au moins deux plateformes.

Par exemple, sur le plan opérationnel, votre équipe utilise Microsoft Teams pour les réunions internes telles que les mises à jour financières mensuelles ou les séances de remue-méninges marketing, mais vous vous retrouvez à utiliser Zoom pour communiquer avec les clients externes lors d'appels de vente ou pour leur expliquer un contrat.

Cela devrait être facile à faire, mais aujourd'hui, la plupart des systèmes AV sont fortement axés sur l'informatique et sont généralement conçus autour d'une plateforme spécifique. Pour reprendre l'exemple précédent, afin d'utiliser à la fois Teams et Zoom, il faudrait créer des salles Microsoft Teams et des salles Zoom distinctes dans vos bureaux.

Cette approche peut coûter cher et imposer des limites inutiles à vos réunions et à votre flexibilité. 

Cycle de vie technologique raccourci
Non seulement une approche AV axée sur les technologies de l'information crée des limites plus strictes en matière d'accessibilité des plateformes, mais elle signifie également que nous constatons des durées de vie plus courtes pour les équipements de salles de réunion, les fabricants s'efforçant de suivre le rythme des dernières fonctionnalités logicielles et des préoccupations en matière de sécurité.

Nous constatons que certains appareils sont annoncés en fin de vie (EOL) ou en fin de soutien (EOS) seulement trois à cinq ans après leur lancement sur le marché, ce qui place les entreprises dans une position où elles doivent planifier leur stratégie AV de manière plus proactive et dépenser de l'argent pour moderniser leurs salles beaucoup plus fréquemment.

Aujourd'hui, nous constatons ce phénomène avec de nombreux appareils Teams Room, car beaucoup de modèles sortis récemment, en 2023, ne sont plus compatibles avec la nouvelle mise à jour Windows 11. Les utilisateurs de Cisco Webex peuvent s'attendre à rencontrer le même problème, car le lancement prochain de RoomOS 26 ne sera pas compatible avec la plupart des anciens appareils. Les équipes devront donc choisir entre moderniser leur équipement pour bénéficier d'une plateforme plus récente ou continuer à utiliser RoomOS 11, plus limité (mais toujours pris en charge par Cisco, pour le moment).

Lorsque les utilisateurs apprécient l'expérience offerte par une plateforme de réunion, il est loin d'être idéal de devoir constamment s'adapter pour maintenir cette expérience positive. 

Migration du système de salle
Il arrive parfois que des organisations décident de changer de plateforme de collaboration préférée pour une nouvelle, que ce soit pour une meilleure expérience utilisateur, des changements dans leur stratégie d'affaires, ou tout simplement pour des raisons financières.

Quelle qu'en soit la raison, migrer l'ensemble de votre configuration de réunion vers une nouvelle plateforme n'est pas aussi simple que d'enregistrer de nouvelles licences et de déployer une mise à jour logicielle comme vous le feriez sur votre ordinateur personnel. 

La migration vers un nouveau système de gestion de salles peut être longue et coûteuse, entraînant plus de perturbations que prévu, en raison de :

• Les chambres sont mises hors service par périodes successives au fur et à mesure de leur rénovation.
• L'achat de nouveaux équipements plus compatibles avec la nouvelle plateforme
• Paiement des licences pour les anciennes et les nouvelles plateformes jusqu'à la fin de la migration

Cela peut ralentir la productivité, frustrer les utilisateurs finaux et réduire le rendement de votre investissement immobilier.

Cependant, face à tous ces défis uniques, il existe une solution qui nous sauve tous : 

Interopérabilité.

Qu'est-ce que l'interopérabilité ?

L'interopérabilité, c'est comme avoir un traducteur universel entre vos salles de réunion et vos plateformes. Elle permet un accès multiplateforme à vos espaces de collaboration.

Autrement dit, vous pouvez conserver vos salles Microsoft Teams existantes et rejoindre facilement des réunions Zoom ou Google, ou vice versa, sans avoir à vous soucier de configurations complexes ou de mises à niveau inutiles de vos appareils. 

Approches de l'interopérabilité 

Il existe plusieurs approches en matière d'interopérabilité , en fonction des flux de travail de votre équipe, des cas d'utilisation et de l'infrastructure existante :

Interopérabilité vidéo dans le nuage (CVI)
L'interopérabilité vidéo dans le nuage (CVI) permet aux réunions Microsoft Teams ou Google Meet de se connecter aux appareils utilisant les protocoles SIP et H.323. Lorsqu'une personne dans une salle compose une adresse spéciale, le service CVI répond à l'appel, se joint à la réunion au nom de la salle et interprète l'audio, la vidéo et les commandes de réunion afin que les deux parties puissent collaborer.

Cette approche vous permet de continuer à utiliser la plupart des fonctionnalités de votre salle de réunion préférée, telles que le double écran, le partage de contenu et le clavardage, mais peut parfois limiter d'autres fonctionnalités comme PowerPoint Live lors de votre participation à des réunions Teams. 

SIP vers Web
SIP-to-Web permet d'accéder aux réunions sur Zoom, Teams, Google ou Webex, ainsi qu'à Apple FaceTime si vous disposez d'un système de salle SIP. Ce service fonctionne en permettant à une salle SIP de se connecter aux réunions hébergées sur les plateformes mentionnées, en interceptant l'appel via une passerelle infonuagique et en se joignant à la réunion au nom de la salle.

Cette approche vous permet de conserver sans problème le plus grand nombre de fonctionnalités natives de la plateforme que vous rejoignez, tout en continuant à contrôler les réunions à partir de vos panneaux de commande de salle existants et autres périphériques. 

L'approche SIP-to-Web fonctionne avec les appareils de visioconférence traditionnels, comme les systèmes Cisco et Poly.

Invite direct Rejoindre
L'accès direct en tant qu'invité facilite les réunions via Zoom, Teams, Google ou Webex, car toutes les sessions sont hébergées sur le web. Cette approche utilise le moteur Web intégré de votre système de salle pour accéder aux liens de réunion sécurisés. Il vous suffit de lancer une session web sur votre système de salle et de vous y connecter en tant qu'« invité ».

Il est toutefois important de noter que la fonction Direct Guest Join dépend de la puissance du système de la salle et que certains appareils peuvent être plus performants que d'autres, ce qui limite de nombreuses fonctionnalités de réunion. 

Pour en savoir plus sur les différences entre les approches d'interopérabilité, cliquez ici .

Autres avantages de l’interopérabilité  

Outre la possibilité de tenir des réunions sur plusieurs plateformes, l'interopérabilité offre de nombreux autres avantages aux entreprises. 

• Simplicité pour participer à une réunion : joignez-vous à vos réunions en quelques secondes d'un simple clic, sans longs codes d'appel ni mots de passe de réunion sources de retards.
• Interface cohérente et fluide — quelle que soit la plateforme hébergeant la réunion, les utilisateurs finaux bénéficient à chaque fois d’une mise en page, de commandes et de fonctionnalités familières.
• Activez des fonctionnalités supplémentaires de la plateforme : certaines capacités offertes par les plateformes peuvent être limitées en fonction du modèle de licence choisi (c’est-à-dire du montant que vous êtes prêt à payer), mais des méthodes d’interopérabilité permettent parfois de débloquer ces capacités gratuitement, car les réunions ne sont pas hébergées nativement sur votre réseau.
• Confidentialité et sécurité accrues – les plateformes étant hébergées sur le Web ou le nuage, vos séances de collaboration respecteront toujours les protocoles de confidentialité et de sécurité les plus récents.

Comment ET Group peut vous aider à choisir la bonne approche d'interopérabilité

Compte tenu des nombreuses solutions d'interopérabilité existantes, il peut être difficile de déterminer celle qui conviendra le mieux à votre équipe. C'est là que nos experts en communications unifiées et collaboration (UCC) peuvent vous accompagner.

Notre approche pour chaque projet comprend une phase d'analyse approfondie. Nous prenons le temps de bien comprendre les besoins, les objectifs et les lacunes de votre entreprise. Cette phase comprend des entrevues avec les intervenants, l'analyse des technologies et des flux de travail, ainsi que des séances d'observation des utilisateurs finaux, afin d'obtenir un aperçu complet de votre infrastructure et de l'expérience utilisateur actuelles. 

Une fois que nous avons déterminé l'expérience souhaitée et examiné votre configuration actuelle, nos spécialistes UCC travaillent en étroite collaboration avec notre équipe de conception AV pour intégrer le flux de travail d'interopérabilité approprié dans la conception finale de votre système.

Garder une longueur d'avance

Face aux difficultés rencontrées par les entreprises pour suivre le rythme des plateformes en constante évolution et des cycles de vie des appareils plus courts, l'interopérabilité offre aux équipes un moyen de centraliser leurs données et de maintenir une stratégie fluide et cohérente. Elle élimine les barrières entre les systèmes et protège vos données. AV elle facilite les investissements et offre aux utilisateurs une expérience familière, peu importe la plateforme qui héberge la réunion.

Travailler avec un expert AV Notre partenaire vous assure de choisir la solution d'interopérabilité adaptée à votre environnement, simplifiant ainsi vos flux de travail et préparant vos espaces de réunion aux évolutions technologiques de demain.

Contactez-nous pour commencer à concevoir votre expérience de salle de réunion multiplateforme.

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